Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
9. poglavje
9. SPLOŠNA NAČELA O NAČRTOVANJU NOTRANJEGA POROČANJA
A Izhodišča
9.1 Načrtovanje notranjega poročanja temelji na splošnih načelih o informacijskem sistemu za notranje poročanje v prvem poglavju tega kodeksa. 9.2 Načrtovanje notranjega poročanja je ena od poslovodnih funkcij informacijskega sistema za potrebe notranjega poročanja. Vsebinsko pomeni odločanje o procesu notranjega poročanja v prihodnje in je (skupaj z načrtovanjem zunanjega poročanja) sestavni del načrtovanja celotnega informacijskega sistema v združbi. 9.3 Načrtovanje notranjega poročanja moramo razlikovati od predračunavanja za potrebe notranjega poročanja, ki je informacijski del procesa načrtovanja poslovanja združbe in je obravnavano v tretjem poglavju tega kodeksa. 9.4 Načrtovanje notranjega poročanja je zahtevna in odgovorna poslovodna naloga. Izid procesa načrtovanja notranjega poročanja je načrt notranjega poročanja. Od njegove kakovosti je odvisno uspešno poslovno odločanje v združbi. 9.5 Načrt notranjega poročanja je izraz potreb uporabnikov notranjega poročanja po informacijah za odločanje pri doseganju načrtovanih ciljev združbe, obenem pa vsebuje načrt potrebnih prvin poslovanja za svoje delovanje. |
|
9.6 Načrt notranjega poročanja, ki ga sprejme poslovodstvo združbe, je zato izhodišče za zagotovitev optimalnega organiziranja notranjega poročanja, obenem pa tudi potrditev upravičenosti predvidenih kadrov, sredstev in stroškov njegovega delovanja.
9.7 Načrt notranjega poročanja je delovna naloga in obenem sodilo za oceno učinkovitosti in uspešnosti delovanja sistema notranjega poročanja.
9.8 Tako kot načrtovanje nasploh, tudi načrtovanje notranjega poročanja delimo na kratkoročno, srednjeročno in dolgoročno.
9.9 Pomemben del načrtovanja notranjega poročanja je načrtovanje v računovodstvu. Pomeni načrtovanje računovodstva kot informacijskega sistema in njegove skladnosti s potrebami notranjih uporabnikov po računovodskih informacijah. Razlikovati ga je treba od računovodskega predračunavanja.
B Poslovodni vidik
9.11 Poslovodni oziroma odločevalni vidik načrtovanja notranjega poročanja obsega odločanje in usklajevanje v okviru:
9.12 V okviru načrtovanja notranjega poročanja se združba odloča o:
9.14 Združba pri načrtovanju notranjega poročanja podrobneje spoznava in preverja svoj informacijski sistem ter ga po načelu smotrnosti prilagaja načrtovanemu razvoju svojega poslovanja in delovanja ter njegovim spremembam.
9.15 Združba s sprejetim načrtom omogoča optimalno organiziranost in delovanje sistema notranjega poročanja, kajti zasnovan je na analizi finančnih in kadrovskih sposobnosti ter poslovnih zahtev. Zato načrt notranjega poročanja pomeni:
9.16 V načrtu notranjega poročanja je zajet tudi načrt računovodenja, ki obsega organiziranost in delovanje računovodskega informacijskega sistema za notranje poročanje.
9.17 Načrt računovodenja je:
9.18 Združba v okviru priprave izvajanja načrtovanja notranjega poročanja določa zlasti:
9.19 Vsebina načrta notranjega poročanja je podrejena njegovemu namenu. Kratkoročni načrt vsebuje mesečna pričakovanja, dolgoročni pa letna. Ni splošnega obrazca za njegovo zgradbo, vendar naj načrt obsega zlasti:
9.21 Združba v okviru nadziranja načrtovanja notranjega poročanja določa zlasti:
9.22 V okviru etičnosti načrtovanja notranjega poročanja je treba v celoti upoštevati načela poklicne in poslovne etike in jih usklajevati z načeli osebne etike nosilcev in izvajalcev načrtovanja.
C Informacijski vidik
9.24 Informacijski vidik procesa načrtovanja notranjega poročanja obsega:
9.26 Informiranje o procesih in izidih načrtovanja notranjega poročanja obsega predstavljanje, prikazovanje ter sprotno in naknadno pojasnjevanje načrta notranjega poročanja.
9.27 Nosilci informiranja v zvezi z načrtovanjem oziroma načrtom notranjega poročanja so člani poslovodstva združbe.
9.28 Pri informiranju v okviru procesov načrtovanja notranjega poročanja je treba ustrezno upoštevati splošna načela informiranja in komuniciranja v šestem poglavju tega kodeksa.
9.29 Shranjevanje načrtov notranjega poročanja in povezanih listin obsega njihovo tekoče in redno shranjevanje in vzdrževanje v skladu z organizacijskimi navodili združbe, pri čemer je treba upoštevati načela o shranjevanju v sedmem poglavju tega kodeksa.
9.30 Poročanje o nadziranju načrtovanja notranjega poročanja pomeni predstavljanje ugotovitev o delovanju in ustreznosti procesa načrtovanja, pri čemer je treba upoštevati načela o nadziranju v osmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
9.32 Izvajalni vidik načrtovanja notranjega poročanja načeloma obsega:
9.33 Podatki za potrebe procesa načrtovanja so praviloma rezultat predhodnega analiziranja poslovnih procesov v združbi.
9.34 Pri načrtovanju notranjega poročanja ustrezno uporabljamo teoretične osnove poslovnega načrtovanja z ustrezno prilagojenimi metodami načrtovanja.
9.35 Načrt notranjega poročanja je zaradi smotrnosti oblikovno običajno združen z načrtom zunanjega poročanja, vendar z ustreznimi vsebinskimi razlikami v pogledu informacij.
9.36 V manjših združbah je vrednostni del načrtovanja notranjega poročanja deloma "nevidno" zajet v številnih postavkah poslovnega načrta (kadri, oprema, stroški, izobraževanje itd.). Pri večjem obsegu poslovanja zlasti pri večjih spremembah obsega poslovanja (na primer združevanje), je koristno načrtovati obseg sistema notranjega poročanja posebej in ga šele nato vključiti v ustrezne postavke (tabele) poslovnega načrta. To je pomembno tudi pri zunanjem opravljanju računovodenja, saj je mora izvajalec računovodskih storitev ustrezno načrtovati svoje zmogljivosti.
9.37 Načrtovanje računovodskega notranjega poročanja se običajno izvaja na ravni računovodske službe, vendar v odvisnosti od njene makro in mezo organiziranosti. Zato načeloma obsega tudi tiste računovodske procese, ki se odvijajo zunaj računovodske službe.
9.38 Pri načrtovanju notranjega poročanja morajo sodelovati vsi uporabniki v sistemu notranjega poročanja. Načrtovanje je zato tesno povezano tako z ostalimi informacijskimi funkcijami kot tudi z vsemi temeljnimi poslovnimi funkcijami.
9.39 Pri izvajanju procesov načrtovanja notranjega poročanja je treba upoštevati zlasti naslednja splošna načela:
9.40 Načrtovanje notranjega poročanja je urejeno z ustreznimi splošnimi akti oziroma z organizacijskimi predpisi združbe.
9.41 Izvajalec načrtovanja računovodskega notranjega poročanja je lahko računovodja, če v združbi ni organizirane posebne plansko-analitske službe, ki je sicer praviloma koordinator procesa celotnega načrtovanja v združbi. V takem primeru mu je v procesu načrtovanja podrejen tudi vodja računovodstva.
9.7 Načrt notranjega poročanja je delovna naloga in obenem sodilo za oceno učinkovitosti in uspešnosti delovanja sistema notranjega poročanja.
9.8 Tako kot načrtovanje nasploh, tudi načrtovanje notranjega poročanja delimo na kratkoročno, srednjeročno in dolgoročno.
9.9 Pomemben del načrtovanja notranjega poročanja je načrtovanje v računovodstvu. Pomeni načrtovanje računovodstva kot informacijskega sistema in njegove skladnosti s potrebami notranjih uporabnikov po računovodskih informacijah. Razlikovati ga je treba od računovodskega predračunavanja.
B Poslovodni vidik
9.11 Poslovodni oziroma odločevalni vidik načrtovanja notranjega poročanja obsega odločanje in usklajevanje v okviru:
- procesa načrtovanja notranjega poročanja,
- priprave izvajanja (organiziranje notranjega poročanja),
- nadziranja procesa notranjega poročanja,
- etičnosti notranjega poročanja.
9.12 V okviru načrtovanja notranjega poročanja se združba odloča o:
- razvoju in organiziranosti sistema notranjega poročanja,
- potrebnih sredstvih in informacijski tehnologiji ter kadrovskih zmogljivosti.
9.14 Združba pri načrtovanju notranjega poročanja podrobneje spoznava in preverja svoj informacijski sistem ter ga po načelu smotrnosti prilagaja načrtovanemu razvoju svojega poslovanja in delovanja ter njegovim spremembam.
9.15 Združba s sprejetim načrtom omogoča optimalno organiziranost in delovanje sistema notranjega poročanja, kajti zasnovan je na analizi finančnih in kadrovskih sposobnosti ter poslovnih zahtev. Zato načrt notranjega poročanja pomeni:
- sistematično pot do zadovoljitve predvidenih informacijskih potreb;
- utemeljitev potrebnosti predvidenih informacij;
- dokument za utemeljitev in zagotavljanje potrebnih prvin (sredstev in kadrov) za delovanje informacijskega sistema;
- podlago za usklajevanje in komuniciranje med nosilcem informacijskega sistema (npr. vodjem računovodstva) in zainteresiranimi uporabniki informacij;
- podlago za sprotno nadziranje nad delovanjem informacijskega sistema, primerjavo z načrtovanim in sprejemanje pravočasnih ukrepov za preprečitev neugodnih odstopanj;
- podlago za oceno uspešnosti delovanja sistema notranjega poročanja.
9.16 V načrtu notranjega poročanja je zajet tudi načrt računovodenja, ki obsega organiziranost in delovanje računovodskega informacijskega sistema za notranje poročanje.
9.17 Načrt računovodenja je:
- podlaga za smotrno organiziranje računovodstva in njegovo umestitev v poslovni sistem kot celoto;
- podlaga za smotrno organiziranje računovodske službe in opravljanje nekaterih nalog računovodenja v drugih organizacijskih enotah združbe;
- utemeljitev vloge računovodstva v združbi;
- podlaga za morebitno organiziranje opravljanja nekaterih storitev računovodenja zunaj združbe (v računovodskem servisu);
- izhodišče promocije računovodske stroke in računovodskih delavcev.
9.18 Združba v okviru priprave izvajanja načrtovanja notranjega poročanja določa zlasti:
- vsebino in obliko načrta;
- način, mesto in metodiko zajemanja podatkov;
- način, metro in metodiko načrtovanja;
- odgovorne nosilce (vodje) posameznih procesov načrtovanja ter njihove pristojnosti;
- makro, mezo in mikro organizacijsko opredelitev razporeditve nalog načrtovanja;
- organizacijske in splošne akte v zvezi z načrtovanjem.
9.19 Vsebina načrta notranjega poročanja je podrejena njegovemu namenu. Kratkoročni načrt vsebuje mesečna pričakovanja, dolgoročni pa letna. Ni splošnega obrazca za njegovo zgradbo, vendar naj načrt obsega zlasti:
- izhodišča:
- opis združbe, njene vizije in strategije ter značilnosti dejavnosti;
- temeljne poslovne procese in spremljajoče dokumentarne tokove;
- informacijske potrebe posameznih uporabnikov po načelni vsebini;
- opredelitev procesov zajemanja podatkov in njihovega evidentiranja oziroma razvidovanja v različnih vrstah evidenc v različnih organizacijskih enotah skladno z načeli drugega poglavja tega kodeksa;
- vrste temeljnih informacij in poročil uporabnikom po obliki in rokih poročanja, pri čemer je pomembno opredeliti njihov namen, na podlagi katerega je mogoče utemeljiti potrebnost informacij in oceniti njihovo kakovost, v povezavi s stroški pa tudi njihovo smotrnost;
- odgovorne oblikovalce informacij in nosilce procesov informiranja po različnih organizacijskih enotah združbe;
- načrtovane zmogljivosti sistema notranjega poročanja:
- kadre in njihovo izobraževanje oziroma usposabljanje;
- sredstva in njihovo lokacijo;
- informacijsko-komunikacijsko tehnologijo;
- načrt stroškov delovanja notranjega poročanja po posameznih vrstah evidenc (operativne, statistične, računovodske), če je to smotrno tudi po posameznih vrstah informacij oziroma poročil; načrt stroškov je sestavni del načrta celotnega poslovnega izida združbe;
- načrt virov financiranja dolgoročnih naložb v sistem notranjega poročanja, ki je sestavni del načrta celotnega dolgoročnega financiranja združbe;
- ključna tveganja delovanja sistema notranjega poročanja in njihovo obvladovanje v povezavi s tveganji združbe kot celote.
9.21 Združba v okviru nadziranja načrtovanja notranjega poročanja določa zlasti:
- sistem notranjih kontrol med posameznimi fazami načrtovanja in njihove nosilce,
- pristojnosti delovanja službe za notranje revidiranje v procesih načrtovanja.
9.22 V okviru etičnosti načrtovanja notranjega poročanja je treba v celoti upoštevati načela poklicne in poslovne etike in jih usklajevati z načeli osebne etike nosilcev in izvajalcev načrtovanja.
C Informacijski vidik
9.24 Informacijski vidik procesa načrtovanja notranjega poročanja obsega:
- informiranje o procesih in izidih načrtovanja,
- komuniciranje s poslovodji na različnih odločevalnih ravneh,
- shranjevanje in arhiviranje načrtov in z njimi povezanih poročil,
- poročanje o nadziranju načrtovanja.
- analitikov in drugih oblikovalcev informacij,
- uporabnikov informacij,
- nadzorovalcev načrtovanja,
- nadzorovancev načrtovanja.
9.26 Informiranje o procesih in izidih načrtovanja notranjega poročanja obsega predstavljanje, prikazovanje ter sprotno in naknadno pojasnjevanje načrta notranjega poročanja.
9.27 Nosilci informiranja v zvezi z načrtovanjem oziroma načrtom notranjega poročanja so člani poslovodstva združbe.
9.28 Pri informiranju v okviru procesov načrtovanja notranjega poročanja je treba ustrezno upoštevati splošna načela informiranja in komuniciranja v šestem poglavju tega kodeksa.
9.29 Shranjevanje načrtov notranjega poročanja in povezanih listin obsega njihovo tekoče in redno shranjevanje in vzdrževanje v skladu z organizacijskimi navodili združbe, pri čemer je treba upoštevati načela o shranjevanju v sedmem poglavju tega kodeksa.
9.30 Poročanje o nadziranju načrtovanja notranjega poročanja pomeni predstavljanje ugotovitev o delovanju in ustreznosti procesa načrtovanja, pri čemer je treba upoštevati načela o nadziranju v osmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
9.32 Izvajalni vidik načrtovanja notranjega poročanja načeloma obsega:
- zbiranje podatkov o potrebnih informacijah v okviru opredeljenih poslovnih procesov,
- opredeljevanje informacij z vseh vidikov,
- ocenjevanje stroškov potrebnih naložb in kadrovskih zmogljivosti,
- izdelovanje predloga načrta.
9.33 Podatki za potrebe procesa načrtovanja so praviloma rezultat predhodnega analiziranja poslovnih procesov v združbi.
9.34 Pri načrtovanju notranjega poročanja ustrezno uporabljamo teoretične osnove poslovnega načrtovanja z ustrezno prilagojenimi metodami načrtovanja.
9.35 Načrt notranjega poročanja je zaradi smotrnosti oblikovno običajno združen z načrtom zunanjega poročanja, vendar z ustreznimi vsebinskimi razlikami v pogledu informacij.
9.36 V manjših združbah je vrednostni del načrtovanja notranjega poročanja deloma "nevidno" zajet v številnih postavkah poslovnega načrta (kadri, oprema, stroški, izobraževanje itd.). Pri večjem obsegu poslovanja zlasti pri večjih spremembah obsega poslovanja (na primer združevanje), je koristno načrtovati obseg sistema notranjega poročanja posebej in ga šele nato vključiti v ustrezne postavke (tabele) poslovnega načrta. To je pomembno tudi pri zunanjem opravljanju računovodenja, saj je mora izvajalec računovodskih storitev ustrezno načrtovati svoje zmogljivosti.
9.37 Načrtovanje računovodskega notranjega poročanja se običajno izvaja na ravni računovodske službe, vendar v odvisnosti od njene makro in mezo organiziranosti. Zato načeloma obsega tudi tiste računovodske procese, ki se odvijajo zunaj računovodske službe.
9.38 Pri načrtovanju notranjega poročanja morajo sodelovati vsi uporabniki v sistemu notranjega poročanja. Načrtovanje je zato tesno povezano tako z ostalimi informacijskimi funkcijami kot tudi z vsemi temeljnimi poslovnimi funkcijami.
9.39 Pri izvajanju procesov načrtovanja notranjega poročanja je treba upoštevati zlasti naslednja splošna načela:
- poslovodstvo združbe se mora zavedati pomembnosti tega procesa in zagotoviti učinkovito predračunavanje in nuditi zgled nižjemu poslovodstvu;
- načrtovani cilji morajo biti razumljivi in sprejemljivi za uporabnike;
- v srednjih in velikih podjetjih je treba načrtovanje notranjega poročanja obravnavati kot projekt, izvajanje načrta pa spremljati in ga prilagajati spremenjenim okoliščinam;
- višje poslovodstvo mora stalno pregledovati proces načrtovanja in uvajati nujne spremembe.
9.40 Načrtovanje notranjega poročanja je urejeno z ustreznimi splošnimi akti oziroma z organizacijskimi predpisi združbe.
9.41 Izvajalec načrtovanja računovodskega notranjega poročanja je lahko računovodja, če v združbi ni organizirane posebne plansko-analitske službe, ki je sicer praviloma koordinator procesa celotnega načrtovanja v združbi. V takem primeru mu je v procesu načrtovanja podrejen tudi vodja računovodstva.