Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
6. poglavje
6 SPLOŠNA NAČELA O INFORMIRANJU V OKVIRU NOTRANJEGA POROČANJA
A Izhodišča
6.1 Informiranje je ena od informacijskih funkcij vsakega informacijskega sistema. Informiranje za notranje poročanje temelji na splošnih načelih o informacijskem sistemu za notranje poročanje iz prvega poglavja tega kodeksa.
6.2 Z informiranjem razumemo proces komunikacije med posredovalcem informacije in njenim uporabnikom v vseh možnih oblikah in načinih. Informiranje je hkrati tudi zadnji (in s tem odločilni) proces v informacijskem sistemu ob prehodu v poslovodni delni sistem, saj pomeni predajo informacij njihovim uporabnikom.
6.3 Informacija mora biti koristna. To pomeni, da je posredovalec informacije "prodajalec", prejemnik pa "kupec". Gre torej za svojevrsten trg, informiranje pa lahko primerjamo s trženjem posebnih storitev – informacij.
6.4 Uspešnost komunikacije v idealnem primeru pomeni, da misel v umu posredovalca informacije, sproži enako misel, občutek oziroma zaznavo v umu prejemnika. Potrebni pogoj je zagotovitev ustrezne izrazne moči informacije. Uspešnost komunikacije je običajno manjša, in sicer zaradi številnih dejavnikov. Le-ti so tako na strani prejemnika, kot tudi na strani posredovalca informacije. To so na primer razlike v:
Zaradi naštetih dejavnikov ni enega samega pravega sistema oziroma pravil informiranja.
6.5 Temeljni pogoj dobrega informiranja je sodelovanje in zaupanje med uporabnikom in posredovalcem informacije, za kar si naj bi oba prizadevala. Zaupanje je odvisno tudi od načina odločanja v združbi (tehnokratsko ali humanistično). V nezaupanju in brezdušni disciplini je informiranje drugačno, kot v sodelovanju, razumevanju, ustvarjalnosti. Vendar ni niti popolnoma tehnokratskih in niti popolnoma humanističnih organizacij - resničnost je vmes, meje se spreminjajo po okoliščinah.
6.6 Pomembno je snovanje skladnih in uspešnih poslovodnih skupin, ki si zaupajo in imajo (poleg svojih neposrednih ciljev) isti posredni cilj, ki je cilj združbe kot celote.
6.7 V okviru procesa informiranja so zajeti procesi posredovanja:
Tudi za posredovanje sporočil in obvestil ustrezno veljajo smiselno enaka načela kot za posredovanje informacij.
6.8 Posebno pozornost je treba posvetiti razvoju informiranja za potrebe notranjega poročanja, ki mora slediti spreminjanju potreb uporabnikov, po drugi strani pa izkoriščati možnosti, ki jih daje razvoj informacijske tehnologije. S tega vidika je učinek celotnega razvoja računovodstva oziroma informacijskega sistema za notranje poročanje, v končni fazi odvisen prav od ustreznega informiranja.
B Poslovodni vidik
6.9 Poslovodni oziroma odločevalni vidik procesa informiranja v okviru notranjega poročanja zajema odločanje in usklajevanje pri:
6.10 Pri načrtovanju informiranja je pomembno upoštevati:
6.11 V okviru dolgoročnega načrtovanja informiranja (preko enega leta) za potrebe notranjih uporabnikov, je načeloma zajeto predvsem informiranje, ki je stalnega, periodičnega značaja za posamezno vrsto uporabnikov po različnih ravneh odločanja. V tem okviru je treba določiti zlasti temeljne načine posredovanja informacij, sporočil in obvestil, nosilce informiranja in njihove odgovornosti.
6.12 Kratkoročno načrtovanje informiranja v letnem načrtu opredeljuje načine, nosilce in izvajalce posredovanja periodičnih informacij ter ustrezno dinamiko. Poleg tega pa s kratkoročnim načrtovanjem informiranja razumemo tudi načrtovanje posameznega informiranja, ki je zahtevnejšega značaja (glede na pomembnost, čas, obseg, sredstva in podobno).
6.13 Končni izdelek procesa načrtovanja informiranja je načrt, s katerim je zagotovljena ustrezna predstavitev in pojasnjevanje informacij za posamezne vrste uporabnikov po različnih ravneh odločanja in predstavlja cilj in sodilo uspešnosti notranjega informiranja. Načrt mora biti usklajen z načrtom računovodenja v združbi, kjer so opredeljene ključne informacije.
6.14 Koordinator procesa načrtovanja informiranja je lahko vodja računovodstva ali druga, s splošnim aktom določena oseba ob sodelovanju vseh notranjih uporabnikov informacij.
6.15 Končni načrt informiranja za notranje uporabnike sprejema poslovodstvo združbe. Skupaj z načrtom informiranja za zunanje uporabnike pomeni delovni program informacijskega sistema združbe. Obseg načrta informiranja je odvisen predvsem od velikosti in potreb posamezne združbe.
6.16 Dober načrt se bistveno ne spreminja vsako leto, seveda pa morajo biti njegove spremembe posledica spremenjenih potreb notranjih uporabnikov informacij ali posledica izboljševanja kakovosti in tehnologije notranjega poročanja.
6.17 S pripravo izvajanja načrta informiranja za notranje poročanje zajemamo celotno paleto organizacijskih ukrepov za smotrno izvedbo načrta. Gre predvsem za:
6.18 Priprava izvajanja se lahko spreminja zaradi različnih okoliščin in razvoja v kakovosti informacij. To zahteva ustrezne kadre, znanja in sredstva.
6.19 Nadziranje procesa informiranja v okviru notranjega poročanja zajema celoten proces informiranja, od načrtovanja, do izvedbe. Predmet nadziranja je torej proces proučevanja potreb in interesov uporabnika, nevtralnost (objektivnost) oblikovane informacije, ustreznost predstavitve in objektivnega podajanja informacije ter ustreznost pojasnjevanja informacije.
6.20 Tudi nadziranje informiranja je treba načrtovati in zagotoviti njegovo delovanje oziroma učinkovitost na osnovi povratnih informacij. Nosilec nadziranja je koordinator informiranja v okviru sistema notranjega poročanja oziroma vodja računovodstva.
6.21 Zagotoviti je treba etičnost informiranja, ki zahteva zmanjšanje subjektivnosti informiranja na sprejemljiv obseg. Potrebno je stalno preprečevanje "komunikacijskega šuma" ter enostranskega ali pomanjkljivega informiranja. Informiranje mora biti podrejeno interesom združbe kot celote in ne sme popustiti morebitnim drugačnim pritiskom. Zato je odgovornost na področju informiranja strokovna in moralna. V celoti je zajeta s pojmom profesionalna skrbnost.
6.22 V okviru etičnosti informiranja je treba ustrezno upoštevati načela tretjega poglavja Kodeksa poklicne etike poslovnega finančnika.
C Informacijski vidik
6.23 Informacijski vidik procesa informiranja zajema zlasti:
Informiranje je torej dejavnost, ki jo je treba spremljati, analizirati in dokumentirati.
6.24 Poročanje o informiranju je oblika povratne informacije o zagotavljanju ciljev informiranja in je osnova za analiziranje informiranja. Poročevalci o informiranju so posredovalci informacij, prejemnik poročila pa je vodja informacijskega sistema za notranje poročanje (pogosto vodja računovodstva). V primeru, da je vodja računovodstva sam tudi posredovalec informacij, je pomembno, da pridobi povratne informacije o svojem poročanju, na osnovi katerih lahko analizira svoje poročanje in ga temu primerno izboljšuje.
6.25 Analiziranje kakovosti informiranja zajema zlasti:
6.26 Za zagotavljanje kakovosti informiranja v okviru notranjega poročanja je koristno upoštevati naslednja splošna načela:
6.27 Informacije o nadziranju informiranja so namenjene:
Oblikovalec teh informacij je lahko analitik ali druga pooblaščena oseba, njihov uporabnik pa je praviloma koordinator informiranja oziroma nosilec informacijskega sistema združbe.
6.28 Shranjevanje in arhiviranje dokumentacije o informiranju je namenjeno:
6.29 Dokumentacijo o informiranju sestavljajo zlasti poročila in zabeležke o informiranju, zapisniki organov ter delovnih skupin, iz katerih so razvidni: obseg in vsebina informiranja, video in audio posnetki ter podobno.
6.30 Pri shranjevanju in arhiviranju je treba ustrezno upoštevati načela v sedmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
6.31 Izvajalni vidik procesa informiranja zajema pristop k informiranju in njegov proces. Pomembne so naslednje prvine izvajanja informiranja:
6.32 Proces izvajanja informiranja mora biti ustrezen z vidika:
6.33 Za izvajanje informiranja je pomembno opredeliti zlasti:
6.34 Posredovalec informacij je odgovoren za resnično in pošteno predstavitev informacije, ni pa odgovoren za posledice poslovne odločitve odločevalca. Zato je pomembno, da se uporabnik informacije podrobno seznani z možnimi tveganji, k čemur mora prispevati tudi posredovalec informacije. Pri tem je pogosto nujno interdisciplinarno sodelovanje vpletenih.
6.35 Posredovalec informacij ni nujno obenem tudi oblikovalec informacije. Odgovornost informatorja praviloma nosi posredovalec informacije. Izjema je primer, ko posredovalec izrecno opozori prejemnika, da nastopa samo kot posrednik in obenem navede tudi vir informacije.
6.36 Posredovalec informacije lahko uspešno prevzema svojo odgovornost za informiranje, če ima ustrezno znanje in osebne lastnosti, zlasti v pogledu komuniciranja. To omogoča posamezniku, da:
6.37 Številne informacije so pomembne za uspešnost združbe, zato jih je treba varovati. Odtekanje informacij je lahko slučajno ali pa namerno. Najboljša obramba je dobro sodelovanje v organizaciji in zavest sodelavcev, da je odtekanje v nasprotju z njenimi in njihovimi interesi. Potrebne so tudi pogodbene omejitve in zakonska zaščita intelektualne lastnine.
6.38 Pomemben dejavnik v procesu informiranja je pomembna povratna informacija o tem, kako in v kakšni meri je uporabnik prejeto informacijo uporabil.
6.39 Posebno je pomembno, da uporabniku ne posredujemo preveč informacij, ki jih ni sposoben prevzeti (poplava informacij). Temu se lahko izognemo s standardizacijo informacij, pri čemer je pomembno upoštevati zlasti tri razsežnosti namena informacije (vrsta cilja, vrsta odločanja in delitev na temeljne ter analitične informacije).
6.40 Povratno informacijo in delovanje na njeni osnovi lahko spet primerjamo s poprodajnimi aktivnostmi na trženjskem področju. Zato je v tem okviru zajet tudi pomemben vidik izobraževanja notranjih uporabnikov, ki omogoča hitro in pravilno razumevanje prejetih informacij. Obenem ima tako izobraževanje za cilj tudi vzbujanje potreb uporabnikov po izboljšanih in/ali novih informacijah. Lahko bi rekli, da vpliva na razvoj "trga" za svoje informacijske storitve. Tu je očitno pomembna vloga vodje računovodstva.
6.41 Vsak je na svojem delovnem mestu tudi posredovalec informacij. Ne sme biti usmerjen le v uporabnika, temveč mora dajati povratne informacije tudi oblikovalcem informacij (analitikom). Le na ta način se lahko izboljša tudi proces informiranja. Zato naj bi vodja računovodstva svoje izkušnje pri podajanju, predstavljanju in pojasnjevanju informacij uporabil za izboljšanje njihove kakovosti in celo za oblikovanje novih informacij.
6.42 Možno je, da prejemnik informacije ni tudi njen končni uporabnik (tako kot v trženju prvi kupec še ni končni porabnik izdelka, saj gre lahko le za prodajno pot). Tedaj lahko nastaja komunikacijski šum tudi med prejemnikom informacije in njenim uporabnikom. Zato je pri predaji (prodaji) informacije v okviru notranjega poročanja nujno upoštevati interes in potrebo končnega uporabnika, hkrati pa zagotoviti, da pride do njega njena nepopačena podoba.
6.43 Pravila informiranja naj bodo ustrezno opredeljena v splošnih aktih in organizacijskih predpisih združbe.
6.1 Informiranje je ena od informacijskih funkcij vsakega informacijskega sistema. Informiranje za notranje poročanje temelji na splošnih načelih o informacijskem sistemu za notranje poročanje iz prvega poglavja tega kodeksa.
6.2 Z informiranjem razumemo proces komunikacije med posredovalcem informacije in njenim uporabnikom v vseh možnih oblikah in načinih. Informiranje je hkrati tudi zadnji (in s tem odločilni) proces v informacijskem sistemu ob prehodu v poslovodni delni sistem, saj pomeni predajo informacij njihovim uporabnikom.
6.3 Informacija mora biti koristna. To pomeni, da je posredovalec informacije "prodajalec", prejemnik pa "kupec". Gre torej za svojevrsten trg, informiranje pa lahko primerjamo s trženjem posebnih storitev – informacij.
6.4 Uspešnost komunikacije v idealnem primeru pomeni, da misel v umu posredovalca informacije, sproži enako misel, občutek oziroma zaznavo v umu prejemnika. Potrebni pogoj je zagotovitev ustrezne izrazne moči informacije. Uspešnost komunikacije je običajno manjša, in sicer zaradi številnih dejavnikov. Le-ti so tako na strani prejemnika, kot tudi na strani posredovalca informacije. To so na primer razlike v:
- kratkoročnih in/ali dolgoročnih interesih oziroma ciljih,
- znanju stroke in/ali poznavanju poslovanja,
- poslovnih, poklicnih in/ali osebnih vrednotah,
- organizacijski kulturi,
- dobronamernemu ali zlonamernemu delovanju.
Zaradi naštetih dejavnikov ni enega samega pravega sistema oziroma pravil informiranja.
6.5 Temeljni pogoj dobrega informiranja je sodelovanje in zaupanje med uporabnikom in posredovalcem informacije, za kar si naj bi oba prizadevala. Zaupanje je odvisno tudi od načina odločanja v združbi (tehnokratsko ali humanistično). V nezaupanju in brezdušni disciplini je informiranje drugačno, kot v sodelovanju, razumevanju, ustvarjalnosti. Vendar ni niti popolnoma tehnokratskih in niti popolnoma humanističnih organizacij - resničnost je vmes, meje se spreminjajo po okoliščinah.
6.6 Pomembno je snovanje skladnih in uspešnih poslovodnih skupin, ki si zaupajo in imajo (poleg svojih neposrednih ciljev) isti posredni cilj, ki je cilj združbe kot celote.
6.7 V okviru procesa informiranja so zajeti procesi posredovanja:
- informacij (njihov namen in vsebina sta načelno obravnavana v prvem poglavju tega kodeksa),
- sporočil (ki imajo namen seznanitve nekoga o nečem),
- obvestil (ki so na izbranega prejemnika naslovljena sporočila).
Tudi za posredovanje sporočil in obvestil ustrezno veljajo smiselno enaka načela kot za posredovanje informacij.
6.8 Posebno pozornost je treba posvetiti razvoju informiranja za potrebe notranjega poročanja, ki mora slediti spreminjanju potreb uporabnikov, po drugi strani pa izkoriščati možnosti, ki jih daje razvoj informacijske tehnologije. S tega vidika je učinek celotnega razvoja računovodstva oziroma informacijskega sistema za notranje poročanje, v končni fazi odvisen prav od ustreznega informiranja.
B Poslovodni vidik
6.9 Poslovodni oziroma odločevalni vidik procesa informiranja v okviru notranjega poročanja zajema odločanje in usklajevanje pri:
- kratkoročnemu in dolgoročnemu načrtovanju informiranja,
- pripravi izvajanja (organiziranje) informiranja,
- nadziranju procesov informiranja,
- etičnosti informiranja.
6.10 Pri načrtovanju informiranja je pomembno upoštevati:
- namen informacije za posameznega uporabnika;
- interese uporabnikov informacij (ki so predvsem subjektivnega značaja) tako, da informacija doseže svoj objektivni cilj;
- potrebe uporabnikov informacij (ki izhajajo iz odgovornosti in pristojnosti uporabnika);
- obseg znanja uporabnikov informacij.
6.11 V okviru dolgoročnega načrtovanja informiranja (preko enega leta) za potrebe notranjih uporabnikov, je načeloma zajeto predvsem informiranje, ki je stalnega, periodičnega značaja za posamezno vrsto uporabnikov po različnih ravneh odločanja. V tem okviru je treba določiti zlasti temeljne načine posredovanja informacij, sporočil in obvestil, nosilce informiranja in njihove odgovornosti.
6.12 Kratkoročno načrtovanje informiranja v letnem načrtu opredeljuje načine, nosilce in izvajalce posredovanja periodičnih informacij ter ustrezno dinamiko. Poleg tega pa s kratkoročnim načrtovanjem informiranja razumemo tudi načrtovanje posameznega informiranja, ki je zahtevnejšega značaja (glede na pomembnost, čas, obseg, sredstva in podobno).
6.13 Končni izdelek procesa načrtovanja informiranja je načrt, s katerim je zagotovljena ustrezna predstavitev in pojasnjevanje informacij za posamezne vrste uporabnikov po različnih ravneh odločanja in predstavlja cilj in sodilo uspešnosti notranjega informiranja. Načrt mora biti usklajen z načrtom računovodenja v združbi, kjer so opredeljene ključne informacije.
6.14 Koordinator procesa načrtovanja informiranja je lahko vodja računovodstva ali druga, s splošnim aktom določena oseba ob sodelovanju vseh notranjih uporabnikov informacij.
6.15 Končni načrt informiranja za notranje uporabnike sprejema poslovodstvo združbe. Skupaj z načrtom informiranja za zunanje uporabnike pomeni delovni program informacijskega sistema združbe. Obseg načrta informiranja je odvisen predvsem od velikosti in potreb posamezne združbe.
6.16 Dober načrt se bistveno ne spreminja vsako leto, seveda pa morajo biti njegove spremembe posledica spremenjenih potreb notranjih uporabnikov informacij ali posledica izboljševanja kakovosti in tehnologije notranjega poročanja.
6.17 S pripravo izvajanja načrta informiranja za notranje poročanje zajemamo celotno paleto organizacijskih ukrepov za smotrno izvedbo načrta. Gre predvsem za:
- opredelitev odgovornosti in pristojnosti posredovalcev informacij,
- opredelitev načinov oziroma poti in dinamike informiranja,
- zagotovitev ustreznih sredstev za posredovanje informacij, zlasti informacijske in komunikacijske tehnologije,
- ustrezno izobraževanje in usposabljanje posredovalcev in uporabnikov informacij.
6.18 Priprava izvajanja se lahko spreminja zaradi različnih okoliščin in razvoja v kakovosti informacij. To zahteva ustrezne kadre, znanja in sredstva.
6.19 Nadziranje procesa informiranja v okviru notranjega poročanja zajema celoten proces informiranja, od načrtovanja, do izvedbe. Predmet nadziranja je torej proces proučevanja potreb in interesov uporabnika, nevtralnost (objektivnost) oblikovane informacije, ustreznost predstavitve in objektivnega podajanja informacije ter ustreznost pojasnjevanja informacije.
6.20 Tudi nadziranje informiranja je treba načrtovati in zagotoviti njegovo delovanje oziroma učinkovitost na osnovi povratnih informacij. Nosilec nadziranja je koordinator informiranja v okviru sistema notranjega poročanja oziroma vodja računovodstva.
6.21 Zagotoviti je treba etičnost informiranja, ki zahteva zmanjšanje subjektivnosti informiranja na sprejemljiv obseg. Potrebno je stalno preprečevanje "komunikacijskega šuma" ter enostranskega ali pomanjkljivega informiranja. Informiranje mora biti podrejeno interesom združbe kot celote in ne sme popustiti morebitnim drugačnim pritiskom. Zato je odgovornost na področju informiranja strokovna in moralna. V celoti je zajeta s pojmom profesionalna skrbnost.
6.22 V okviru etičnosti informiranja je treba ustrezno upoštevati načela tretjega poglavja Kodeksa poklicne etike poslovnega finančnika.
C Informacijski vidik
6.23 Informacijski vidik procesa informiranja zajema zlasti:
- poročanje o informiranju,
- analiziranje informiranja z oblikovanjem informacij o:
- kakovosti informiranja,
- nadziranju informiranja,
- arhiviranje in shranjevanje dokumentacije o informiranju.
Informiranje je torej dejavnost, ki jo je treba spremljati, analizirati in dokumentirati.
6.24 Poročanje o informiranju je oblika povratne informacije o zagotavljanju ciljev informiranja in je osnova za analiziranje informiranja. Poročevalci o informiranju so posredovalci informacij, prejemnik poročila pa je vodja informacijskega sistema za notranje poročanje (pogosto vodja računovodstva). V primeru, da je vodja računovodstva sam tudi posredovalec informacij, je pomembno, da pridobi povratne informacije o svojem poročanju, na osnovi katerih lahko analizira svoje poročanje in ga temu primerno izboljšuje.
6.25 Analiziranje kakovosti informiranja zajema zlasti:
- koristnost informiranja;
- zadovoljstvo prejemnikov informacij;
- razumljivost podajanja, ki zahteva podajanje v jeziku, ki ga razume prejemnik informacije;
- doseženo ustreznost oziroma odločilnost (relevantnost);
- primernost informiranja po obsegu;
- prožnost informiranja (za več uporabnikov);
- učinkovitost in ustreznost uporabe informacijske in komunikacijske tehnologije in podobno.
6.26 Za zagotavljanje kakovosti informiranja v okviru notranjega poročanja je koristno upoštevati naslednja splošna načela:
- dobro je treba poznati in razumeti vsebino informacij in njihovo izrazno moč;
- dobro je treba poznati in razumeti interese in potrebe uporabnikov informacij;
- zagotoviti je treba ustrezno predstavitev in prikaz informacij;
- omogočiti je treba ustrezno pojasnjevanje informacij;
- zagotoviti je treba razumevanje uporabnika za pravilno uporabo informacije;
- informacijske potrebe je treba zadovoljevati točno, pravočasno in stalno;
- zagotoviti je treba stalne izboljšave;
- pomembno je ustrezno porazdeljevanje odgovornosti za informiranje na nižje ravni.
6.27 Informacije o nadziranju informiranja so namenjene:
- izboljševanju procesa nadziranja informiranja,
- preprečevanju napačnega in škodljivega, neobjektivnega informiranja.
Oblikovalec teh informacij je lahko analitik ali druga pooblaščena oseba, njihov uporabnik pa je praviloma koordinator informiranja oziroma nosilec informacijskega sistema združbe.
6.28 Shranjevanje in arhiviranje dokumentacije o informiranju je namenjeno:
- dokazovanju o izvedenem informiranju,
- naknadnemu presojanju in nadziranju informiranja,
- preverjanju izvajanja pristojnosti in odgovornosti posameznikov za informiranje.
6.29 Dokumentacijo o informiranju sestavljajo zlasti poročila in zabeležke o informiranju, zapisniki organov ter delovnih skupin, iz katerih so razvidni: obseg in vsebina informiranja, video in audio posnetki ter podobno.
6.30 Pri shranjevanju in arhiviranju je treba ustrezno upoštevati načela v sedmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
6.31 Izvajalni vidik procesa informiranja zajema pristop k informiranju in njegov proces. Pomembne so naslednje prvine izvajanja informiranja:
- posredovalec informacije (informator) in njegove sposobnosti,
- način posredovanja informacije,
- vrsta prenosne poti informacije,
- prejemnik in uporabnik informacije.
6.32 Proces izvajanja informiranja mora biti ustrezen z vidika:
- priprave,
- dinamike,
- sredstev (tehnični vidik),
- prepričljivosti (vsebinski vidik).
6.33 Za izvajanje informiranja je pomembno opredeliti zlasti:
- odgovornost izvajalcev informiranja (posredovalcev informacij),
- naloge (namen) informiranja,
- način informiranja,
- obseg informiranja,
- povezanost z oblikovalcem informacij.
6.34 Posredovalec informacij je odgovoren za resnično in pošteno predstavitev informacije, ni pa odgovoren za posledice poslovne odločitve odločevalca. Zato je pomembno, da se uporabnik informacije podrobno seznani z možnimi tveganji, k čemur mora prispevati tudi posredovalec informacije. Pri tem je pogosto nujno interdisciplinarno sodelovanje vpletenih.
6.35 Posredovalec informacij ni nujno obenem tudi oblikovalec informacije. Odgovornost informatorja praviloma nosi posredovalec informacije. Izjema je primer, ko posredovalec izrecno opozori prejemnika, da nastopa samo kot posrednik in obenem navede tudi vir informacije.
6.36 Posredovalec informacije lahko uspešno prevzema svojo odgovornost za informiranje, če ima ustrezno znanje in osebne lastnosti, zlasti v pogledu komuniciranja. To omogoča posamezniku, da:
- je sposoben širšega pogleda na posamezen problem;
- je sposoben vživljanja (empatije) v potrebe uporabnika informacije; zato podaja informacijo, kot bi jo sam želel dobiti na njegovem mestu;
- se ustrezno znajde v primerih kompleksnih okoliščin;
- ustrezno reagira na morebitne pritiske in v vsakem primeru ohranja profesionalno držo;
- objektivno in nepristransko podaja informacije;
- poda informacijo na način, ki ne vzbuja odpora ali dvoma v njeno pristranskost, objektivnost in dobronamernost;
- ohranja zaupanje prejemnika informacije.
6.37 Številne informacije so pomembne za uspešnost združbe, zato jih je treba varovati. Odtekanje informacij je lahko slučajno ali pa namerno. Najboljša obramba je dobro sodelovanje v organizaciji in zavest sodelavcev, da je odtekanje v nasprotju z njenimi in njihovimi interesi. Potrebne so tudi pogodbene omejitve in zakonska zaščita intelektualne lastnine.
6.38 Pomemben dejavnik v procesu informiranja je pomembna povratna informacija o tem, kako in v kakšni meri je uporabnik prejeto informacijo uporabil.
- oblikovalci in posredovalci informacij se lahko čutijo osebno prizadete, če prejemniki s trudom zbranih in urejenih informacij ne upoštevajo in uporabijo;
- povratna informacija razjasni morebitne pomanjkljivosti dobljene informacije (nerazumevanje potreb uporabnika, nezadostno razumevanje izrazne moči informacije, vpliv različnih interesov) ali pojasni morebitne spremenjene razmere poslovanju, ki zahtevajo drugačne odločitve;
- pojasnjeni razlogi prispevajo k izboljšanju kakovosti informacij, večjemu razumevanju in zaupanju med posredovalcem ter prejemnikom informacije in s tem k izboljšanju poslovanja združbe.
6.39 Posebno je pomembno, da uporabniku ne posredujemo preveč informacij, ki jih ni sposoben prevzeti (poplava informacij). Temu se lahko izognemo s standardizacijo informacij, pri čemer je pomembno upoštevati zlasti tri razsežnosti namena informacije (vrsta cilja, vrsta odločanja in delitev na temeljne ter analitične informacije).
6.40 Povratno informacijo in delovanje na njeni osnovi lahko spet primerjamo s poprodajnimi aktivnostmi na trženjskem področju. Zato je v tem okviru zajet tudi pomemben vidik izobraževanja notranjih uporabnikov, ki omogoča hitro in pravilno razumevanje prejetih informacij. Obenem ima tako izobraževanje za cilj tudi vzbujanje potreb uporabnikov po izboljšanih in/ali novih informacijah. Lahko bi rekli, da vpliva na razvoj "trga" za svoje informacijske storitve. Tu je očitno pomembna vloga vodje računovodstva.
6.41 Vsak je na svojem delovnem mestu tudi posredovalec informacij. Ne sme biti usmerjen le v uporabnika, temveč mora dajati povratne informacije tudi oblikovalcem informacij (analitikom). Le na ta način se lahko izboljša tudi proces informiranja. Zato naj bi vodja računovodstva svoje izkušnje pri podajanju, predstavljanju in pojasnjevanju informacij uporabil za izboljšanje njihove kakovosti in celo za oblikovanje novih informacij.
6.42 Možno je, da prejemnik informacije ni tudi njen končni uporabnik (tako kot v trženju prvi kupec še ni končni porabnik izdelka, saj gre lahko le za prodajno pot). Tedaj lahko nastaja komunikacijski šum tudi med prejemnikom informacije in njenim uporabnikom. Zato je pri predaji (prodaji) informacije v okviru notranjega poročanja nujno upoštevati interes in potrebo končnega uporabnika, hkrati pa zagotoviti, da pride do njega njena nepopačena podoba.
6.43 Pravila informiranja naj bodo ustrezno opredeljena v splošnih aktih in organizacijskih predpisih združbe.