Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
21. poglavje
NAČELA NOTRANJEGA POROČANJA IN KOMUNIKACIJE Z ZAPOSLENCI
A Izhodišča
21.1 Zaposlenci, so ena najpomembnejših javnosti vsake združbe. So nosilci intelektualnega kapitala, ki ga mora združba vzdrževati in povečevati.
21.2 Upravljanje z znanjem kaže odnos združbe do kadra. Upravljanje z znanjem ni možno brez sodelovanja zaposlencev, kar pa zahteva njihovo poznavanje ključnih informacij. Le-te so pomembne, ne samo zaradi čisto operativno/izvajalnega vidika, temveč tudi zaradi vpliva na kulturo informiranosti in znanja (in s tem na organizacijsko kulturo združbe), ki se kaže zlasti v:
21.3 H kulturi informiranosti in znanja v okviru notranjega poročanja prispevajo zlasti dejavniki:
21.4 Notranje poročanje v združbi se razlikuje od notranjega komuniciranja. Poročanje je bolj enosmernega značaja (posredovanje podatkov, sporočil in informacij) in manj temelji na izmenjavi mnenj.
21.5 Notranje poročanje zaposlencem je po eni strani nujen proces, po drugi strani pa je izredno občutljiv, saj je treba upoštevati:
21.6 Temeljni cilji notranjega poročanja so zlasti:
21.7 Temeljni cilji notranjega komuniciranja so zlasti:
21.8 Pri notranjem poročanju zaposlencem je treba ustrezno upoštevati splošna načela o notranjem poročanju, ki so opredeljena v Kodeksu (poglavja 1 do 11).
B Poslovodni vidik
21.9 Poslovodni oziroma odločevalni vidik notranjega komuniciranja in poročanja za zaposlence ter sindikat obsega:
21.10 Pri dolgoročnem načrtovanju notranjega poročanja odločamo o postavitvi okvira, ki je razmeroma stabilen, saj se navadno nanaša na strategijo združbe in njeno izvajanje. V tem okviru združba odloča o informiranju in komuniciranju v zvezi z: izvajanjem dolgoročne in razvojne strategije, oblikovanjem organizacijske kulture in s spremembami organiziranosti združbe na vseh ravneh.
21.11 Kratkoročno načrtovanje notranjega poročanja pomeni določanje informacij, ki so bolj izvajalnega značaja in potrebne za opravljanje zadanih delovnih nalog ter uresničevanje kratkoročnih ciljev. V tem okviru združba odloča o informiranju in komuniciranju v zvezi s trenutnim položajem združbe, potrebnimi spremembami in prilagajanjem okolju. Pri kratkoročnem načrtovanju moramo biti prožnejši, pripravljeni na poročanje o nepredvidenih položajih in informacijah.
21.12 Načrtovanje notranjega poročanja in komuniciranja zahteva zlasti naslednje vrste odločitev:
21.14 Pomembno vlogo pri organiziranju notranjega poročanja ima stopnja razvoja informacijsko komunikacijske tehnologije v združbi.
21.15 Pri nadziranju notranjega poročanja je treba zagotoviti visoko kakovost in nemoteno pretočnost informacij z vseh vidikov (navpičnih, vodoravnih, diagonalnih). To pomeni tako ustrezno vsebino informacij in časovno razsežnost, kot tudi primerno hierarhično razporeditev informacij.
21.16 V okviru nadziranja je treba vzpostaviti nadzor nad kakovostjo in ustreznim filtriranjem vhodnih informacij, nad usposobljenostjo in vestnostjo nosilcev poročanja za učinkovito poročanje ter nad načini in potmi notranjega poročanja. Koristno je oblikovati tudi sistem preverjanja uspešnosti in učinkovitosti poročanja – povratno zanko poročanja.
C Informacijski vidik
21.17 Informacijski vidik notranjega poročanja zaposlencem načeloma obsega:
21.18 Informiranje obsega oblikovanje informacij, predstavljanje in pojasnjevanje informacij ter komuniciranje z zaposlenci.
21.19 Informacije se oblikujejo po dveh razsežnostih:
21.20 Za shranjevanje in arhiviranje podatkov in informacij veljajo načela sedmega poglavja Kodeksa.
21.21 Poročanje o nadziranju komuniciranja je pomembno zlasti zaradi posebnosti komuniciranja z zaposlenci. Zanj veljajo načela osmega poglavja Kodeksa.
D Izvajalni vidik
21.22 Pri izvajanju notranjega poročanja zaposlencem je pomembno zagotavljati:
21.23 Nosilec notranjega poročanja zaposlencem je kadrovska funkcija v okviru svojih štirih vlog (strateški partner, funkcionalni strokovnjak, upravljalec sprememb in zastopnik zaposlencev) in v tem okviru kadrovska služba.
21.24 Notranje poročanje zaposlencem je del notranjega komuniciranja, ki ga glede na smer in globino delimo na:
21.25 Enosmerno komuniciranje omogočajo zlasti naslednji instrumenti:
21.26 Dvosmerno oziroma interaktivno komuniciranje omogočajo zlasti naslednji instrumenti:
21.27 Notranje poročanje zaposlencem mora biti normativno ustrezno urejeno. To omogočajo:
21.28 Z ustreznimi akti mora biti opredeljena odgovornost za notranje poročanje zaposlencem, tako glede nosilcev odgovornosti, kot tudi glede področja njihovega poročanja.
21.29 Pri izvajanju notranjega poročanja zaposlencem so pomembne ustrezne kompetence nosilcev poročanja, kot so:
21.1 Zaposlenci, so ena najpomembnejših javnosti vsake združbe. So nosilci intelektualnega kapitala, ki ga mora združba vzdrževati in povečevati.
21.2 Upravljanje z znanjem kaže odnos združbe do kadra. Upravljanje z znanjem ni možno brez sodelovanja zaposlencev, kar pa zahteva njihovo poznavanje ključnih informacij. Le-te so pomembne, ne samo zaradi čisto operativno/izvajalnega vidika, temveč tudi zaradi vpliva na kulturo informiranosti in znanja (in s tem na organizacijsko kulturo združbe), ki se kaže zlasti v:
- strateškemu razumevanju delovanja združbe,
- prepoznavanju ambicij in priložnosti v združbi,
- večanju pripadnosti združbi.
21.3 H kulturi informiranosti in znanja v okviru notranjega poročanja prispevajo zlasti dejavniki:
- organizacijski (organizacijska struktura, organizacijska kultura, kultura znanja in upravljanja z znanjem),
- vzvodi za posredovanje znanja (povezovanje in komuniciranje, oblikovanje timov, informacijska tehnologija, politika ravnanja s kadri),
- zmožnosti in učenje (učenje in veščine zaposlencev).
21.4 Notranje poročanje v združbi se razlikuje od notranjega komuniciranja. Poročanje je bolj enosmernega značaja (posredovanje podatkov, sporočil in informacij) in manj temelji na izmenjavi mnenj.
21.5 Notranje poročanje zaposlencem je po eni strani nujen proces, po drugi strani pa je izredno občutljiv, saj je treba upoštevati:
- psihološki ustroj kadra,
- dojemanje informacij,
- odzive na manj ugodne informacije (npr.: racionalizacija, zmanjšanje obsega dela, organizacijske spremembe).
21.6 Temeljni cilji notranjega poročanja so zlasti:
- izboljšanje kakovosti dela;
- boljša obveščenost s konkretnimi informacijami in s strateškimi usmeritvami združbe;
- večja motiviranost, zavzetost in pripadnost zaposlencev;
- učinkovitejše delovanje načela pomena internih strank;
- večje razumevanje soodvisnosti med organizacijskimi enotami znotraj združbe.
21.7 Temeljni cilji notranjega komuniciranja so zlasti:
- izboljšati informacijske tokove z določenimi informacijskimi potmi, zlasti v primerih dislociranosti organizacijskih enot;
- spodbuditi in uveljaviti dvosmerno komuniciranje;
- spodbuditi in negovati timsko delo;
- opredeliti želeno vedenje in vodenje vodij;
- razvijati in krepiti organizacijsko želeno vedenje in vrednote v združbi;
- opredeliti sodila zadovoljstva in delovnega vzdušja;
- izboljšati motiviranost, inovativnost, samoiniciativnost zaposlencev;
- olajšati sprejetje in izvajanje sprememb v združbi;
- preko ustreznega zaznavanja potencialov, le-te prebuditi in jih usmeriti v korist združbe;
- dvigniti sposobnost reševanja interesnih in interakcijskih nesporazumov in konfliktov v organizaciji.
21.8 Pri notranjem poročanju zaposlencem je treba ustrezno upoštevati splošna načela o notranjem poročanju, ki so opredeljena v Kodeksu (poglavja 1 do 11).
B Poslovodni vidik
21.9 Poslovodni oziroma odločevalni vidik notranjega komuniciranja in poročanja za zaposlence ter sindikat obsega:
- kratkoročno in dolgoročno načrtovanje notranjega poročanja,
- organiziranje (priprava) izvajanja notranjega poročanja,
- nadziranje procesov notranjega poročanja.
21.10 Pri dolgoročnem načrtovanju notranjega poročanja odločamo o postavitvi okvira, ki je razmeroma stabilen, saj se navadno nanaša na strategijo združbe in njeno izvajanje. V tem okviru združba odloča o informiranju in komuniciranju v zvezi z: izvajanjem dolgoročne in razvojne strategije, oblikovanjem organizacijske kulture in s spremembami organiziranosti združbe na vseh ravneh.
21.11 Kratkoročno načrtovanje notranjega poročanja pomeni določanje informacij, ki so bolj izvajalnega značaja in potrebne za opravljanje zadanih delovnih nalog ter uresničevanje kratkoročnih ciljev. V tem okviru združba odloča o informiranju in komuniciranju v zvezi s trenutnim položajem združbe, potrebnimi spremembami in prilagajanjem okolju. Pri kratkoročnem načrtovanju moramo biti prožnejši, pripravljeni na poročanje o nepredvidenih položajih in informacijah.
21.12 Načrtovanje notranjega poročanja in komuniciranja zahteva zlasti naslednje vrste odločitev:
- Katere informacije potrebujejo zaposlenci za kakovostno opravljanje dela?
- Kako in do katere mere informacije pri poročanju selektivno izbiramo, glede na hierarhično raven uporabnikov informacij (informacijska sita)?
- Na kakšen način, s kakšno preglednostjo in s kakšno dinamiko posredujemo informacije?
- Kako poročati, da bodo informacijski šumi in informacijske blokade čim manjše?
21.14 Pomembno vlogo pri organiziranju notranjega poročanja ima stopnja razvoja informacijsko komunikacijske tehnologije v združbi.
21.15 Pri nadziranju notranjega poročanja je treba zagotoviti visoko kakovost in nemoteno pretočnost informacij z vseh vidikov (navpičnih, vodoravnih, diagonalnih). To pomeni tako ustrezno vsebino informacij in časovno razsežnost, kot tudi primerno hierarhično razporeditev informacij.
21.16 V okviru nadziranja je treba vzpostaviti nadzor nad kakovostjo in ustreznim filtriranjem vhodnih informacij, nad usposobljenostjo in vestnostjo nosilcev poročanja za učinkovito poročanje ter nad načini in potmi notranjega poročanja. Koristno je oblikovati tudi sistem preverjanja uspešnosti in učinkovitosti poročanja – povratno zanko poročanja.
C Informacijski vidik
21.17 Informacijski vidik notranjega poročanja zaposlencem načeloma obsega:
- informiranje,
- shranjevanje in arhiviranje podatkov,
- poročanje o nadziranju.
21.18 Informiranje obsega oblikovanje informacij, predstavljanje in pojasnjevanje informacij ter komuniciranje z zaposlenci.
21.19 Informacije se oblikujejo po dveh razsežnostih:
- obdobje (kratkoročne, srednjeročno in dolgoročne informacije),
- raven informacij (celotna združba, nižje ravni organiziranosti, posamezna delovna mesta in posamezniki oziroma skupine),
21.20 Za shranjevanje in arhiviranje podatkov in informacij veljajo načela sedmega poglavja Kodeksa.
21.21 Poročanje o nadziranju komuniciranja je pomembno zlasti zaradi posebnosti komuniciranja z zaposlenci. Zanj veljajo načela osmega poglavja Kodeksa.
D Izvajalni vidik
21.22 Pri izvajanju notranjega poročanja zaposlencem je pomembno zagotavljati:
- ustrezno kakovost notranjega poročanja,
- pokritost potreb po informacijah,
- učinkovito delovanje notranjih kontrol notranjega poročanja.
21.23 Nosilec notranjega poročanja zaposlencem je kadrovska funkcija v okviru svojih štirih vlog (strateški partner, funkcionalni strokovnjak, upravljalec sprememb in zastopnik zaposlencev) in v tem okviru kadrovska služba.
21.24 Notranje poročanje zaposlencem je del notranjega komuniciranja, ki ga glede na smer in globino delimo na:
- navpično komuniciranje,
- enosmerno komuniciranje,
- dvosmerno komuniciranje,
- sistemsko komuniciranje (načrtno urejeno procesno dejavnost)
- medosebno komuniciranje (vodoravni vidik).
21.25 Enosmerno komuniciranje omogočajo zlasti naslednji instrumenti:
- interni časopisi/glasila podjetij,
- aktivni display zasloni,
- avdio pripomočki,
- skrinjice s predlogi, pripombami, pohvalami, vprašanji zaposlenih,
- razna poslovna poročila,
- internet,
- intranet.
21.26 Dvosmerno oziroma interaktivno komuniciranje omogočajo zlasti naslednji instrumenti:
- redni delovni sestanki na različnih ravneh,
- sestanki kolegija,
- sestanki vodstva z zaposlenimi,
- dnevi odprtih vrat,
- video konference med dislociranimi enotami,
- ure odprtih telefonskih linij,
- neformalna srečanja ob raznih priložnostih (pikniki, zabave, obletnice delovanja),
- strateško/informativne delavnice, srečanja med vodstvom in zaposlenimi,
- namenska srečanja za prenos znanja, spodbujanje inovativnosti in predlogov izboljšav.
21.27 Notranje poročanje zaposlencem mora biti normativno ustrezno urejeno. To omogočajo:
- interni kodeksi vedenja in ravnanja,
- interni pravilniki delovanja in funkcioniranja sistemov,
- poslovniki o ravnanju ob izrednih razmerah,
- druga organizacijska navodila.
21.28 Z ustreznimi akti mora biti opredeljena odgovornost za notranje poročanje zaposlencem, tako glede nosilcev odgovornosti, kot tudi glede področja njihovega poročanja.
21.29 Pri izvajanju notranjega poročanja zaposlencem so pomembne ustrezne kompetence nosilcev poročanja, kot so:
- obvladovanje komunikacijskih veščin,
- razvita čustvena inteligenca in empatija,
- sposobnost komunikacijskega strnjevanja,
- doslednost in vztrajnost,
- sposobnost logičnega sklepanja in lateralnega razmišljanja,
- komunikacijska verodostojnost z osebnostnega in strokovnega vidika,
- obvladovanje andragoško-pedagoških veščin,
- motiviranost in pripravljenost na poročanje,
- prepričanje o koristnosti poročanja.
|