Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
7. poglavje
7 SPLOŠNA NAČELA O SHRANJEVANJU ZA NOTRANJE POROČANJE
A Izhodišča
7.1 Shranjevanje je ena od informacijskih funkcij vsakega informacijskega sistema. Shranjevanje za notranje poročanje temelji na splošnih načelih o informacijskem sistemu za notranje poročanje iz prvega poglavja tega kodeksa.
7.2 Shranjevanje pomeni zadnjo fazo v krogotoku dokumentacije. Za potrebe zunanjega poročanja je shranjevanje opredeljeno s predpisi in standardi, za potrebe notranjega poročanja pa ga ureja vsaka združba glede na svoje posebnosti.
7.3 Ureditev shranjevanja je pomembna zato, da hitro najdemo listino, ki jo potrebujemo. Potreba po vpogledu v shranjeno listino lahko nastane iz različnih vzrokov, na primer zaradi:
- potreb zunanjega nadzora;
- potreb notranjega nadzora;
- potreb po uporabi znanja, ki ga lahko pridobimo iz listin;
- zagotavljanja podatkov za spremljanje razvoja (zgodovine) združbe.
7.4 V okviru shranjevanja dokumentacije razlikujemo:
- sprotno (tekoče) odlaganje dokumentacije tekočega leta;
- priročno shranjevanje, ko shranjujemo dokumentacijo zadnjih nekaj let;
- arhiviranje, ko gre za starejšo dokumentacijo;
- uničenje dokumentacije.
Obdobje, po katerem se začne dokumentacija arhivirati v posebnem prostoru, je opredeljeno s splošnim aktom združbe.
7.5 Z arhivom običajno razumemo urejeno zbirko dokumentarnega gradiva, lahko pa tudi prostor, kjer je ta zbirka shranjena. Za oboje je odgovorno poslovodstvo združbe.
B Poslovodni vidik
7.6 Poslovodni oziroma odločevalni vidik procesa shranjevanja v okviru notranjega poročanja obsega odločanje in usklajevanje pri:
- načrtovanju shranjevanja,
- pripravi izvajanja (organiziranja) shranjevanja,
- nadziranju procesov shranjevanja in/ali uničenja.
7.7 Pri načrtovanju shranjevanja je pomembno upoštevati:
- načelo prilagojenosti organiziranosti združbe: shranjevanje je treba prilagoditi velikosti in drugim posebnostim združbe ter okolja;
- načelo smotrnosti: shranjevanje naj pri želeni funkcionalnosti, varnosti in dostopnosti povzroča čim manj stroškov.
- načelo normiranosti: pravila shranjevanja in razpolaganja s shranjenim gradivom določi vsaka združba v skladu s predpisi in standardi ter s svojimi potrebami.
7.8 Pri organiziranju shranjevanja je pomembno upoštevati:
- načelo varnosti in zaupnosti: pristop do shranjenega gradiva je dovoljen samo pooblaščenim osebam in je zabeležen;
- načelo dostopnosti: želeno gradivo naj bo mogoče razmeroma hitro najti in ga pridobiti;
- načelo digitalizacije: razvoj poslovanja vse bolj zahteva uporabo sodobne informacijske tehnologije, ki omogoča samo enkraten vnos nekega podatka;
7.9 Pri reorganiziranju sistema shranjevanja je priporočljivo oblikovati projektno skupino s strokovnjaki z različnih področij.
7.10 V skladu z zgornjimi načeli se združba odloča tudi v pogledu lokacije shranjevanja gradiva.
7.11 Nadziranje shranjevanja je namenjeno spremljanju upoštevanja organizacijskih pravil in predpisov v zvezi s shranjevanjem ter preprečevanju odtujevanja ali nepooblaščenega dostopa do shranjenega gradiva.
7.12 Nosilec nadziranja shranjevanja je praviloma poslovodstvo združbe.
C Informacijski vidik
7.13 Informacijski vidik procesa shranjevanja obsega zlasti:
- poročanje o shranjenem gradivu,
- omejitev dostopa do shranjenega gradiva za posamezne vrste uporabnikov, v skladu z njihovimi poslovnimi potrebami,
- analiziranje ustreznosti sistema shranjevanja v združbi,
- poročanje o nadziranju shranjevanja.
7.14 Poročanje o shranjenem gradivu zagotavlja vsem zainteresiranim notranjim porabnikom informacijo o vrsti shranjenega gradiva in o možnostih dostopa do njega.
7.15 Različne vrste uporabnikov imajo dostop do različnih vrst shranjenega gradiva glede na njihove pristojnosti in odgovornosti v poslovanju združbe.
7.16 Analiziranje ustreznosti shranjevanja mora zagotoviti informacije o varnosti, dostopnosti, funkcionalnosti in smotrnosti celotnega sistema shranjevanja v združbi. Zajema torej analiziranje kakovosti shranjevanja v najširšem smislu.
7.17 Poročanje o nadziranju shranjevanja je namenjeno zagotavljanju informacij o uresničevanju načel varnosti in zaupnosti v procesih shranjevanja ter ustrezne uporabe shranjenega gradiva. Pri tem je treba upoštevati načela osmega poglavja tega kodeksa.
7.18 Pri informiranju v okviru procesov shranjevanja je treba ustrezno upoštevati splošna načela informiranja iz šestega poglavja tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
7.19 Izvajalni vidik procesa shranjevanja vsebuje naslednje prvine:
- nosilec shranjevanja,
- način shranjevanja,
- roki shranjevanja,
- način uporabe in distribucije shranjenega gradiva,
- način uničenja ali odtujitve shranjenega gradiva.
7.20 Nosilci shranjevanja so odgovorni za to, da se določeno gradivo shrani. Za sprotno shranjevanje so odgovorni tisti, ki so v zadnji fazi celotnega krogotoka gradiva oziroma dokumentacije v združbi. Za priročno shranjevanje je praviloma odgovoren vodja organizacijske enote, v kateri se konča krogotok dokumentacije. Za izvajanje arhiviranja je odgovorna oseba, ki je določena s splošnim aktom združbe.
7.21 Način shranjevanja je lahko klasični ali pa elektronski. Temu primerno so prirejena tudi organizacijska pravila shranjevanja. Klasični način se praviloma uporablja za sprotno shranjevanje, pogosto tudi za priročno, elektronski način pa praviloma za arhiviranje, kadar je le-to smotrno. V takem primeru govorimo o elektronskem arhivu.
7.22 Za uporabo elektronskega arhiva je pomembno zagotoviti:
- digitalizacijo dokumenta (skeniranje izvirnega dokumenta, elektronsko oblikovanje dokumenta ali prejem že digitaliziranega dokumenta),
- samodejno prenašanje podatkov in/ali elektronsko distribucijo,
- akreditacijo strojne in programske opreme, ki je za določene združbe predpisana, sicer pa priporočljiva,
- lokacijo elektronskega arhiva (na lastnem računalniku, v "oblaku", v elektronskem arhivu registriranega zunanjega izvajalca arhiviranja),
- ustrezen dostop do gradiva pooblaščenim uporabnikom.
7.23 Roki shranjevanja za posamezno vrsto gradiva so opredeljeni v splošnem aktu združbe.
7.24 Način uporabe in distribucije shranjenega gradiva ter s tem povezane pristojnosti in odgovornosti opredeljuje splošni akt združbe.
7.25 Splošni akt združbe določa tudi postopek, način in odgovorne osebe za morebitno odtujitev in/ali uničenje dokumentarnega gradiva.