Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
12. poglavje
NAČELA NOTRANJEGA POROČANJA ZA POTREBE NABAVNE FUNKCIJE
A Izhodišča
12.1 Nabavna funkcija je ena od temeljnih poslovnih funkcij vsakega poslovnega sistema.
12.2 Temeljni in neposredni cilj nabavne funkcije je pravočasna priskrba (nakup), potrebnih in kakovostnih poslovnih prvin (materiala, surovin, storitev, opreme, energentov) od pravega dobavitelja po primerni ceni in čim manjši uporabi sredstev združbe. S svojim delovanjem nabavna funkcija prispeva še k naslednjim ciljem združbe:
12.3 Za učinkovito doseganje temeljnega cilja, nabavna funkcija:
12.4 Nabavna funkcija se vsebinsko razteza v vse organizacijske enote združbe, saj so nosilci poslovnih odločitev, ki vplivajo na priskrbo poslovnih prvin, praviloma zunaj nabavne službe v združbi (procesni vidik). Zato vodja nabavne funkcije ni samo vodja nabavne službe, temveč tudi koordinator, strokovni vodja in planski nosilec nabavnih procesov v celotni združbi.
12.5 Pri svojem razvoju je nabavna funkcija z nabavnim procesom in poslovodenjem nabav organizacijsko tesno povezana z razvojem temeljnih procesov v poslovanju združbe (razvojno-organizacijski vidik).
12.6 Pri naboru informacij, ki so temeljna sestavina notranjega poročanja, je treba upoštevati sprejete cilje nabavne funkcije ter iz njih izhajajoče naloge.
12.7 Naloge nabavne funkcije, opredeljene s treh vidikov, so:
1. Izvajanje, kamor sodijo:
1.1. nemotena in smotrna priskrba poslovnih prvin,
1.2. uporaba sredstev združbe za potrebe nabave,
1.3. izvajanje logističnih nalog v okviru nabavnega procesa;
2. Informiranje, kamor sodijo:
2.1. obravnavanje podatkov o nabavi v preteklosti,
2.2. napovedovanje (predvidevanje) nabave v prihodnosti,
2.3. analiziranje nabavnega procesa,
2.4. nadziranje obravnavanja podatkov o nabavi;
3. Odločanje, kamor sodijo:
3.1. strateško, taktično in operativno načrtovanje in razvijanje nabavnega procesa,
3.2. priprava izvajanja (organiziranje) nabavnega procesa,
3.3. nadziranje nabavnega procesa.
Skupni imenovalec vseh nalog je neposredni cilj nabavne funkcije (točka 12.2).
12.8 Pomemben sestavni del vseh nalog nabavne funkcije je obvladovanje tveganja, in sicer v okviru vsake naloge posebej.
12.9 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije je del celotnega informacijskega sistema združbe, zato obsega dele vseh štirih informacijskih funkcij poslovnega sistema (obravnavanje podatkov o nabavnem procesu v preteklosti, obravnavanje podatkov o nabavnem procesu v prihodnosti, analiziranje podatkov, nadziranje obravnavanja podatkov).
12.10 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije mora podpirati tako spremljanje doseganja njenih ciljev kot tudi postavljanje ciljev nabavne funkcije za prihodnje obdobje, prav tako pa tudi nadziranje procesa nabave.
12.11 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije vsebuje obračunske in predračunske informacije za notranje uporabnike (vodstvo nabavne funkcije, poslovodstvo združbe, vodstva drugih temeljnih poslovnih funkcij, vodstva organizacijskih enot, programov in mest odgovornosti ter druge pooblaščence v okviru nabavnega procesa).
12.12 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije obsega tako notranje informacije kot tudi informacije iz okolja in ni omejeno samo na računovodski informacijski sistem združbe.
12.13 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije mora vsebovati tudi informacije o njeni učinkovitosti, uspešnosti in organiziranosti. Le-te so namenjene nadziranju njenega delovanja in njenemu razvoju.
12.14 V okvir informacij o nabavni funkciji sodijo tudi informacije o nabavni konkurenčnosti združbe, ki kažejo na usklajenost nabavne politike in strategije s poslovno politiko in strategijo združbe kot celote.
12.15 Pri notranjem poročanju za nabavno funkcijo je treba upoštevati splošna načela o notranjem poročanju, ki so opredeljena s tem kodeksom.
12.16 Kakovost notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je odvisna zlasti od:
12.17 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije lahko celovito obravnavamo z izvajalnega, informacijskega in poslovodnega vidika.
B Poslovodni vidik
12.18 Poslovodni oziroma odločevalni vidik obsega:
12.19 Načrtovanje notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije se vsebinsko nanaša na informacijske potrebe v zvezi z odločanjem na naslednjih področjih:
Podrobnejše vrste informacij združba opredeli v okviru načrtovanja notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije.
12.20 V okviru vsebinskih odločitev o notranjem poročanju za potrebe nabavne funkcije so pomembni zlasti odgovori na naslednja vprašanja:
12.21 Pri načrtovanju notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je treba ustrezno upoštevati načela v devetem poglavju tega kodeksa.
12.22 Priprava izvajanja notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije obsega sklop organizacijskih ukrepov za smotrno in pravočasno izvedbo načrta notranjega poročanja. V ta okvir spada tudi priprava ustreznega ravnanja s kadri, ki sodelujejo v nabavni funkciji (ne samo v nabavni službi), priprava komuniciranja in motiviranja ter vodenja in organiziranja nabavne službe.
12.23 Pri organiziranju notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je treba upoštevati potrebe po informacijah, na katere vplivajo:
12.24 Pri organiziranju notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je treba opredeliti:
12.25 Vodja nabavne funkcije tesno sodeluje z vodjem računovodstva, kajti organiziranje notranjega poročanja za nabavno funkcijo se v pomembnem delu prekriva z organiziranjem notranjega računovodskega poročanja. Vodja nabavne funkcije je posebej odgovoren za organiziranje tistega dela notranjega poročanja za nabavno funkcijo, ki ne temelji na računovodskih podatkih.
12.26 Cilj nadziranja notranjega poročanja za nabavno funkcijo je zagotoviti kakovost informacij z vseh vidikov. Tudi nadziranje notranjega poročanja za nabavno funkcijo se v pomembnem delu prekriva z notranjim računovodskim nadziranjem, od tod tudi dodatna nujnost sodelovanja vodje nabavne funkcije z vodjem računovodstva. Vodja nabavne funkcije je posebej odgovoren za nadziranje tistega dela notranjega poročanja, ki ne temelji na računovodskih podatkih.
12.27 Temelj nadziranja notranjega poročanja za nabavno funkcijo je notranje kontroliranje notranjega poročanja, v tem okviru pa notranje računovodsko kontroliranje za potrebe nabavne funkcije.
12.28 Pri nadziranju notranjega poročanja za nabavno funkcijo je treba ustrezno upoštevati splošna načela v zvezi z nadziranjem v petem poglavju tega kodeksa.
C Informacijski vidik
12.29 Informacijski vidik obsega:
12.30 Poleg področij, ki jih obsegajo zgornje tri točke, so informacije za potrebe nabavne funkcije opredeljene še z naslednjimi razsežnostmi:
12.31 Temeljne (odločilne) informacije za potrebe nabavne funkcije so:
12.32 Analitične (dopolnilne, pojasnjevalne) informacije za potrebe nabavne funkcije praviloma opredeljujeta uporabnik in oblikovalec informacij v okviru njunega sodelovanja, zlasti za posamezno poslovno odločitev.
12.33 Pomembnost (teža) informacij se spreminja zaradi različnih vplivov (ekonomsko finančni položaj združbe, razvojna faza združbe, okolje). Sodila delitve informacij na prednostne in neprednostne so različna v različnih obdobjih.
12.34 Informiranje nosilcev odločanja v okviru nabavne funkcije mora v celoti upoštevati načela v šestem poglavju tega kodeksa ter notranje organizacijske predpise.
12.35 Shranjevanje poročil in dokumentacije za potrebe nabavne funkcije mora potekati skladno notranjimi predpisi in standardi.
12.36 Pri shranjevanju poročil in dokumentacije za potrebe nabavne funkcije je treba ustrezno upoštevati splošna načela shranjevanja v sedmem poglavju tega kodeksa ter posebnosti in potrebe nabavne funkcije.
12.37 Pri poročanju o nadziranju za potrebe nabavne funkcije je treba upoštevati splošna načela poročanja o nadziranju v osmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
12.38 Izvajalni vidik notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije obsega del izvajalnih funkcij informacijskega sistema, in sicer:
12.39 Pri izvajanju notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je pomembno zlasti naslednje:
12.40 Pri oblikovanju in posredovanju informacij za potrebe nabavne funkcije je treba posebej opredeliti vlogo vodje računovodstva.
12.41 Vsaka organizacijska enota v združbi ima neke pristojnosti in tudi odgovornosti v okviru nabavnega procesa. Te odgovornosti morajo biti ustrezno opredeljene.
12.42 Ni nujno, da so vse naloge notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije opravljene v nabavni službi ali celo znotraj združbe. Temeljno sodilo pri tem je smotrnost ob ustrezni varnosti informacij.
Informacije za potrebe nabavne funkcije so načeloma standardizirane z letnim načrtom notranjega poročanja, s katerim je opredeljena tudi njihova dinamika.
12.1 Nabavna funkcija je ena od temeljnih poslovnih funkcij vsakega poslovnega sistema.
12.2 Temeljni in neposredni cilj nabavne funkcije je pravočasna priskrba (nakup), potrebnih in kakovostnih poslovnih prvin (materiala, surovin, storitev, opreme, energentov) od pravega dobavitelja po primerni ceni in čim manjši uporabi sredstev združbe. S svojim delovanjem nabavna funkcija prispeva še k naslednjim ciljem združbe:
- povečanju prihodkov,
- zmanjšanju stroškov,
- obvladovanju tveganja pri poslovanju,
- poslovni odličnosti združbe,
- poslovni neodvisnosti združbe.
12.3 Za učinkovito doseganje temeljnega cilja, nabavna funkcija:
- proučuje nabavna tržišča,
- oblikuje politike in strategije nabave,
- dolgoročno sodeluje s kooperanti in dobavitelji,
- prevzema in varno skladišči surovine in material,
- načrtuje in analizira stroške nabave.
12.4 Nabavna funkcija se vsebinsko razteza v vse organizacijske enote združbe, saj so nosilci poslovnih odločitev, ki vplivajo na priskrbo poslovnih prvin, praviloma zunaj nabavne službe v združbi (procesni vidik). Zato vodja nabavne funkcije ni samo vodja nabavne službe, temveč tudi koordinator, strokovni vodja in planski nosilec nabavnih procesov v celotni združbi.
12.5 Pri svojem razvoju je nabavna funkcija z nabavnim procesom in poslovodenjem nabav organizacijsko tesno povezana z razvojem temeljnih procesov v poslovanju združbe (razvojno-organizacijski vidik).
12.6 Pri naboru informacij, ki so temeljna sestavina notranjega poročanja, je treba upoštevati sprejete cilje nabavne funkcije ter iz njih izhajajoče naloge.
12.7 Naloge nabavne funkcije, opredeljene s treh vidikov, so:
1. Izvajanje, kamor sodijo:
1.1. nemotena in smotrna priskrba poslovnih prvin,
1.2. uporaba sredstev združbe za potrebe nabave,
1.3. izvajanje logističnih nalog v okviru nabavnega procesa;
2. Informiranje, kamor sodijo:
2.1. obravnavanje podatkov o nabavi v preteklosti,
2.2. napovedovanje (predvidevanje) nabave v prihodnosti,
2.3. analiziranje nabavnega procesa,
2.4. nadziranje obravnavanja podatkov o nabavi;
3. Odločanje, kamor sodijo:
3.1. strateško, taktično in operativno načrtovanje in razvijanje nabavnega procesa,
3.2. priprava izvajanja (organiziranje) nabavnega procesa,
3.3. nadziranje nabavnega procesa.
Skupni imenovalec vseh nalog je neposredni cilj nabavne funkcije (točka 12.2).
12.8 Pomemben sestavni del vseh nalog nabavne funkcije je obvladovanje tveganja, in sicer v okviru vsake naloge posebej.
12.9 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije je del celotnega informacijskega sistema združbe, zato obsega dele vseh štirih informacijskih funkcij poslovnega sistema (obravnavanje podatkov o nabavnem procesu v preteklosti, obravnavanje podatkov o nabavnem procesu v prihodnosti, analiziranje podatkov, nadziranje obravnavanja podatkov).
12.10 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije mora podpirati tako spremljanje doseganja njenih ciljev kot tudi postavljanje ciljev nabavne funkcije za prihodnje obdobje, prav tako pa tudi nadziranje procesa nabave.
12.11 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije vsebuje obračunske in predračunske informacije za notranje uporabnike (vodstvo nabavne funkcije, poslovodstvo združbe, vodstva drugih temeljnih poslovnih funkcij, vodstva organizacijskih enot, programov in mest odgovornosti ter druge pooblaščence v okviru nabavnega procesa).
12.12 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije obsega tako notranje informacije kot tudi informacije iz okolja in ni omejeno samo na računovodski informacijski sistem združbe.
12.13 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije mora vsebovati tudi informacije o njeni učinkovitosti, uspešnosti in organiziranosti. Le-te so namenjene nadziranju njenega delovanja in njenemu razvoju.
12.14 V okvir informacij o nabavni funkciji sodijo tudi informacije o nabavni konkurenčnosti združbe, ki kažejo na usklajenost nabavne politike in strategije s poslovno politiko in strategijo združbe kot celote.
12.15 Pri notranjem poročanju za nabavno funkcijo je treba upoštevati splošna načela o notranjem poročanju, ki so opredeljena s tem kodeksom.
12.16 Kakovost notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je odvisna zlasti od:
- ustreznega načrtovanja,
- organiziranosti funkcije kot celote,
- nadziranja notranjega poročanja,
- upoštevanja temeljnih usmeritev glede kakovosti analiziranja, opredeljenih v četrtem poglavju tega kodeksa.
12.17 Notranje poročanje za potrebe nabavne funkcije lahko celovito obravnavamo z izvajalnega, informacijskega in poslovodnega vidika.
B Poslovodni vidik
12.18 Poslovodni oziroma odločevalni vidik obsega:
- kratkoročno in dolgoročno načrtovanje notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije;
- pripravljanje (organiziranje) izvajanja notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije;
- nadziranje procesov notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije.
12.19 Načrtovanje notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije se vsebinsko nanaša na informacijske potrebe v zvezi z odločanjem na naslednjih področjih:
- oblikovanje nabavne politike in strategije,
- izbira ustreznih nabavnih trgov,
- oskrba združbe s poslovnimi prvinami,
- smotrna uporaba sredstev v nabavnem procesu,
- upravljanje vhodnih zalog,
- financiranje nabave,
- kratkoročna in dolgoročna razmerja z dobavitelji,
- obvladovanje tveganj v nabavnem procesu,
- organiziranost nabavne funkcije in kadri,
- nadziranje nabavnega procesa.
Podrobnejše vrste informacij združba opredeli v okviru načrtovanja notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije.
12.20 V okviru vsebinskih odločitev o notranjem poročanju za potrebe nabavne funkcije so pomembni zlasti odgovori na naslednja vprašanja:
- Katere informacije so za potrebe nabavne funkcije temeljnega značaja?
- Katere informacije bo treba pridobiti iz okolja?
- Kje v združbi se oblikujejo informacije za potrebe nabavne funkcije (npr., katere informacije nastajajo znotraj nabavne službe in katere v računovodski službi) ter, kdo je za njih neposredno odgovoren?
- Kakšna je časovna razporeditev potrebnih informacij in kdo so uporabniki?
12.21 Pri načrtovanju notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je treba ustrezno upoštevati načela v devetem poglavju tega kodeksa.
12.22 Priprava izvajanja notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije obsega sklop organizacijskih ukrepov za smotrno in pravočasno izvedbo načrta notranjega poročanja. V ta okvir spada tudi priprava ustreznega ravnanja s kadri, ki sodelujejo v nabavni funkciji (ne samo v nabavni službi), priprava komuniciranja in motiviranja ter vodenja in organiziranja nabavne službe.
12.23 Pri organiziranju notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je treba upoštevati potrebe po informacijah, na katere vplivajo:
- ožje in širše finančno ter gospodarsko okolje združbe,
- posebnosti posamezne združbe v času in prostoru,
- vizija in strategija združbe kot celote,
- razvojni cilji in razvojna stopnja nabavne funkcije združbe,
- opredeljene naloge nabavne funkcije v združbi,
- značilnosti ekonomsko-finančnega položaja združbe,
- razpoložljive prvine poslovanja, informacijsko-komunikacijska tehnologija in kadrovske zmogljivosti v združbi.
12.24 Pri organiziranju notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je treba opredeliti:
- razmerja z računovodsko službo;
- obseg nalog v zvezi s poročanjem zunaj nabavne službe v združbi in obseg nalog v nabavni službi (stičišča nabavne službe z drugimi organizacijskimi enotami);
- obseg nalog v zvezi s poročanjem, ki je poverjen izvajalcem zunaj združbe;
- ustrezno razmerje med obsegom nalog v zvezi s poročanjem in velikostjo nabavne službe.
12.25 Vodja nabavne funkcije tesno sodeluje z vodjem računovodstva, kajti organiziranje notranjega poročanja za nabavno funkcijo se v pomembnem delu prekriva z organiziranjem notranjega računovodskega poročanja. Vodja nabavne funkcije je posebej odgovoren za organiziranje tistega dela notranjega poročanja za nabavno funkcijo, ki ne temelji na računovodskih podatkih.
12.26 Cilj nadziranja notranjega poročanja za nabavno funkcijo je zagotoviti kakovost informacij z vseh vidikov. Tudi nadziranje notranjega poročanja za nabavno funkcijo se v pomembnem delu prekriva z notranjim računovodskim nadziranjem, od tod tudi dodatna nujnost sodelovanja vodje nabavne funkcije z vodjem računovodstva. Vodja nabavne funkcije je posebej odgovoren za nadziranje tistega dela notranjega poročanja, ki ne temelji na računovodskih podatkih.
12.27 Temelj nadziranja notranjega poročanja za nabavno funkcijo je notranje kontroliranje notranjega poročanja, v tem okviru pa notranje računovodsko kontroliranje za potrebe nabavne funkcije.
12.28 Pri nadziranju notranjega poročanja za nabavno funkcijo je treba ustrezno upoštevati splošna načela v zvezi z nadziranjem v petem poglavju tega kodeksa.
C Informacijski vidik
12.29 Informacijski vidik obsega:
- informiranje,
- shranjevanje in arhiviranje podatkov,
- poročanje o nadziranju.
12.30 Poleg področij, ki jih obsegajo zgornje tri točke, so informacije za potrebe nabavne funkcije opredeljene še z naslednjimi razsežnostmi:
- ročnost (kratkoročne in dolgoročne informacije),
- obdobje (preteklo, tekoče, prihodnje),
- vrsta odločanja (načrtovanje, priprava izvajanja, nadziranje),
- namen odločanja (npr. priskrba poslovnih prvin, učinkovitost in uspešnost nabave, neodvisnost združbe),
- nosilci odločanja (zunaj in znotraj nabavne službe),
- tveganje v nabavnem procesu.
12.31 Temeljne (odločilne) informacije za potrebe nabavne funkcije so:
- načrtovana materialna bilanca z dinamiko porabe posameznih vrst surovin in materiala v proizvodnji,
- načrt potreb po ostalih poslovnih prvinah v združbi,
- ocena stanja in gibanja nabavnega trga,
- načrt dinamike nabave posameznih poslovnih prvin,
- načrt razvoja odnosov z dobavitelji,
- ocena smotrnosti nakupa v primerjavi z lastno izdelavo,
- ocena najugodnejšega dobavitelja po roku dobave, ceni, kakovosti in zanesljivosti,
- ocena najugodnejše velikosti posameznih naročil,
- ocena trenutka za sprožitev naročila ob upoštevanju stroškov skladiščenja,
- ocena možnosti nabave nadomestnih materialov,
- načrt najugodnejšega obsega vhodnih zalog ob ustreznem upoštevanju poslovodskega, varnostnega špekulativnega in predračunskega motiva,
- primerjalna presoja s konkurenco in v okviru dejavnosti,
- gibanje cen in kakovosti,
- ocena tveganj pri nabavi,
- razpoložljiva sredstva in kadri za potrebe nabave,
- informacije o uresničevanju nabavnih načrtov,
- ponudbe in reklamacije,
- ocena učinkovitosti in uspešnosti nakupne funkcije.
12.32 Analitične (dopolnilne, pojasnjevalne) informacije za potrebe nabavne funkcije praviloma opredeljujeta uporabnik in oblikovalec informacij v okviru njunega sodelovanja, zlasti za posamezno poslovno odločitev.
12.33 Pomembnost (teža) informacij se spreminja zaradi različnih vplivov (ekonomsko finančni položaj združbe, razvojna faza združbe, okolje). Sodila delitve informacij na prednostne in neprednostne so različna v različnih obdobjih.
12.34 Informiranje nosilcev odločanja v okviru nabavne funkcije mora v celoti upoštevati načela v šestem poglavju tega kodeksa ter notranje organizacijske predpise.
12.35 Shranjevanje poročil in dokumentacije za potrebe nabavne funkcije mora potekati skladno notranjimi predpisi in standardi.
12.36 Pri shranjevanju poročil in dokumentacije za potrebe nabavne funkcije je treba ustrezno upoštevati splošna načela shranjevanja v sedmem poglavju tega kodeksa ter posebnosti in potrebe nabavne funkcije.
12.37 Pri poročanju o nadziranju za potrebe nabavne funkcije je treba upoštevati splošna načela poročanja o nadziranju v osmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
12.38 Izvajalni vidik notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije obsega del izvajalnih funkcij informacijskega sistema, in sicer:
- obravnavanje podatkov o preteklosti;
- obravnavanje podatkov o prihodnosti;
- analiziranje podatkov;
- nadziranje obravnavanja podatkov in oblikovanja informacij za potrebe nabavne funkcije.
12.39 Pri izvajanju notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije je pomembno zlasti naslednje:
- smotrnost z vidika stroškov informacij,
- oblikovanje informacij skladno z načrtom notranjega poročanja,
- zagotovitev vseh informacij v potrebnem obsegu in dinamiki,
- upoštevanje pristojnosti in odgovornosti posameznih delovnih mest v nabavnem procesu,
- opredelitev pristojnosti in odgovornosti posameznikov pri oblikovanju informacij za potrebe nabavne funkcije.
12.40 Pri oblikovanju in posredovanju informacij za potrebe nabavne funkcije je treba posebej opredeliti vlogo vodje računovodstva.
12.41 Vsaka organizacijska enota v združbi ima neke pristojnosti in tudi odgovornosti v okviru nabavnega procesa. Te odgovornosti morajo biti ustrezno opredeljene.
12.42 Ni nujno, da so vse naloge notranjega poročanja za potrebe nabavne funkcije opravljene v nabavni službi ali celo znotraj združbe. Temeljno sodilo pri tem je smotrnost ob ustrezni varnosti informacij.
Informacije za potrebe nabavne funkcije so načeloma standardizirane z letnim načrtom notranjega poročanja, s katerim je opredeljena tudi njihova dinamika.