Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
18. poglavje
NAČELA NOTRANJEGA POROČANJA O POSLOVNIH DOSEŽKIH V NEPRIDOBITNIH ZDRUŽBAH
|
A Izhodišča
19.1 Za notranje poročanje v nepridobitnih združbah smiselno veljajo načela kodeksa v poglavjih 1 do 18. V tem poglavju so poudarjene pomembnejše posebnosti v notranjem poročanju o poslovnih dosežkih v nepridobitnih združbah in v tistih pridobitnih združbah, ki ponujajo tudi storitve javnega značaja.
19.2 Delovanje nepridobitnih združb obsega široko področje delovanja, od državnih, političnih,dobrodelnih, izobraževalnih, kulturnih do sindikalnih organizacij. To kaže na njihovo razmeroma veliko nehomogenost in torej na številne razlike med njimi. Zato so s tem poglavjem obravnavana le splošna načela notranjega poročanja, ki so značilna za nepridobitno dejavnost.
19.3 Temeljna značilnost nepridobitnih združb je nudenje storitev in izvajanje programov, ki so namenjeni izključno javnim koristim. Njihov presežek prihodkov nad odhodki pri poslovanju ne pripada lastnikom oziroma ustanoviteljem, temveč je namenjen samo za uresničevanje poslanstva združbe. To načelo pa je težko dosledno uresničevati v razmerah nejasnega razlikovanja učinkov pridobitne in nepridobitne dejavnosti.
19.4 Značilnosti nepridobitnih združb so zlasti še naslednje:
19.5 Delovanja neprofitne združbe ne spremljamo samo na ravni podjetja, temveč praviloma tudi na nižjih ravneh poslovanja oziroma mestih odgovornosti, kot so:
19.6 Poslovodni oziroma odločevalni vidik v nepridobitnih združbah temelji na izidnem poslovodenju in obsega:
19.7 Načrtovanje notranjega poročanja se vsebinsko nanaša na informacijske potrebe v zvezi z odločanjem na naslednjih področjih:
19.8 V okviru vsebinskih odločitev o notranjem poročanju so pomembni zlasti odgovori na naslednja vprašanja:
Odgovori na ta vprašanja se razlikujejo v odvisnosti od posebnosti posamezne združbe in njene dejavnosti. V okviru združbe se praviloma spreminjajo v času, in sicer v odvisnosti od njenega razvoja in okolja.
19.9 Priprava izvajanja notranjega poročanja obsega sklop organizacijskih ukrepov za smotrno in pravočasno izvajanje načrtovanega notranjega poročanja. V ta okvir spada tudi priprava ustreznega ravnanja s kadri, priprava komuniciranja in motiviranja ter vodenja in organiziranja ustreznih organizacijskih enot.
19.10 Pri organiziranju notranjega poročanja je treba upoštevati potrebe po informacijah, ki izhajajo iz posebnosti nepridobitne dejavnosti in iz uresničevanja poslanstva združbe.
19.11 Pri opredelitvi kazalnikov je treba upoštevati temeljno načelo ustrezne vrednosti za vložen denar, ki ga izraža razmerje med doseženim učinkom (izraženim denarno ali nedenarno) in stroški programa oziroma politike.
19.12 Pri izboru kazalcev in kazalnikov so koristna zlasti naslednja vprašanja:
19.13 Za oblikovanje opredeljenih informacij je treba organizacijsko zagotoviti zajemanje in ustrezno obravnavanje potrebnih podatkov.
C Informacijski vidik
19.14 Informacijski vidik načeloma obsega:
19.15 Informiranje je usmerjeno k posredovanju informacij zlasti o:
19.16 Pri oblikovanju in predstavljanju mer delovanja so pomembni zlasti naslednji koraki:
19.17 Shranjevanje in arhiviranje je posebej pomembno zaradi številne neračunovodske dokumentacije, ki pa odraža vsebino delovanja nepridobitne združbe.
19.18 Poročanje o nadziranju povečuje zanesljivost informacij za odločanje ter podlag za izboljševanje delovanja v prihodnosti. Poročanje o nadziranju je sestavni del poročanja o tekočem poslovanju.
D Izvajalni vidik
19.19 Z izvajalnega vidika mora biti zagotovljena informacijska veljavnost poročil zlasti ob upoštevanju naslednjih načel:
19.20 Pri pripravljanju informacij o prihodnosti je treba upoštevati zlasti:
19.21 Za pripravo informacij o prihodnosti je treba:
19.22 Za doseganje ustrezne kakovosti informacij je pomembno zlasti:
19.23 Pri izvajanju nadziranja notranjega poročanja je treba upoštevati načelo osebne odgovornosti in profesionalnosti v celotnem informacijskem procesu.
19.1 Za notranje poročanje v nepridobitnih združbah smiselno veljajo načela kodeksa v poglavjih 1 do 18. V tem poglavju so poudarjene pomembnejše posebnosti v notranjem poročanju o poslovnih dosežkih v nepridobitnih združbah in v tistih pridobitnih združbah, ki ponujajo tudi storitve javnega značaja.
19.2 Delovanje nepridobitnih združb obsega široko področje delovanja, od državnih, političnih,dobrodelnih, izobraževalnih, kulturnih do sindikalnih organizacij. To kaže na njihovo razmeroma veliko nehomogenost in torej na številne razlike med njimi. Zato so s tem poglavjem obravnavana le splošna načela notranjega poročanja, ki so značilna za nepridobitno dejavnost.
19.3 Temeljna značilnost nepridobitnih združb je nudenje storitev in izvajanje programov, ki so namenjeni izključno javnim koristim. Njihov presežek prihodkov nad odhodki pri poslovanju ne pripada lastnikom oziroma ustanoviteljem, temveč je namenjen samo za uresničevanje poslanstva združbe. To načelo pa je težko dosledno uresničevati v razmerah nejasnega razlikovanja učinkov pridobitne in nepridobitne dejavnosti.
19.4 Značilnosti nepridobitnih združb so zlasti še naslednje:
- poslovni učinki niso značilno tržni, med seboj niso konkurenčni in so težko merljivi, pogosto pa se pokažejo šele v daljšem časovnem obdobju; zato so pogosto bolj pomembne nedenarno izražene informacije;
- končni rezultat poslovanja se izraža neposredno (izid iz poslovanja), zlasti pa neposredno v spremembi kakovosti storitev, življenja in okolja posameznika in družbe nasploh;
- upravljanje nepridobitnih združb ni tako tesno povezano z ustanoviteljstvom ali (so)lastništvom, kot v primeru podjetij in je v različnih vrstah nepridobitnih združb zelo različno urejeno;
- odgovornost ustanovitelja je še bolj raznoliko urejena, kot v primeru različnih podjetij;
- trg nepridobitnih storitev je opredeljen s socialnimi in kulturnimi potrebami družbe oziroma posameznika (pogosto z odločitvami države) če se le-te spremenijo, se spremeni tudi potreba po obstoju nepridobitne združbe; zato visoka učinkovitost ni temeljni pogoj za njen obstoj;
- dejansko povpraševanje po storitvah pa je lahko bistveno večje, kot je financer pripravljen plačati;
- prihodki so odvisni predvsem od ustanoviteljev in sposobnosti poslovodstva pri predstavljanju poslanstva posamezne nepridobitne združbe, zato je izredno pomembno dolgoročno načrtovanje delovanja;
- vložki v proces poslovanja so pogosto težko merljivi;
- odgovornost je opredeljena predvsem s pričakovanji in zahtevami deležnikov (ustanovitelji, donatorji, uporabniki storitev, prostovoljci, državni organi, zainteresirana javnost);
- posamezna aktivnost ima lahko več različnih koristi oziroma učinkov na različnih področjih, več posameznih aktivnosti pa ima lahko le en skupni učinek;
- stroški poslovanja so v določeni meri povzročeni z odločitvami ustanoviteljev (zlasti državnih organov) in ne poslovodstva;
- zunanje poročanje je zelo razvito (standardizirano) in pomembno vpliva na informacijski sistem nepridobitne združbe;
- nepridobitne združbe imajo svoj sistem računovodenja in svoj kontni okvir;
- politika (ne)amortiziranja lahko bistveno vpliva na izrazno moč računovodskih informacij;
- delitev presežka prihodkov nad odhodki na del iz pridobitne in na del iz nepridobitne dejavnosti, povzroča posebne težave pri oblikovanju informacijskega sistema, tako po prihodkovni kot tudi po odhodkovni plati;
- delitev sredstev in obveznosti do virov sredstev glede na pridobitno in nepridobitno dejavnost je pogosto arbitrarna ali pa je sploh ni;
- računovodski podatki brez podrobnejših analiz običajno ne omogočajo objektivnih in realnih informacij o učinkovitosti poslovanja;
- decentralizacija (oblikovanje mest odgovornosti), ki je v podjetjih koristna, ne more odpraviti posledic razlik med pridobitnim in nepridobitnim delom poslovanja nepridobitnih združb;
- pogosto se laže merljivim ciljem daje prevelik poudarek;
- izložki iz poslovanja (enote storitev ali proizvodov) združbe se razlikujejo od njenih dosežkov (dogodki, pojavi ali spremembe, ki izražajo napredek v doseganju poslanstva in koristi uporabnikov storitev).
19.5 Delovanja neprofitne združbe ne spremljamo samo na ravni podjetja, temveč praviloma tudi na nižjih ravneh poslovanja oziroma mestih odgovornosti, kot so:
- organizacijske enote,
- programi,
- projekti,
- storitve,
19.6 Poslovodni oziroma odločevalni vidik v nepridobitnih združbah temelji na izidnem poslovodenju in obsega:
- načrtovanje notranjega poročanja
- pripravljanje (organiziranje) izvajanja notranjega poročanja
- nadziranje procesov notranjega poročanja.
19.7 Načrtovanje notranjega poročanja se vsebinsko nanaša na informacijske potrebe v zvezi z odločanjem na naslednjih področjih:
- razvijanje celovitih načrtov pri spoznavanju potreb,
- ugotavljanje potreb,
- želeni dosežki pri deležnikih oblikovanje politik, programov in storitev,
- razvijanje načinov merjenja delovanja,
- želeni izidi združbe,
- predračunavanje izidov,
- aktivnosti za doseganje izidov,
- Potrebni vložki,
- zbiranje podatkov za ustrezno vodenje procesov,
- Vrednotenje in odzivanje na izide,
- informiranje o izidih,
- poslovna odličnost,
- etika delovanja.
19.8 V okviru vsebinskih odločitev o notranjem poročanju so pomembni zlasti odgovori na naslednja vprašanja:
- Kako bomo spremljali tekoče delovanje na naslednjih področjih:
- merjenje vložkov,
- merjenje dejavnosti in procesov,
- merjenje kakovosti storitev (zlasti pravočasnost, zadovoljstvo uporabnikov, enakovrednost uporabnikov),
- merjenje učinkov (razmerje med vložki in izložki),
- merjenje dosežkov.
- Kateri so cilji posameznega programa oziroma politike nepridobitne organizacije?
- Kakšna je njihova relativna pomembnost (prioritete)?
- Kateri cilji so končni in kateri so podrejeni?
- Kako spoznamo (merimo), če so cilji doseženi?
- Kateri so ustrezni neposredni in posredni stroški za doseganje teh ciljev in kdo jih nosi?
- Ali so stroški v odvisnosti od ciljev?
- Kdo nadzira stroške in učinke?
- Ali je treba program ponovno preveriti, da bi dosegli vse cilje in zadostilo potrebi po spremljanju in nadzoru nad poslovanjem?
Odgovori na ta vprašanja se razlikujejo v odvisnosti od posebnosti posamezne združbe in njene dejavnosti. V okviru združbe se praviloma spreminjajo v času, in sicer v odvisnosti od njenega razvoja in okolja.
19.9 Priprava izvajanja notranjega poročanja obsega sklop organizacijskih ukrepov za smotrno in pravočasno izvajanje načrtovanega notranjega poročanja. V ta okvir spada tudi priprava ustreznega ravnanja s kadri, priprava komuniciranja in motiviranja ter vodenja in organiziranja ustreznih organizacijskih enot.
19.10 Pri organiziranju notranjega poročanja je treba upoštevati potrebe po informacijah, ki izhajajo iz posebnosti nepridobitne dejavnosti in iz uresničevanja poslanstva združbe.
19.11 Pri opredelitvi kazalnikov je treba upoštevati temeljno načelo ustrezne vrednosti za vložen denar, ki ga izraža razmerje med doseženim učinkom (izraženim denarno ali nedenarno) in stroški programa oziroma politike.
19.12 Pri izboru kazalcev in kazalnikov so koristna zlasti naslednja vprašanja:
- Ali izbrani kazalci poslovanja resnično odražajo osnovne značilnosti poslovanja?
- Ali je njihovo prikazovanje smiselno?
- Kateri so razlogi za izbor določenega kazalca?
- Ali je možna mednarodna primerjava?
- Ali je možno spremljati časovno serijo?
- ali so kazalniki produktivnosti dela vključeni?
- Ali so izbrani ustrezni standardi storitev, vložkov in rezultatov?
- Kateri so razlogi za izbor določenega standarda?
- Kakšen je lahko vpliv inflacije na izbrani kazalec ali kazalnik?
- Kateri kazalci in kazalniki zahtevajo poseben komentar pri njihovi mednarodni primerjavi ali pri analizi gibanja v času?
- Kakšen vpliv ima lahko kazalec ali kazalnik na obnašanje poslovodstva organizacije?
- Kateri kazalci ali kazalniki so pomembni z vidika sistema motiviranja poslovodstva?
- katere so možne napake ali nerazumevanje pri spremljanju ali razumevanju izbranega kazalca ali kazalnika?
- Kakšni so stroški spremljanja določenega kazalca ali kazalnika?
19.13 Za oblikovanje opredeljenih informacij je treba organizacijsko zagotoviti zajemanje in ustrezno obravnavanje potrebnih podatkov.
C Informacijski vidik
19.14 Informacijski vidik načeloma obsega:
- informiranje,
- shranjevanje in arhiviranje podatkov,
- poročanje o nadziranju.
19.15 Informiranje je usmerjeno k posredovanju informacij zlasti o:
- spremljanju napredka pri uresničevanju namer in predvidevanju prihodnjega delovanja; s tem v zvezi so pomembni zlasti odgovori na naslednja vprašanja:
- ali je napredek pri doseganju namer v okviru pričakovanj,
- ali se dosegajo pričakovani izidi in dosežki,
- ali je treba program prilagoditi glede na spremenjene okoliščine;
- izboljšanju storitev glede proizvajalnosti, kakovosti, pravočasnosti;
- uspešnosti programov in združbe kot celote;
- primerjavam s sorodnimi združbami;
- vodenju zaposlencev;
- izboljšanju notranjega in zunanjega komuniciranja.
19.16 Pri oblikovanju in predstavljanju mer delovanja so pomembni zlasti naslednji koraki:
- ugotovitev poslanstva in potreb ciljne populacije;
- Ugotovitev uporabnikov informacij in nameravane uporabe meritev;
- ugotovitev delovanja, ki naj se meri;
- Razvoj mer delovanja in sistema meritev:
- izbor uporabljivih mer za vsak vidik delovanja;
- ugotovitev potrebnih podatkov in njihovih virov;
- priprava pripomočkov za zbiranje podatkov in zagotovitev njihove zanesljivosti;
- priprava meril;
- izbor primerjalnih sodil za presojanje ustreznosti delovanja, na primer:
- smeri gibanja v preteklosti;
- programsko delovanje med organizacijskimi enotami in geografskimi področji;
- primeri poznanih odličnih združb;
- Pričakovanja in želje uporabnikov
- zagotovitev pojasnjevalnih informacij o programu, zlasti o:
- Značilnostih meril;
- tveganjih pri ocenah;
- vzrokih ugotovljenih sprememb pri delovanju;
- posledicah delovanja;
- grafični prikaz rezultatov delovanja;
- zagotovitev, da informacije zadostujejo potrebam uporabnikov zlasti z vidika uporabnosti, ustreznosti primerjav, pogostosti in pravočasnosti.
19.17 Shranjevanje in arhiviranje je posebej pomembno zaradi številne neračunovodske dokumentacije, ki pa odraža vsebino delovanja nepridobitne združbe.
19.18 Poročanje o nadziranju povečuje zanesljivost informacij za odločanje ter podlag za izboljševanje delovanja v prihodnosti. Poročanje o nadziranju je sestavni del poročanja o tekočem poslovanju.
D Izvajalni vidik
19.19 Z izvajalnega vidika mora biti zagotovljena informacijska veljavnost poročil zlasti ob upoštevanju naslednjih načel:
- · merjenje delovanja mora biti zanesljivo in točno:
- izložki in dosežki morajo biti točno opredeljeni in izmerjeni;
- značilnosti izložkov in dosežkov morajo biti podrobno navedene;
- vložki morajo biti povezani z izložki in dosežki;
- podatki o vložkih, izložkih in dosežkih se morajo sprotno preverjati;
- poročanje mora biti prilagojeno potrebam poslovodstva in neposrednih izvajalcev:
- kazalniki o delovanju morajo biti uporabljivi za ocenjevanje neposrednih izvajalcev;
- poročila morajo biti ustrezna za pravočasno izvajanje delovnih nalog;
- informacije naj se uporabljajo za povečanje učinkovitosti delovanja:
- izražati morajo možnosti izboljšanja delovanja;
- izboljšanje se mora spremljati in ovrednotiti;
- informacije morajo spodbujati zaposlence in poslovodstvo k povečanju učinkovitosti;
- informacije morajo omogočiti oceno potreb po virih v prihodnosti;
- merjenje učinkovitosti in poročanje mora biti sprotno:
- zbiranje in obdelava podatkov se morata prilagajati glede na pomanjkljivosti;
- sistemi za merjenje delovanja naj odražajo spremembe v notranji organiziranosti in/ali zakonodaji.
- oročanje mora zagotoviti ocenjevanje kakovosti in stopnje izvajanja ter doseganja namer in ciljev, ukrepov za doseganje namer in ciljev ter ustrezne odgovornosti oseb za pripravo, predstavitev in pojasnjevanje informacij.
19.20 Pri pripravljanju informacij o prihodnosti je treba upoštevati zlasti:
- namere in cilje,
- obrazložitve namer in ciljev,
- ukrepe za uresničevanje namer in doseganje ciljev,
- podlage za ovrednotenje,
- odgovorne osebe,
- kazalce in kazalnike.
19.21 Za pripravo informacij o prihodnosti je treba:
- zagotoviti zadostno strokovno znanje in izkušnje,
- pripraviti ustrezno dokumentacijo v podporo predpostavkam,
- uporabiti ustrezne modele in statistične, matematične ter računalniško podprte metode,
- upoštevati informacije o prihodnosti, ki so bile pripravljene v preteklosti in poznati razloge za odmike.
19.22 Za doseganje ustrezne kakovosti informacij je pomembno zlasti:
- vzpostaviti razvid postopkov in pogostosti nadziranja stanj in dosežkov pri delovanju združbe;
- dosledno uporabljati dosežke nadzora pri prilagajanju in prihodnem delovanju;
- vzpostaviti razvid podrobnosti o uvedbi in spremljanju priporočil prejšnjih izsledkov nadzora,
- izpopolnjevati modele spremljanja odličnosti poslovanja.
19.23 Pri izvajanju nadziranja notranjega poročanja je treba upoštevati načelo osebne odgovornosti in profesionalnosti v celotnem informacijskem procesu.