Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
10. poglavje
10 SPLOŠNA NAČELA O ORGANIZIRANJU INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA NOTRANJE POROČANJE
I. NAČELA ORGANIZACIJSKE STRUKTURE IN PROCESOV
A Izhodišča 10.1 Organiziranje (priprava izvajanja) informacijskega sistema za notranje poročanje temelji na splošnih načelih o informacijskem sistemu za notranje poročanje iz prvega poglavja tega kodeksa. 10.2 Informacijski sistem za notranje poročanje je organizacijsko vključen v celotni informacijski sistem združbe, pri čemer je treba upoštevati posebnosti notranjega poročanja oziroma razlike v primerjavi z zunanjim poročanjem (točka 1.2 tega kodeksa). Prav tako je računovodstvo za notranje poročanje skupaj z računovodstvom za zunanje poročanje vključeno v celovit računovodski informacijski sistem. 10.3 Informacijski sistem za notranje poročanje z vidika informacijskih procesov kot prvo fazo obsega tri področja evidentiranja podatkov (knjigovodenje, izvajalno oziroma operativno evidentiranje in statistično evidentiranje), nato pa še predračunavanje, analiziranje, informiranje, shranjevanje in nadziranje znotraj sistema. To so obenem tudi področja organiziranja sistema notranjega poročanja. 10.4 Tako kot celotni informacijski sistem se tudi informacijski sistem za notranje poročanje razteza v vse organizacijske enote združbe. Vsako (re)organiziranje sistema notranjega poročanje pomeni torej (re)organiziranje celotne združbe z vidika notranjega poročanja. 10.5 Vodenje sistema notranjega poročanja se odvija predvsem s koordiniranjem in usklajevanjem procesov, kar obsega načrtovanje, organiziranje in nadziranje teh procesov ter vodenje ljudi. |
|
10.6 Običajno je vodja sistema notranjega poročanja obenem tudi koordinator zunanjega poročanja, v manjših podjetjih pa kar vodja računovodstva.
10.7 Organiziranje sistema za notranje poročanje načeloma poteka v več fazah:
10.8 Makro organiziranost opredeljuje sistem notranjega poročanja na ravni združbe, mezo organiziranost pa opredeljuje organizacijske enote, ki izvajajo procese notranjega poročanja, zlasti računovodsko službo. Mikro organiziranost opredeljuje strukturo delovnih nalog po programih dela (delovnih mestih) in njihovo razporejanje.
10.9
B Poslovodni vidik
10.10 Poslovodni oziroma odločevalni vidik procesa (re)organiziranja sistema notranjega poročanja obsega odločanje in usklajevanje pri:
10.11 Pri načrtovanju organiziranja sistema notranjega poročanja se združba odloča zlasti o:
10.12 Najpomembnejši del načrtovanja organiziranja notranjega poročanja je načrtovanje organiziranja računovodstva za notranje poročanje.
10.13 Načrt organiziranja računovodstva s poslovodnega vidika obsega:
10.14 Spreminjanje oziroma razvoj organiziranosti (organizacijski razvoj) je nenehni proces preoblikovanja notranjih prvin združbe za obvladovanje odločilnih vplivnih dejavnikov, pomembnih za njeno učinkovitost in uspešnost.
10.15 Temeljna dejavnika organizacijskega razvoja sistema notranjega poročanja sta razvoj potreb po informacijah in razvoj informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT). Razvoj potreb po informacijah neposredno vpliva na proces analiziranja za notranje poročanje, ki je obravnavan v četrtem poglavju tega kodeksa, načela organiziranja v zvezi z IKT pa obravnava drugi del desetega poglavja tega kodeksa.
10.16 Razvoj organiziranosti sistema notranjega poročanja in s tem tudi računovodstva za notranje poročanje se načeloma odvija v dveh smereh:
b) razvoj informacijskih funkcij sistema,
10.18 Pri organiziranju je treba upoštevati zlasti velikost in organizacijsko obliko združbe, razpoložljivost kadrov, raven znanja, slog vodenja ter organizacijsko kulturo združbe.
10.19 Nadziranje procesa organiziranja se odvija ves čas poteka procesa skladno z načrtovanim načinom in obliko nadziranja projekta predvsem na naslednjih področjih: nadziranje v teku procesa (re)organiziranja in postavljanja dokumentacijskega sistema ter nadziranje ustreznosti uvedenih organizacijskih rešitev skladno z načeli petega poglavja tega kodeksa. To omogoča ustrezne popravljalne ukrepe.
10.20 V okviru etičnosti organiziranja je treba v celoti upoštevati načela poklicne in poslovne etike in jih usklajevati z načeli osebne etike nosilca organiziranja zlasti pa je treba ustrezno upoštevati načela o etičnosti odločanja skladno z drugim poglavjem Kodeksa poklicne etike poslovnega finančnika.
C Informacijski vidik
10.21 Informacijski vidik procesa organiziranja sistema notranjega poročanja obsega:
10.23 Znaki o potrebah po reorganiziranju so praviloma izid sprotnega analiziranja poslovanja oziroma organiziranosti združbe skladno z načeli analiziranja v četrtem poglavju tega kodeksa.
10.24 Analiza stanja organiziranja računovodstva obsega zlati.
10.25 Informiranje o procesih in izidih organiziranja sistema notranjega poročanja se praviloma odvija v razmerjih do:
10.26 Informiranje o procesih in izidih organiziranja pomeni posredovanje informacij o učinkovitosti posameznih organizacijskih rešitev, ki se kaže zlasti v kakovosti poročanja in kakovosti informacij ob danih stroških informacijskega sistema.
10.27 Informacije o organiziranosti sistema za notranje poročanje na temeljni ravni so zlasti informacije o slabostih, prednostih, priložnostih in nevarnostih (SWOT matrika) po posameznih dejavnikih informacijskega sistema za notranje poročanje ter informacije o učinkovitosti organizacijske podpore oblikovanju informacij za notranje poročanje po posameznih organizacijskih delih sistema notranjega poročanja.
10.28 Informacije o organiziranosti sistema za notranje poročanje na sprotni ravni kažejo tekoče delovanje informacijskega sistema in omogočajo sprotne organizacijske odločitve.
10.29 Računovodske informacije za notranje poročanje se širijo na področje netradicionalnih vrednostnih in nevrednostnih informacij, kot so na primer:
10.30 Informacije o organiziranosti sistema za notranje poročanje so praviloma izid analiziranja sistema notranjega poročanja z organizacijskega vidika skladno z načeli četrtega poglavja tega kodeksa.
10.31 Nosilci informiranja v zvezi z organiziranjem so nosilci procesov organiziranja v povezavi z uporabniki informacij v okviru notranjega poročanja.
10.32 Pri informiranju v okviru procesov organiziranja je treba ustrezno upoštevati splošna načela informiranja in komuniciranja v šestem poglavju tega kodeksa.
10.33 Shranjevanje z organiziranjem povezanih listin obsega njihovo tekoče in redno shranjevanje in vzdrževanje v skladu z organizacijskimi navodili združbe, pri čemer je treba upoštevati načela o shranjevanju v sedmem poglavju tega kodeksa.
10.33 Poročanje o nadziranju organiziranja pomeni predstavljanje ugotovitev o kakovosti delovanja in ustreznosti procesa organiziranja, pri čemer je treba upoštevati načela o nadziranju v osmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
10.37 Izvajanje (re)organiziranja sistema notranjega poročanja temelji na načrtu uvedbe in ustreznih normativnih sprememb. Najpomembnejši del je (re)organiziranje računovodstva.
10.38 V okviru organiziranja računovodstva je koristno upoštevati:
10.39 Izvajalni vidik procesa (re)organiziranja računovodstva načeloma obsega uvajanje (udejanjanje) sprememb in se izvaja stopenjsko:
10.40 Po končani uvedbi sprememb sta pomembni še dve nadaljnji aktivnosti in sicer:
10.41 Različni interesi in z njimi povezane potrebe po informacijah zahtevajo različne organizacijske usmeritve notranjega poročanja in še posebej računovodstva (npr. okoljsko računovodstvo, strateško računovodstvo).
10.42 Organiziranost notranjega poročanja je urejena z ustreznimi splošnimi akti oziroma z organizacijskimi predpisi združbe. Pri tem so zlasti pomembni pravilnik o računovodstvu in druga organizacijska navodila, ki morajo vsebovati ustrezna določila o organiziranosti računovodstva v družbi.
10.43 Organizacijska pravila o računovodstvu obsegajo zlasti:
10.45 V manjših združbah je nosilec procesa (re)organiziranja sistema notranjega poročanja kar vodja računovodstva.
10.46 V številnih združbah je prisotno organizacijsko povezovanje računovodstva in finančne funkcije združbe, kar praviloma poraja probleme (tudi v pogledu prevar), če pristojnosti in odgovornosti ter naloge niso ustrezno vsebinsko razmejene med vodjo financ in vodjo računovodstva. Če oboje opravlja ena oseba, je treba ustrezno razporediti določene naloge tudi na druge zaposlence (zlasti na poslovodjo združbe), obenem pa je nujno zagotoviti tudi ustrezno nadziranje za preprečevanje možnih napak in prevar.
10.47 V večjih poslovnih sistemih z več pravnimi osebami je pomembno organizacijsko zagotoviti ustrezno obravnavanje podatkov in oblikovanje informacij po segmentih, ki pri ne sovpadajo nujno z mesti odgovornosti.
10.48 Pri izvajanju organiziranja informacijskega sistema je treba v upoštevati načela poklicne in poslovne etike in jih usklajevati z načeli osebne etike nosilca organiziranja, zlasti pa je treba ustrezno upoštevati načela o etičnosti izvajanja v četrtem poglavju Kodeksa poklicne etike poslovnega finančnika.
II. NAČELA ORGANIZIRANJA INFORMACIJSKE IN KOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE
A Izhodišča
10.50 Organiziranje informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT) je del procesa organiziranja informacijskega sistema. Obsega vse tehnične vsebine, ki se uporabljajo za ravnanje s podatki oziroma informacijami.
10.51 Temeljna področja organiziranja IKT so:
B Poslovodni vidik
10.53 Poslovodni vidik obsega načrtovanje, pripravo izvajanja in nadziranje organiziranja IKT.
10.54 Pri načrtovanju je treba izhajati iz opredeljenih potreb, ki se kažejo zlasti pri oblikovanju podatkov, vnosu podatkov, urejanju podatkov, prenosu podatkov, shranjevanju podatkov, izdelavi in oblikovanju informacij, prenosu informacij, shranjevanju informacij, predstavljanju informacij.
10.55 Potrebe po informacijah je treba opredeliti s kratkoročnega, srednjeročnega in dolgoročnega vidika.
10.56 Na osnovi potreb po informacijah je treba opredeliti naloge, ki jih IKT opravlja samostojno in naloge, ki jih IKT opravlja v sodelovanju s fizično osebo.
10.57 Pri načrtovanju je treba upoštevati kadrovske, prostorske in finančne zmožnosti združbe ter njihov razvoj.
10.58 Priprava izvedbe obsega izbiro opreme, dobavitelja in izvajalcev ter pripravo ustreznih razmer za postavitev IKT v predvidenem roku.
10.59 Nadziranje je potrebno tako v teku načrtovanja in izbiranja opreme ter dobaviteljev kot tudi pri izvedbi IKT in njenem delovanju.
C Informacijski vidik
10.61 Informacijski vidik organiziranja IKT je smiselno zajet že v točkah 10.22 do 10.35 tega poglavja.
10.62 Nosilci podatkov in informacij v dokumentacijskem sistemu so listine. Na njih so zabeleženi postopki obravnavanja podatkov, da se vedno lahko preveri njihova verodostrojnost.
10.63 Na listinah se informacije ne morejo spreminjati, ne glede na to ali je listina v papirni ali elektronski obliki.
D Izvajalni vidik
10.65 Izvajalni vidik organiziranja IKT zajema njeno, postavitev, uporabo, dograjevanje, zamenjavo in odstranjevanje. To so posegi v delovanje IKT, ki naj omogočajo njeno učinkovitejšo uporabo.
10.66 Postavitev IKT obsega nakup in montažo, preizkus delovanja, izobraževanje uporabnikov, vzdrževanje in posodabljanje.
10.67 IKT mora pri izvajanju nalog ustrezati predvsem zahtevam, ki jih postavi uporabnik (temeljne zahteve) in načelnim zahtevam kakovostnega informacijskega sistema (prvo in šesto poglavje tega kodeksa).
10.68 IKT mora omogočati:
10.69 IKT mora biti zanesljiva, kar pomeni doslednost, natančnost in predvidljivost delovanja. Zato vsebuje številne notranje kontrole. Zagotavljati mora ustrezne samodejne varnostne kopije in ustrezen nadomestni (rezervni) sistem.
10.70 IKT mora biti v dobi koristnosti ustrezno vzdrževana in ustrezno prilagodljiva.
10.71 Pri vsaki spremembi je priporočljivo ročno preverjanje delovanja programske opreme.
10.72 IKT deluje na jasno opredeljenem dokumentacijskem sistemu, ki določa gibanje listin od njihovega nastanka do arhiviranja oziroma uničenja.
10.73 Posebna pravila so določena za nastanek in gibanje knjigovodskih listin skladno s SRS in notranjimi akti združbe, ki morajo upoštevati potrebe notranjega poročanja in načela sedmega poglavja tega kodeksa.
10.7 Organiziranje sistema za notranje poročanje načeloma poteka v več fazah:
- preučitev vizije in razvojnih usmeritev združbe ter ustreznih informacijskih potreb,
- posnetek in analiza obstoječe organiziranosti (preučitev ugodnosti in pomanjkljivosti z vidika podpore viziji ter ugotovitev področij potrebnih sprememb),
- načrt makro, mezo in mikro organiziranosti sistema za notranje poročanje,
- načrt uvedbe sprememb (sprožitev postopka, opredelitev potrebnih pristopov in morebitnih težav pri uvajanju sprememb),
- normativna podpora,
- zagotovitev ustreznega (tudi elektronskega) dokumentacijskega sistema,
- uvedba sprememb in nadziranje uvajanja,
- preveritev in spremljanje učinkov sprememb ter morebitni popravki.
10.8 Makro organiziranost opredeljuje sistem notranjega poročanja na ravni združbe, mezo organiziranost pa opredeljuje organizacijske enote, ki izvajajo procese notranjega poročanja, zlasti računovodsko službo. Mikro organiziranost opredeljuje strukturo delovnih nalog po programih dela (delovnih mestih) in njihovo razporejanje.
10.9
B Poslovodni vidik
10.10 Poslovodni oziroma odločevalni vidik procesa (re)organiziranja sistema notranjega poročanja obsega odločanje in usklajevanje pri:
- kratkoročnemu in dolgoročnemu načrtovanju organiziranosti notranjega poročanja,
- pripravi izvajanja (organiziranje sistema notranjega poročanja),
- nadziranju procesa (re)organiziranja,
- etičnosti organiziranja.
10.11 Pri načrtovanju organiziranja sistema notranjega poročanja se združba odloča zlasti o:
- organizacijski strukturi, organizacijskem sistemu in organizacijskih vlogah v okviru notranjega poročanja, vključno z opredelitvijo mest odgovornosti;
- načinu in postopku uvajanja sprememb ter o njegovem razvoju;
- spremembah v normativni podpori (splošni akti in organizacijska navodila) notranjemu poročanju;
- dokumentacijskem sistemu (sistem in šifriranje listin, gibanje listin, odgovorne osebe),
- potrebnih sredstvih in informacijski tehnologiji ter kadrovskih zmogljivosti.
10.12 Najpomembnejši del načrtovanja organiziranja notranjega poročanja je načrtovanje organiziranja računovodstva za notranje poročanje.
10.13 Načrt organiziranja računovodstva s poslovodnega vidika obsega:
- opredelitev vseh nalog računovodstva, ki se bodo opravljale v združbi;
- opredelitev nalog, ki se bodo opravljale znotraj in nalog, ki se bodo opravljale zunaj računovodske službe;
- opredelitev nalog, ki se bodo opravljale zunaj združbe;
- zamisel ustrezne organizacijske strukture računovodstva na makro, mezo in mikro ravni;
- zamisel ustreznih organizacijskih sistemov vključno s predvideno informacijsko tehnologijo;
- zamisel zagotovitve potrebnih kadrov v posameznih organizacijskih enotah po dinamiki in kvalifikacijah.
10.14 Spreminjanje oziroma razvoj organiziranosti (organizacijski razvoj) je nenehni proces preoblikovanja notranjih prvin združbe za obvladovanje odločilnih vplivnih dejavnikov, pomembnih za njeno učinkovitost in uspešnost.
10.15 Temeljna dejavnika organizacijskega razvoja sistema notranjega poročanja sta razvoj potreb po informacijah in razvoj informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT). Razvoj potreb po informacijah neposredno vpliva na proces analiziranja za notranje poročanje, ki je obravnavan v četrtem poglavju tega kodeksa, načela organiziranja v zvezi z IKT pa obravnava drugi del desetega poglavja tega kodeksa.
10.16 Razvoj organiziranosti sistema notranjega poročanja in s tem tudi računovodstva za notranje poročanje se načeloma odvija v dveh smereh:
- v smeri razvoja informacijskega sistema samega:
b) razvoj informacijskih funkcij sistema,
- v razmerju med računovodskim in neračunovodskim informacijskim sistemom za notranje poročanje, pri čemer se računovodski sistem širi na račun neračunovodskega.
10.18 Pri organiziranju je treba upoštevati zlasti velikost in organizacijsko obliko združbe, razpoložljivost kadrov, raven znanja, slog vodenja ter organizacijsko kulturo združbe.
10.19 Nadziranje procesa organiziranja se odvija ves čas poteka procesa skladno z načrtovanim načinom in obliko nadziranja projekta predvsem na naslednjih področjih: nadziranje v teku procesa (re)organiziranja in postavljanja dokumentacijskega sistema ter nadziranje ustreznosti uvedenih organizacijskih rešitev skladno z načeli petega poglavja tega kodeksa. To omogoča ustrezne popravljalne ukrepe.
10.20 V okviru etičnosti organiziranja je treba v celoti upoštevati načela poklicne in poslovne etike in jih usklajevati z načeli osebne etike nosilca organiziranja zlasti pa je treba ustrezno upoštevati načela o etičnosti odločanja skladno z drugim poglavjem Kodeksa poklicne etike poslovnega finančnika.
C Informacijski vidik
10.21 Informacijski vidik procesa organiziranja sistema notranjega poročanja obsega:
- informiranje o potrebah po reorganiziranju sistema notranjega poročanja,
- informiranje o učinkovitosti procesov in rešitvah organiziranja,
- komuniciranje med nosilci organiziranja in drugimi vpletenimi,
- shranjevanje in arhiviranje organizacijskih navodil in ustreznih splošnih aktov,
- poročanje o nadziranju organiziranja.
10.23 Znaki o potrebah po reorganiziranju so praviloma izid sprotnega analiziranja poslovanja oziroma organiziranosti združbe skladno z načeli analiziranja v četrtem poglavju tega kodeksa.
10.24 Analiza stanja organiziranja računovodstva obsega zlati.
- ugotovitev nalog, ki jih opravlja računovodstvo v združbi (pri tem zajamemo vse računovodske informacijske funkcije);
- ugotovitev, v katerih organizacijskih enotah posamezne naloge opravljajo;
- ugotovitev, kdo (po posameznih delovnih mestih) te naloge v organizacijskih enotah opravlja, kakšna so njegova formalna pooblastila in odgovornosti;
- ugotovitev, kdo načrtuje opravljanje teh nalog in kdo ga nadzira;
- ugotovitev učinkovitosti in uspešnosti opravljanja teh nalog;
- ugotovitev, katere naloge računovodstva opravljajo zunaj združbe, kdo jih opravlja in s kakšno učinkovitostjo ter uspešnostjo;
- ugotovitev, katere naloge se opravljajo v računovodstvu, vendar ne sodijo v računovodski informacijski sistem;
- ugotovitev o usklajenosti organiziranosti računovodstva z vizijo in strategijo združbe kot celote;
- ugotovitev posebnih dejavnikov, ki lahko vplivajo na opredelitev in izvajanje nalog računovodstva;
- ugotovitev, katere računovodske naloge bi bilo, zaradi boljše podpore notranjemu poročanju, še koristno opravljati;
- analizo in oceno kadrovskih zmogljivosti v računovodski službi, po potrebi pa tudi v združbi oziroma drugih organizacijskih enotah;
- analizo ustreznosti informacijske tehnologije za podporo računovodstvu skladno z načeli v drugem delu tega poglavja kodeksa;
- oceno organiziranosti računovodstva na osnovi zgornjih ugotovitev, ki vsebuje vse zgoraj navedene vidike.
10.25 Informiranje o procesih in izidih organiziranja sistema notranjega poročanja se praviloma odvija v razmerjih do:
- poslovodstva združbe,
- nosilcev organiziranja notranjega poročanja,
- nadzorovalcev organiziranja,
- nadzorovancev nadziranja.
10.26 Informiranje o procesih in izidih organiziranja pomeni posredovanje informacij o učinkovitosti posameznih organizacijskih rešitev, ki se kaže zlasti v kakovosti poročanja in kakovosti informacij ob danih stroških informacijskega sistema.
10.27 Informacije o organiziranosti sistema za notranje poročanje na temeljni ravni so zlasti informacije o slabostih, prednostih, priložnostih in nevarnostih (SWOT matrika) po posameznih dejavnikih informacijskega sistema za notranje poročanje ter informacije o učinkovitosti organizacijske podpore oblikovanju informacij za notranje poročanje po posameznih organizacijskih delih sistema notranjega poročanja.
10.28 Informacije o organiziranosti sistema za notranje poročanje na sprotni ravni kažejo tekoče delovanje informacijskega sistema in omogočajo sprotne organizacijske odločitve.
10.29 Računovodske informacije za notranje poročanje se širijo na področje netradicionalnih vrednostnih in nevrednostnih informacij, kot so na primer:
- informacije, ki ne predstavljajo dejanskega ali načrtovanega poslovnega dogodka v smislu knjigovodenja (na primer informacije o primerjalni presoji, različne informacije o okolju, informacije o ciljnih vrednostih, statistične informacije o kakovosti, informacije o reklamacijah);
- informacije, ki pomenijo le možnost (ne pa nujnost) nastanka poslovnega dogodka (na primer informacije o prejetih povpraševanjih, informacije o danih ponudbah, informacije o tržnih cenah proizvodov, osnovnih sredstev, vrednostnih papirjev in finančnih instrumentov);
- informacije, ki so posredno vezane na nastanek več poslovnih dogodkov v preteklosti ali prihodnosti (na primer različne informacije o spremembah v zvezi s kadri, informacije o spremembi strukture lastništva ali statusa združbe).
10.30 Informacije o organiziranosti sistema za notranje poročanje so praviloma izid analiziranja sistema notranjega poročanja z organizacijskega vidika skladno z načeli četrtega poglavja tega kodeksa.
10.31 Nosilci informiranja v zvezi z organiziranjem so nosilci procesov organiziranja v povezavi z uporabniki informacij v okviru notranjega poročanja.
10.32 Pri informiranju v okviru procesov organiziranja je treba ustrezno upoštevati splošna načela informiranja in komuniciranja v šestem poglavju tega kodeksa.
10.33 Shranjevanje z organiziranjem povezanih listin obsega njihovo tekoče in redno shranjevanje in vzdrževanje v skladu z organizacijskimi navodili združbe, pri čemer je treba upoštevati načela o shranjevanju v sedmem poglavju tega kodeksa.
10.33 Poročanje o nadziranju organiziranja pomeni predstavljanje ugotovitev o kakovosti delovanja in ustreznosti procesa organiziranja, pri čemer je treba upoštevati načela o nadziranju v osmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
10.37 Izvajanje (re)organiziranja sistema notranjega poročanja temelji na načrtu uvedbe in ustreznih normativnih sprememb. Najpomembnejši del je (re)organiziranje računovodstva.
10.38 V okviru organiziranja računovodstva je koristno upoštevati:
- delitev računovodstva na finančno in stroškovno;
- informacijske funkcije v računovodstvu (knjigovodenje, računovodsko predračunavanje, računovodsko analiziranje in računovodsko nadziranje);
- zunanje in notranje dejavnike, ki so nosilci različnih interesov v združbi in se kažejo tudi v viziji, in poslovni politiki združbe;
- objektivne in subjektivne okoliščine stanja v združbi;
- dejavnike oziroma prednosti in slabosti centraliziranega in/ali decentraliziranega pristopa.
10.39 Izvajalni vidik procesa (re)organiziranja računovodstva načeloma obsega uvajanje (udejanjanje) sprememb in se izvaja stopenjsko:
- izdelava izvedbenega načrta, ki zajema zlasti: zahtevane zmogljivosti, nosilce, koledar uvedbe, usklajena zaporedja aktivnosti, način nadziranja uvajanja sprememb, oceno tveganja in način njegovega obvladovanja;
- izvedba korakov za lažje premagovanje odporov proti spremembam in vzpostavitev ustrezne klime za lažje uvajanje sprememb;
- izvedba skladno z načrtom in prilagajanje spremenjenim potrebam in ljudem;
- podelitev priznanj vpletenim, kar pomeni spodbudo za nadaljnje razmišljanje in izvajanje potrebnih sprememb;
10.40 Po končani uvedbi sprememb sta pomembni še dve nadaljnji aktivnosti in sicer:
- kontrola uspešnosti uvedenih sprememb, s katero preverjamo doseganje z načrtom postavljenih ciljev;
- nadaljevanje spremljanja ustreznosti organiziranosti (analiziranje organiziranosti in spremljanje znakov o potrebah po spremembah) ter oblikovanje nadaljnjega načrta organizacijskega razvoja.
10.41 Različni interesi in z njimi povezane potrebe po informacijah zahtevajo različne organizacijske usmeritve notranjega poročanja in še posebej računovodstva (npr. okoljsko računovodstvo, strateško računovodstvo).
10.42 Organiziranost notranjega poročanja je urejena z ustreznimi splošnimi akti oziroma z organizacijskimi predpisi združbe. Pri tem so zlasti pomembni pravilnik o računovodstvu in druga organizacijska navodila, ki morajo vsebovati ustrezna določila o organiziranosti računovodstva v družbi.
10.43 Organizacijska pravila o računovodstvu obsegajo zlasti:
- organiziranost računovodstva po posameznih organizacijskih enotah podjetja;
- organiziranost računovodske službe);
- opredelitev posameznih analitičnih evidenc;
- spisek odgovornih oseb za kontroliranje (likvidacijo) knjigovodskih listin;
- opredelitev notranjih kontrol in njihovega nadziranja;
- postopki v zvezi z uporabo elektronskega podpisovanja;
- postopki in odgovornost za izdajanje knjigovodskih listin;
- način, roki in odgovornost za shranjevanje knjigovodskih listin;
- krogotok knjigovodskih listin in odgovornosti v zvezi s tem;
- postopki in odgovornost za odlaganje in hranjenje knjigovodskih listin ter poslovnih knjig;
- odgovornost vodenje posameznih temeljnih in pomožnih poslovnih knjig;
- odgovornost za izdelavo posameznih računovodskih poročil, obračunov in predračunov (ter v zvezi s sodelovanjem pri popisu);
- način predlaganja in sprejemanja kontnega načrta;
- opredelitev pristojnosti in odgovornosti v zvezi z ugotavljanjem življenjske dobe osnovnega sredstva ter njegove morebitne preostale vrednosti;
- opredelitev pristojnosti in odgovornosti v zvezi z določanjem dobe koristnosti in amortiziranja neopredmetenih dolgoročnih sredstev;
- oblikovanje komisij(e) za preverjanje ustreznosti knjigovodskih vrednosti sredstev podjetja;
- način prenosa sredstev med sredstva namenjena prodaji;
- način opredeljevanja katera finančna naložba je kratkoročna oziroma dolgoročna;
- opredelitev pristojnih oseb za določanje poštene vrednosti in stroškov posla finančnih naložb;
- opredelitev postopkov pri popravku in/ali odpisu različnih vrst terjatev;
- opredelitev postopkov pri nabavi ali najemu posameznih vrst sredstev podjetja;
- opredelitev postopkov pri prodaji ali likvidaciji posameznih vrst sredstev podjetja;
- opredelitev postopka za določanje mest odgovornosti;
- opredelitev informacij, ki jih daje računovodstvo po posameznih centrih odgovornosti ter ustreznih rokov;
- opredelitev oseb, odgovornih za presojo vrednosti zalog;
- opredelitev oseb, odgovornih za opredeljevanje naložbenih nepremičnin in ustreznih postopkov;
- opredelitev odgovornih oseb za oblikovanje in črpanje rezervacij ter njihovih ročnosti;
- opredelitev odgovorne osebe za presojo izpolnjenosti pogojev za pripoznanje prihodkov od prodaje;
- opredelitev pristojnosti v zvezi z uporabo programske opreme v računovodstvu;
- opredelitev načel in organiziranosti notranjega revidiranja;
- opredelitev rokov in načinov računovodskega informiranja;
- odgovornost in naloge vodje računovodstva;
- povzetek opredelitev pristojnosti in odgovornosti posameznih zaposlencev (po delovnih mestih) v zvezi z razmerji do računovodskega informacijskega sistema.
10.45 V manjših združbah je nosilec procesa (re)organiziranja sistema notranjega poročanja kar vodja računovodstva.
10.46 V številnih združbah je prisotno organizacijsko povezovanje računovodstva in finančne funkcije združbe, kar praviloma poraja probleme (tudi v pogledu prevar), če pristojnosti in odgovornosti ter naloge niso ustrezno vsebinsko razmejene med vodjo financ in vodjo računovodstva. Če oboje opravlja ena oseba, je treba ustrezno razporediti določene naloge tudi na druge zaposlence (zlasti na poslovodjo združbe), obenem pa je nujno zagotoviti tudi ustrezno nadziranje za preprečevanje možnih napak in prevar.
10.47 V večjih poslovnih sistemih z več pravnimi osebami je pomembno organizacijsko zagotoviti ustrezno obravnavanje podatkov in oblikovanje informacij po segmentih, ki pri ne sovpadajo nujno z mesti odgovornosti.
10.48 Pri izvajanju organiziranja informacijskega sistema je treba v upoštevati načela poklicne in poslovne etike in jih usklajevati z načeli osebne etike nosilca organiziranja, zlasti pa je treba ustrezno upoštevati načela o etičnosti izvajanja v četrtem poglavju Kodeksa poklicne etike poslovnega finančnika.
II. NAČELA ORGANIZIRANJA INFORMACIJSKE IN KOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE
A Izhodišča
10.50 Organiziranje informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT) je del procesa organiziranja informacijskega sistema. Obsega vse tehnične vsebine, ki se uporabljajo za ravnanje s podatki oziroma informacijami.
10.51 Temeljna področja organiziranja IKT so:
- zaznavanje (sprejem podatkov),
- pomnenje (shranjevanje),
- obravnavanje (obdelovanjepodatkov),
- logika ((krmiljenje proceasov),
- povezovanje v pomrežja,
- računalniška arhitektura (ki zgornja področja združuje v sistem).
B Poslovodni vidik
10.53 Poslovodni vidik obsega načrtovanje, pripravo izvajanja in nadziranje organiziranja IKT.
10.54 Pri načrtovanju je treba izhajati iz opredeljenih potreb, ki se kažejo zlasti pri oblikovanju podatkov, vnosu podatkov, urejanju podatkov, prenosu podatkov, shranjevanju podatkov, izdelavi in oblikovanju informacij, prenosu informacij, shranjevanju informacij, predstavljanju informacij.
10.55 Potrebe po informacijah je treba opredeliti s kratkoročnega, srednjeročnega in dolgoročnega vidika.
10.56 Na osnovi potreb po informacijah je treba opredeliti naloge, ki jih IKT opravlja samostojno in naloge, ki jih IKT opravlja v sodelovanju s fizično osebo.
10.57 Pri načrtovanju je treba upoštevati kadrovske, prostorske in finančne zmožnosti združbe ter njihov razvoj.
10.58 Priprava izvedbe obsega izbiro opreme, dobavitelja in izvajalcev ter pripravo ustreznih razmer za postavitev IKT v predvidenem roku.
10.59 Nadziranje je potrebno tako v teku načrtovanja in izbiranja opreme ter dobaviteljev kot tudi pri izvedbi IKT in njenem delovanju.
C Informacijski vidik
10.61 Informacijski vidik organiziranja IKT je smiselno zajet že v točkah 10.22 do 10.35 tega poglavja.
10.62 Nosilci podatkov in informacij v dokumentacijskem sistemu so listine. Na njih so zabeleženi postopki obravnavanja podatkov, da se vedno lahko preveri njihova verodostrojnost.
10.63 Na listinah se informacije ne morejo spreminjati, ne glede na to ali je listina v papirni ali elektronski obliki.
D Izvajalni vidik
10.65 Izvajalni vidik organiziranja IKT zajema njeno, postavitev, uporabo, dograjevanje, zamenjavo in odstranjevanje. To so posegi v delovanje IKT, ki naj omogočajo njeno učinkovitejšo uporabo.
10.66 Postavitev IKT obsega nakup in montažo, preizkus delovanja, izobraževanje uporabnikov, vzdrževanje in posodabljanje.
10.67 IKT mora pri izvajanju nalog ustrezati predvsem zahtevam, ki jih postavi uporabnik (temeljne zahteve) in načelnim zahtevam kakovostnega informacijskega sistema (prvo in šesto poglavje tega kodeksa).
10.68 IKT mora omogočati:
- prvi zapis (zajem) podatkov,
- obravnavo podatkov za pripravo informacij,
- pripravo in oblikovanje informacij,
- shranjevanje podatkov in informacij,
- posredovanje in prikazovanje podatkov in informacij,
- odstranjevanje podatkov in informacij.
10.69 IKT mora biti zanesljiva, kar pomeni doslednost, natančnost in predvidljivost delovanja. Zato vsebuje številne notranje kontrole. Zagotavljati mora ustrezne samodejne varnostne kopije in ustrezen nadomestni (rezervni) sistem.
10.70 IKT mora biti v dobi koristnosti ustrezno vzdrževana in ustrezno prilagodljiva.
10.71 Pri vsaki spremembi je priporočljivo ročno preverjanje delovanja programske opreme.
10.72 IKT deluje na jasno opredeljenem dokumentacijskem sistemu, ki določa gibanje listin od njihovega nastanka do arhiviranja oziroma uničenja.
10.73 Posebna pravila so določena za nastanek in gibanje knjigovodskih listin skladno s SRS in notranjimi akti združbe, ki morajo upoštevati potrebe notranjega poročanja in načela sedmega poglavja tega kodeksa.