Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
1. poglavje
SPLOŠNA NAČELA O INFORMACIJSKEM SISTEMU ZA NOTRANJE
POROČANJE
A Izhodišča
1.1 Pri organiziranju in delovanju informacijskega sistema za notranje poročanje je treba upoštevati tako osnovne razlike informacijskega sistema za notranje poročanje v primerjavi z informacijskim sistemom za zunanje poročanje, kot tudi njuno prekrivanje. To praviloma ne pomeni njunega ločenega organiziranja v različnih organizacijskih enotah. (Načelo vsebinskega razlikovanja zunanjega in notranjega informacijskega sistema za poročanje)
1.2 Temeljne razlike med zunanjim in notranjim poročanjem so:
· oblika in vsebina informacij za notranje uporabnike ni opredeljena s predpisi ali standardi; pravila si združbe postavljajo same;
· zunanji uporabniki so (za razliko od notranjih) pogosto neznani;
· običajno za notranje poročanje ni odgovorna le ena oseba, saj se ne izvaja le v eni organizacijski enoti;
· notranje poročanje praviloma zahteva bolj sveže (ažurne), pogostejše in podrobnejše informacije;
· notranji uporabniki so na vseh ravneh združbe;
· notranji uporabniki imajo večjo moč vplivanja na obseg, vrsto in kakovost informacij;
· obseg in raznovrstnost notranjih informacij sta praviloma večja;
· kakovost informacij za notranje uporabnike je bistvenega pomena za poslovodne odločitve in s tem za uspešnost poslovanja združbe;
· pri notranjih uporabnikih je večji poudarek na pravočasnosti kot pa na natančnosti informacij;
· posamezne informacije za notranje uporabnike ne obsegajo celotnega poslovanja, temveč so osredotočene na manjše in podrobnejše dele dejavnosti združbe;
· pri notranjih uporabnikih je večji poudarek na nedenarno izraženih informacijah.
1.3 Prekrivanje informacijskih sistemov za notranje in zunanje poročanje je predvsem naslednje:
· pomemben del informacij za zunanje uporabnike je zanimiv (in potreben) tudi za notranje uporabnike;
· del informacij za notranje porabnike lahko združba nameni tudi zunanjim uporabnikom, če ocenjuje, da bo s tem povečala svoj ugled in zaupanje v okolju oziroma pri določenih interesnih skupinah;
· z razvojem informacijske tehnologije in potreb po informacijah bo v prihodnosti prekrivanje sicer vedno večje, vendar bosta tudi vnaprej ostala dva sistema, ki se v osnovi zaradi različnih uporabnikov pomembno razlikujeta.
1.4 Pomembna povezava notranjega poročanja z zunanjim je poročanje po odsekih, ki je okvirno opredeljeno tudi z mednarodnimi računovodskimi standardi.
1.5 Ne glede na razlike med zunanjim in notranjim poročanjem veljajo tudi za sistem notranjega poročanja splošna načela informacijskih sistemov v združbah (zanesljivost, nepristranskost, kakovost, smotrnost, kompleksnost, integralnost, prilagodljivost, interdisciplinarnost, dinamičnost, usmerjenost, interaktivnost, odprtost, redundanca).
(Načelo upoštevanja splošnih načel informacijskih sistemov)
1.6 Osnovna področja informacijskega sistema za notranje poročanje so zajeta s tremi razsežnostmi:
· uporabniki (aktivni upravljalci in nadzorni organi, poslovodstvo na vseh ravneh odločanja vključno z vodji mest odgovornosti, zaposlenci in sindikat),
· področja poslovnih nalog (nabava, proizvodnja, trženje, finance, kadri, investicijsko tehnično področje in izidi na ravni združbe),
· vrsta informacij glede na obdobje (predračunske in obračunske).
(Načelo področne razsežnosti informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.7 Temeljni namen informacijskega sistema za notranje poročanje je oblikovanje informacij, za zmanjšanje tveganja pri odločanju o poslovanju združbe in povečanje odgovornosti odločevalcev. V tem okviru ima informacijski sistem zlasti naslednje naloge:
· priprava strokovnih podlag za načrtovanje poslovanja,
· priprava strokovnih podlag za odločanje v poslovanju,
· priprava informacijskih osnov za merjenje uspešnosti in ocenjevanje izvajanja nalog na vseh ravneh poslovanja združbe,
· izboljšanje komuniciranja z notranjimi in zunanjimi uporabniki informacij,
· notranje nadziranje poslovanja,
· priprava informacij za varovanje premoženja (preprečevanje in odkrivanje prevar),
· informiranje zaposlencev in sindikata.
(Načelo namena in nalog informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.8 Informacijski sistem za notranje poročanje prežema vse organizacijske enote v združbi, vključno z enotami zunanjega opravljanja dejavnosti (outsourcing). (Načelo organizacijske razsežnosti informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.9 Temeljne prvine informacijskega sistema, ki oblikujejo njegovo zmogljivost, so:
· strojna oprema,
· programska oprema,
· kadri,
· organizacijski postopki in metode,
· komunikacijska povezanost,
· zasnova, sestava in vsebina virov podatkov in informacij.
(Načelo zmogljivosti informacijskega sistema)
1.10 Viri podatkov za obravnavo v informacijskem sistemu za notranje poročanje so zunanji in notranji. Notranji viri so procesi evidentiranja, predračunavanja in nadziranja, zunanji viri pa prihajajo iz okolja združbe. Pri tem podatkov iz zunanjega opravljanja dejavnosti ne obravnavamo kot zunanje podatke. (Načelo virov podatkov informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.11 Informacijski sistem za notranje poročanje se mora razvijati skladno z razvojem združbe kot celote. (Načelo razvoja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.12 Računovodstvo je običajno najpomembnejši del informacijskega sistema združbe. Temu primerna je pomembnost organiziranja in delovanja računovodstva, pri čemer je treba upoštevati vse tri njegove delne sisteme:
· odločevalnega,
· informacijskega,
· izvajalnega.
Enako opredelimo delne sisteme tudi v računovodstvu za notranje poročanje. (Načelo mesta računovodstva v informacijskem sistemu za notranje poročanje)
B Poslovodni vidik
1.13 Odločevalni vidik informacijskega sistema za notranje poročanje obsega:
· načrtovanje informacijskega sistema za notranje poročanje,
· priprava izvajanja (organiziranje) za notranje poročanje,
· nadziranje informacijskega sistema za notranje poročanje.
(Načelo poslovodnih funkcij informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.14 Temeljno načelo odločanja v informacijskem sistemu je načelo kakovosti informacij (razumljivost, uporabnost, smotrnost, primerljivost, pomembnost). Pri tem je treba preprečiti poročanje, ki odvrača pozornost uporabnika od bistvenega. (Načelo kakovosti informacij informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.15 Načrtovanje informacijskega sistema za notranje poročanje obsega odločitve o prihodnjem delovanju informacijskega sistema za notranje poročanje v okviru:
· računovodskega informacijskega sistema, ki ga vodi vodja računovodstva;
· statističnega informacijskega sistema, ki ga običajno vodi pooblaščena oseba posameznega poslovnega procesa;
· operativnega (priročnega) informacijskega sistema, ki ga običajno vodi vodja organizacijske enote, ki je obenem glavni uporabnik informacij v okviru tega sistema.
(Načelo področij in vodij načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.16 Načrtovanje informacijskega sistema za notranje poročanje ima izhodišče v predvidenih potrebah notranjih uporabnikov po informacijah. Te potrebe morajo biti po eni strani, usklajene s cilji poslovanja združbe, po drugi strani pa z zmogljivostjo informacijskega sistema. (Načelo izhodišč načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.17 Načrt informacijskega sistema za notranje odločanje morajo vsebovati vsi: kratkoročni (letni), srednjeročni (razvojni) in dolgoročni (strateški) poslovni načrti združbe. V manjših združbah je načrtovanje v običajno "nevidno" zajeto v številnih postavkah poslovnega načrta (kadri, oprema, stroški, izobraževanje itd.). Pri večjem obsegu poslovanja, zlasti pa pri večjih spremembah obsega poslovanja (na primer združevanje), je koristno načrtovati obseg informacijskega sistema posebej in ga šele nato vključiti v ustrezne postavke (tabele) poslovnega načrta. (Načelo obličnosti načrta informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.18 Načelna vsebina načrta informacijskega sistema za notranje odločanje je naslednja:
1. načrt vrst in obsega storitev, delovanja informacijskih funkcij in razvoja informacijskega sistema glede na različne uporabnike;
2. načrt organiziranosti informacijskega sistema;
3. načrt vpliva načrtovanega informacijskega sistema na računovodske izkaze in na načrtovani finančni položaj združbe.
Podrobnosti načrta so odvisne od njegove časovne razsežnosti (kratkoročen ali dolgoročen). (Načelo vsebine načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.19 Priprava izvajanja informacijskega sistema za notranje poročanje pomeni zagotovitev ustrezne organiziranosti tega sistema za učinkovito in smotrno delovanje skladno s pričakovanji uporabnikov informacij na treh področjih:
· računovodstvo za notranje poročanje,
· statistični informacijski sistem za notranje poročanje,
· operativni informacijski sistem za notranje poročanje.
(Načelo temeljne organiziranosti informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.20 Priprava izvajanja obenem pomeni zagotovitev možnosti za uresničitev načrtovanega informacijskega sistema za potrebe notranjega poročanja v kratkem, srednjem in dolgem roku. Zato vključuje tudi zagotovitev priskrbe in ustreznega delovanja vseh zmogljivosti informacijskega sistema.
1.21 Nadziranje informacijskega sistema za notranje poročanje pomeni nadziranje obravnavanja podatkov znotraj informacijskega sistema. Zato ne obsega nadziranja, ki ga opravlja poslovodstvo združbe nad celotnim poslovnim sistemom (vključno z informacijskim sistemom). Podobno ločimo med računovodskim nadzorom in nadzorom računovodenja (SRS, točki 28.1 in 28.2). (Načelo vsebine nadziranja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.22 Nadziranje informacijskega sistema za notranje poročanje izvajajo nosilci njegovega načrtovanja. (Načelo nosilcev nadziranja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.23 Tudi nadziranje informacijskega sistema za notranje poročanje se (razen izjem pri operativnem informacijskem sistemu) razteza čez celotno poslovanje združbe in zato ni omejeno le na eno organizacijsko enoto. Zato pravzaprav pomeni koordiniranje procesa nadziranja. (Načelo organizacijske razsežnosti nadziranja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.24 Vse informacijske funkcije za potrebe notranjega odločanja se raztezajo čez
celotno poslovanje združbe in niso omejene na posamezno organizacijsko enoto. To ob odločanju zahteva tudi ustrezno usklajevanje (koordiniranje). (Načelo usklajevanja informacijskega sistema za notranje poročanje)
C Informacijski vidik
1.25 Informacijski vidik informacijskega sistema za notranje poročanje obsega naslednje informacijske funkcije:
· informiranje v okviru notranjega poročanja;
· shranjevanje in arhiviranje podatkov v okviru notranjega poročanja;
· poročanje o nadziranju v okviru notranjega poročanja.
(Načelo informacijskih funkcij informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.26 Informiranje je zadnja faza v informacijskem procesu. Pomeni posredovanje, predstavljanje in pojasnjevanje informacij s ciljem vzbuditi v uporabniku občutek nevarnosti ali priložnosti. (Načelo namena informiranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.27 Informiranje notranjih uporabnikov ima poleg predaje informacij še dodatne naloge, ki so osnovna vsebina komuniciranja z uporabnikom:
· stalno usposabljati uporabnike za boljše razumevanje posredovanih informacij;
· stalno proučevati potrebe uporabnikov in jim prilagajati informacije;
· dajati pobude za oblikovanje novih oziroma drugačnih informacij;
· izkoriščati razvoj informacijske in komunikacijske tehnologije za učinkovitejše informiranje;
· vzbujati zavedanje potreb uporabnikov po novih informacijah, ki jih zahteva poslovanje in/ali omogoča razvoj informacijske tehnologije.
(Načelo temeljnih nalog informiranja)
1.28 Nosilci informiranja so vodje posameznih področij načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje oziroma od njih pooblaščene osebe. (Načelo nosilcev informiranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.29 Shranjevanje in arhiviranje podatkov za potrebe notranjih informacij sicer ni neposredno urejeno s predpisi, vendar mora omogočati:
· sledenje predanih informacij,
· ugotavljanje njihove kakovosti,
· smotrnost pri uporabi podatkov in informacij.
(Načelo namena shranjevanja in arhiviranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.30 Z ustrezno informacijsko tehnologijo in prek ustreznih baz podatkov je treba zagotoviti možnost povezovanja računovodskih in neračunovodskih podatkov. (Načelo celovitosti podatkov v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.31 Za smotrno opravljanje informacijskih nalog informacijskega sistema je bistvenega pomena ustrezna komunikacija med delavci v teh procesih in uporabniki informacij, pri čemer je pomembna organizacijska kultura v združbi. (Načelo organizacijske kulture v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.32 Nosilci shranjevanja in arhiviranja so vodje posameznih področij načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje oziroma od njih pooblaščene osebe. (Načelo nosilcev shranjevanja in arhiviranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.33 Poročanje o nadziranju je del funkcije nadziranja v informacijskem sistemu za potrebe notranjega poročanja. Njegov namen je poročanje o ugotovitvah in učinkovitosti notranjih kontrol, inšpekcijskih in revizijskih pregledov, ki so bili izvedeni znotraj informacijskega sistema za notranje poročanje. Njegova naloga je tudi arhiviranje poročil o nadziranju in povezane dokumentacije. (Načelo namena poročanja o nadziranju v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.34 Nosilec poročanja o nadziranju je pooblaščeni delavec, ki ga določi vodja načrtovanja posameznega informacijskega sistema za notranje poročanje. V računovodskem informacijskem sistemu je to vodja računovodstva. (Načelo nosilcev nadziranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.35 Uporabnik informacij o nadziranju je ista oseba, ki je delavca za nadziranje pooblastila in ki potrebuje informacije o delovanju in kakovosti informacijskega sistema za notranje poročanje.
1.36 Poročilo o nadziranju vsebuje informacije o ugotovitvah nadziranja vseh štirih informacijskih funkcij informacijskega sistema. (Načelo vsebine poročanja o nadziranju v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
D Izvajalni vidik
1.37 Izvajalni vidik informacijskega sistema za notranje poročanje zajema del izvajalne funkcije informacijskega sistema združbe. Njegov namen je zagotoviti kakovostno izvajanje informacijskih funkcij za potrebe notranjega poročanja. Obsega:
· izvajanje evidentiranja (razvidovanja) za notranje poročanje;
· izvajanje predračunavanja (predvidevanja) za notranje poročanje;
· izvajanje analiziranja (proučevanja) za notranje poročanje;
· izvajanje nadziranja procesov (stanja in delovanja informacijskih funkcij) notranjega poročanja v sistemu.
(Načelo področij izvajanja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.38 Nosilci izvajanja so praviloma opredeljeni v splošnih aktih in organizacijskih predpisih združbe. (Načelo nosilcev izvajanja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.39 Delovanje informacijskega sistema temelji na:
· dokumentiranosti podatkov in informacij,
· standardiziranosti informacij
· usklajenosti informacijsko komunikacijske tehnologije,
· povezanosti tokov podatkov in informacij,
· enotnosti sistema (klasifikacija podatkov, način obdelava, zbiranje podatkov ipd.).
(Načelo osnov delovanja informacijskega sistema)
1.40 Dokumentacijski sistem (usklajeni sestav ljudi, naprav ali drugih virov, ki priskrbijo pisne, tiskane ali digitalne podatke, ki oblikujejo oziroma dopolnjujejo informacije ali dokaze) mora vsebovati ustrezen sistem s podatki o preteklih in prihodnjih poslovnih dogodkih, pomembnih za potrebe notranjega poročanja. (Načelo dokumentiranosti informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.41 Najpomembnejše sodilo standardiziranja informacije je namen informacije, ki ima tri vidike:
· vrsta odločanja (načrtovalne, izvajalne, nadzorstvene in nadzorovalne informacije),
· vrsta cilja (kratkoročne in dolgoročne informacije),
· pomembnost informacij (temeljne oziroma odločilne, dopolnilne oziroma analitične).
(Načelo trirazsežnosti namena informacij)
1.42 Vsebinsko so informacije v sistemu notranjega poročanja usmerjene v:
· poslovno odločanje (na vseh ravneh organiziranosti združbe, po temeljnih poslovnih funkcijah in mestih odgovornosti),
· merjenje dosežkov v poslovanju (namenjeno nadziranju učinkovitosti in uspešnosti delovanja, ter je osnova motivacijskega sistema),
· varovanje premoženja (preprečevanje in odkrivanje prevar).
(Načelo usmerjenosti informacij)
1.43 Računovodski informacijski sistem za potrebe notranjega poročanja vodi vodja računovodstva. Odgovoren je za naslednje poslovodne naloge:
1.44 Poleg poslovodnih, ima vodja računovodstva tudi strokovno operativne naloge (vodenje računovodenja) kot strokovna avtoriteta na računovodskem področju. Svoje delo opravlja z ustrezno poklicno skrbnostjo. (Načelo strokovne odgovornosti vodje računovodstva)
1.45 Najpomembnejši del računovodskega informacijskega sistema za potrebe notranjega poročanja je stroškovno računovodstvo. (Načelo o mestu stroškovnega računovodstva v okviru informacijskega sistema za notranje odločanje)
1.46 Večji del nalog računovodskega informacijskega sistema se običajno izvaja v računovodski službi, nekaj manj pa v primeru zunanjega izvajanja računovodenja. Skladno z načelom smotrnosti se lahko v računovodski službi opravljajo tudi neračunovodske naloge, vendar praviloma začasno, skladno z razvojem združbe kot celote. (Načelo o vsebini dela računovodske službe)
1.47 Izvajanje procesov predračunavanja in analiziranja, zlasti v večjih združbah, je pogosto organizirano zunaj računovodske službe, vendar je pomembno sodelovanje računovodske službe pri teh procesih. Način in oblike takega sodelovanja so predmet ustreznega splošnega akta oziroma drugih organizacijskih predpisov.
1.48 V primeru zunanjega izvajanja računovodenja so pomembni naslednji poudarki:
· vseh nalog računovodstva ne moremo prenesti na zunanjega izvajalca, zato je pomemben izbor del in nalog namenjen zunanjemu izvajanju;
· posebej je treba opredeliti obseg in vrsto informacij ter časovne okvire za potrebe notranjih uporabnikov, ki jih zagotavlja zunanji izvajalec;
· zagotoviti je treba ustrezen nadzor in odgovornost pri izvajanju zunanjih storitev;
· poslovodnega dela informacijskih funkcij ne smemo (in tudi ni smotrno) v celoti prenesti na zunanjega izvajalca, zato je v združbi nujno pooblastiti delavca, ki je odgovoren za nepreneseni del nalog posameznih informacijskih funkcij.
(Načelo zunanjega izvajanja nalog računovodstva)
1.1 Pri organiziranju in delovanju informacijskega sistema za notranje poročanje je treba upoštevati tako osnovne razlike informacijskega sistema za notranje poročanje v primerjavi z informacijskim sistemom za zunanje poročanje, kot tudi njuno prekrivanje. To praviloma ne pomeni njunega ločenega organiziranja v različnih organizacijskih enotah. (Načelo vsebinskega razlikovanja zunanjega in notranjega informacijskega sistema za poročanje)
1.2 Temeljne razlike med zunanjim in notranjim poročanjem so:
· oblika in vsebina informacij za notranje uporabnike ni opredeljena s predpisi ali standardi; pravila si združbe postavljajo same;
· zunanji uporabniki so (za razliko od notranjih) pogosto neznani;
· običajno za notranje poročanje ni odgovorna le ena oseba, saj se ne izvaja le v eni organizacijski enoti;
· notranje poročanje praviloma zahteva bolj sveže (ažurne), pogostejše in podrobnejše informacije;
· notranji uporabniki so na vseh ravneh združbe;
· notranji uporabniki imajo večjo moč vplivanja na obseg, vrsto in kakovost informacij;
· obseg in raznovrstnost notranjih informacij sta praviloma večja;
· kakovost informacij za notranje uporabnike je bistvenega pomena za poslovodne odločitve in s tem za uspešnost poslovanja združbe;
· pri notranjih uporabnikih je večji poudarek na pravočasnosti kot pa na natančnosti informacij;
· posamezne informacije za notranje uporabnike ne obsegajo celotnega poslovanja, temveč so osredotočene na manjše in podrobnejše dele dejavnosti združbe;
· pri notranjih uporabnikih je večji poudarek na nedenarno izraženih informacijah.
1.3 Prekrivanje informacijskih sistemov za notranje in zunanje poročanje je predvsem naslednje:
· pomemben del informacij za zunanje uporabnike je zanimiv (in potreben) tudi za notranje uporabnike;
· del informacij za notranje porabnike lahko združba nameni tudi zunanjim uporabnikom, če ocenjuje, da bo s tem povečala svoj ugled in zaupanje v okolju oziroma pri določenih interesnih skupinah;
· z razvojem informacijske tehnologije in potreb po informacijah bo v prihodnosti prekrivanje sicer vedno večje, vendar bosta tudi vnaprej ostala dva sistema, ki se v osnovi zaradi različnih uporabnikov pomembno razlikujeta.
1.4 Pomembna povezava notranjega poročanja z zunanjim je poročanje po odsekih, ki je okvirno opredeljeno tudi z mednarodnimi računovodskimi standardi.
1.5 Ne glede na razlike med zunanjim in notranjim poročanjem veljajo tudi za sistem notranjega poročanja splošna načela informacijskih sistemov v združbah (zanesljivost, nepristranskost, kakovost, smotrnost, kompleksnost, integralnost, prilagodljivost, interdisciplinarnost, dinamičnost, usmerjenost, interaktivnost, odprtost, redundanca).
(Načelo upoštevanja splošnih načel informacijskih sistemov)
1.6 Osnovna področja informacijskega sistema za notranje poročanje so zajeta s tremi razsežnostmi:
· uporabniki (aktivni upravljalci in nadzorni organi, poslovodstvo na vseh ravneh odločanja vključno z vodji mest odgovornosti, zaposlenci in sindikat),
· področja poslovnih nalog (nabava, proizvodnja, trženje, finance, kadri, investicijsko tehnično področje in izidi na ravni združbe),
· vrsta informacij glede na obdobje (predračunske in obračunske).
(Načelo področne razsežnosti informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.7 Temeljni namen informacijskega sistema za notranje poročanje je oblikovanje informacij, za zmanjšanje tveganja pri odločanju o poslovanju združbe in povečanje odgovornosti odločevalcev. V tem okviru ima informacijski sistem zlasti naslednje naloge:
· priprava strokovnih podlag za načrtovanje poslovanja,
· priprava strokovnih podlag za odločanje v poslovanju,
· priprava informacijskih osnov za merjenje uspešnosti in ocenjevanje izvajanja nalog na vseh ravneh poslovanja združbe,
· izboljšanje komuniciranja z notranjimi in zunanjimi uporabniki informacij,
· notranje nadziranje poslovanja,
· priprava informacij za varovanje premoženja (preprečevanje in odkrivanje prevar),
· informiranje zaposlencev in sindikata.
(Načelo namena in nalog informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.8 Informacijski sistem za notranje poročanje prežema vse organizacijske enote v združbi, vključno z enotami zunanjega opravljanja dejavnosti (outsourcing). (Načelo organizacijske razsežnosti informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.9 Temeljne prvine informacijskega sistema, ki oblikujejo njegovo zmogljivost, so:
· strojna oprema,
· programska oprema,
· kadri,
· organizacijski postopki in metode,
· komunikacijska povezanost,
· zasnova, sestava in vsebina virov podatkov in informacij.
(Načelo zmogljivosti informacijskega sistema)
1.10 Viri podatkov za obravnavo v informacijskem sistemu za notranje poročanje so zunanji in notranji. Notranji viri so procesi evidentiranja, predračunavanja in nadziranja, zunanji viri pa prihajajo iz okolja združbe. Pri tem podatkov iz zunanjega opravljanja dejavnosti ne obravnavamo kot zunanje podatke. (Načelo virov podatkov informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.11 Informacijski sistem za notranje poročanje se mora razvijati skladno z razvojem združbe kot celote. (Načelo razvoja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.12 Računovodstvo je običajno najpomembnejši del informacijskega sistema združbe. Temu primerna je pomembnost organiziranja in delovanja računovodstva, pri čemer je treba upoštevati vse tri njegove delne sisteme:
· odločevalnega,
· informacijskega,
· izvajalnega.
Enako opredelimo delne sisteme tudi v računovodstvu za notranje poročanje. (Načelo mesta računovodstva v informacijskem sistemu za notranje poročanje)
B Poslovodni vidik
1.13 Odločevalni vidik informacijskega sistema za notranje poročanje obsega:
· načrtovanje informacijskega sistema za notranje poročanje,
· priprava izvajanja (organiziranje) za notranje poročanje,
· nadziranje informacijskega sistema za notranje poročanje.
(Načelo poslovodnih funkcij informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.14 Temeljno načelo odločanja v informacijskem sistemu je načelo kakovosti informacij (razumljivost, uporabnost, smotrnost, primerljivost, pomembnost). Pri tem je treba preprečiti poročanje, ki odvrača pozornost uporabnika od bistvenega. (Načelo kakovosti informacij informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.15 Načrtovanje informacijskega sistema za notranje poročanje obsega odločitve o prihodnjem delovanju informacijskega sistema za notranje poročanje v okviru:
· računovodskega informacijskega sistema, ki ga vodi vodja računovodstva;
· statističnega informacijskega sistema, ki ga običajno vodi pooblaščena oseba posameznega poslovnega procesa;
· operativnega (priročnega) informacijskega sistema, ki ga običajno vodi vodja organizacijske enote, ki je obenem glavni uporabnik informacij v okviru tega sistema.
(Načelo področij in vodij načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.16 Načrtovanje informacijskega sistema za notranje poročanje ima izhodišče v predvidenih potrebah notranjih uporabnikov po informacijah. Te potrebe morajo biti po eni strani, usklajene s cilji poslovanja združbe, po drugi strani pa z zmogljivostjo informacijskega sistema. (Načelo izhodišč načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.17 Načrt informacijskega sistema za notranje odločanje morajo vsebovati vsi: kratkoročni (letni), srednjeročni (razvojni) in dolgoročni (strateški) poslovni načrti združbe. V manjših združbah je načrtovanje v običajno "nevidno" zajeto v številnih postavkah poslovnega načrta (kadri, oprema, stroški, izobraževanje itd.). Pri večjem obsegu poslovanja, zlasti pa pri večjih spremembah obsega poslovanja (na primer združevanje), je koristno načrtovati obseg informacijskega sistema posebej in ga šele nato vključiti v ustrezne postavke (tabele) poslovnega načrta. (Načelo obličnosti načrta informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.18 Načelna vsebina načrta informacijskega sistema za notranje odločanje je naslednja:
1. načrt vrst in obsega storitev, delovanja informacijskih funkcij in razvoja informacijskega sistema glede na različne uporabnike;
2. načrt organiziranosti informacijskega sistema;
3. načrt vpliva načrtovanega informacijskega sistema na računovodske izkaze in na načrtovani finančni položaj združbe.
Podrobnosti načrta so odvisne od njegove časovne razsežnosti (kratkoročen ali dolgoročen). (Načelo vsebine načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.19 Priprava izvajanja informacijskega sistema za notranje poročanje pomeni zagotovitev ustrezne organiziranosti tega sistema za učinkovito in smotrno delovanje skladno s pričakovanji uporabnikov informacij na treh področjih:
· računovodstvo za notranje poročanje,
· statistični informacijski sistem za notranje poročanje,
· operativni informacijski sistem za notranje poročanje.
(Načelo temeljne organiziranosti informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.20 Priprava izvajanja obenem pomeni zagotovitev možnosti za uresničitev načrtovanega informacijskega sistema za potrebe notranjega poročanja v kratkem, srednjem in dolgem roku. Zato vključuje tudi zagotovitev priskrbe in ustreznega delovanja vseh zmogljivosti informacijskega sistema.
1.21 Nadziranje informacijskega sistema za notranje poročanje pomeni nadziranje obravnavanja podatkov znotraj informacijskega sistema. Zato ne obsega nadziranja, ki ga opravlja poslovodstvo združbe nad celotnim poslovnim sistemom (vključno z informacijskim sistemom). Podobno ločimo med računovodskim nadzorom in nadzorom računovodenja (SRS, točki 28.1 in 28.2). (Načelo vsebine nadziranja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.22 Nadziranje informacijskega sistema za notranje poročanje izvajajo nosilci njegovega načrtovanja. (Načelo nosilcev nadziranja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.23 Tudi nadziranje informacijskega sistema za notranje poročanje se (razen izjem pri operativnem informacijskem sistemu) razteza čez celotno poslovanje združbe in zato ni omejeno le na eno organizacijsko enoto. Zato pravzaprav pomeni koordiniranje procesa nadziranja. (Načelo organizacijske razsežnosti nadziranja informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.24 Vse informacijske funkcije za potrebe notranjega odločanja se raztezajo čez
celotno poslovanje združbe in niso omejene na posamezno organizacijsko enoto. To ob odločanju zahteva tudi ustrezno usklajevanje (koordiniranje). (Načelo usklajevanja informacijskega sistema za notranje poročanje)
C Informacijski vidik
1.25 Informacijski vidik informacijskega sistema za notranje poročanje obsega naslednje informacijske funkcije:
· informiranje v okviru notranjega poročanja;
· shranjevanje in arhiviranje podatkov v okviru notranjega poročanja;
· poročanje o nadziranju v okviru notranjega poročanja.
(Načelo informacijskih funkcij informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.26 Informiranje je zadnja faza v informacijskem procesu. Pomeni posredovanje, predstavljanje in pojasnjevanje informacij s ciljem vzbuditi v uporabniku občutek nevarnosti ali priložnosti. (Načelo namena informiranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.27 Informiranje notranjih uporabnikov ima poleg predaje informacij še dodatne naloge, ki so osnovna vsebina komuniciranja z uporabnikom:
· stalno usposabljati uporabnike za boljše razumevanje posredovanih informacij;
· stalno proučevati potrebe uporabnikov in jim prilagajati informacije;
· dajati pobude za oblikovanje novih oziroma drugačnih informacij;
· izkoriščati razvoj informacijske in komunikacijske tehnologije za učinkovitejše informiranje;
· vzbujati zavedanje potreb uporabnikov po novih informacijah, ki jih zahteva poslovanje in/ali omogoča razvoj informacijske tehnologije.
(Načelo temeljnih nalog informiranja)
1.28 Nosilci informiranja so vodje posameznih področij načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje oziroma od njih pooblaščene osebe. (Načelo nosilcev informiranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.29 Shranjevanje in arhiviranje podatkov za potrebe notranjih informacij sicer ni neposredno urejeno s predpisi, vendar mora omogočati:
· sledenje predanih informacij,
· ugotavljanje njihove kakovosti,
· smotrnost pri uporabi podatkov in informacij.
(Načelo namena shranjevanja in arhiviranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.30 Z ustrezno informacijsko tehnologijo in prek ustreznih baz podatkov je treba zagotoviti možnost povezovanja računovodskih in neračunovodskih podatkov. (Načelo celovitosti podatkov v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.31 Za smotrno opravljanje informacijskih nalog informacijskega sistema je bistvenega pomena ustrezna komunikacija med delavci v teh procesih in uporabniki informacij, pri čemer je pomembna organizacijska kultura v združbi. (Načelo organizacijske kulture v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.32 Nosilci shranjevanja in arhiviranja so vodje posameznih področij načrtovanja informacijskega sistema za notranje poročanje oziroma od njih pooblaščene osebe. (Načelo nosilcev shranjevanja in arhiviranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.33 Poročanje o nadziranju je del funkcije nadziranja v informacijskem sistemu za potrebe notranjega poročanja. Njegov namen je poročanje o ugotovitvah in učinkovitosti notranjih kontrol, inšpekcijskih in revizijskih pregledov, ki so bili izvedeni znotraj informacijskega sistema za notranje poročanje. Njegova naloga je tudi arhiviranje poročil o nadziranju in povezane dokumentacije. (Načelo namena poročanja o nadziranju v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.34 Nosilec poročanja o nadziranju je pooblaščeni delavec, ki ga določi vodja načrtovanja posameznega informacijskega sistema za notranje poročanje. V računovodskem informacijskem sistemu je to vodja računovodstva. (Načelo nosilcev nadziranja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.35 Uporabnik informacij o nadziranju je ista oseba, ki je delavca za nadziranje pooblastila in ki potrebuje informacije o delovanju in kakovosti informacijskega sistema za notranje poročanje.
1.36 Poročilo o nadziranju vsebuje informacije o ugotovitvah nadziranja vseh štirih informacijskih funkcij informacijskega sistema. (Načelo vsebine poročanja o nadziranju v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
D Izvajalni vidik
1.37 Izvajalni vidik informacijskega sistema za notranje poročanje zajema del izvajalne funkcije informacijskega sistema združbe. Njegov namen je zagotoviti kakovostno izvajanje informacijskih funkcij za potrebe notranjega poročanja. Obsega:
· izvajanje evidentiranja (razvidovanja) za notranje poročanje;
· izvajanje predračunavanja (predvidevanja) za notranje poročanje;
· izvajanje analiziranja (proučevanja) za notranje poročanje;
· izvajanje nadziranja procesov (stanja in delovanja informacijskih funkcij) notranjega poročanja v sistemu.
(Načelo področij izvajanja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.38 Nosilci izvajanja so praviloma opredeljeni v splošnih aktih in organizacijskih predpisih združbe. (Načelo nosilcev izvajanja v okviru informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.39 Delovanje informacijskega sistema temelji na:
· dokumentiranosti podatkov in informacij,
· standardiziranosti informacij
· usklajenosti informacijsko komunikacijske tehnologije,
· povezanosti tokov podatkov in informacij,
· enotnosti sistema (klasifikacija podatkov, način obdelava, zbiranje podatkov ipd.).
(Načelo osnov delovanja informacijskega sistema)
1.40 Dokumentacijski sistem (usklajeni sestav ljudi, naprav ali drugih virov, ki priskrbijo pisne, tiskane ali digitalne podatke, ki oblikujejo oziroma dopolnjujejo informacije ali dokaze) mora vsebovati ustrezen sistem s podatki o preteklih in prihodnjih poslovnih dogodkih, pomembnih za potrebe notranjega poročanja. (Načelo dokumentiranosti informacijskega sistema za notranje poročanje)
1.41 Najpomembnejše sodilo standardiziranja informacije je namen informacije, ki ima tri vidike:
· vrsta odločanja (načrtovalne, izvajalne, nadzorstvene in nadzorovalne informacije),
· vrsta cilja (kratkoročne in dolgoročne informacije),
· pomembnost informacij (temeljne oziroma odločilne, dopolnilne oziroma analitične).
(Načelo trirazsežnosti namena informacij)
1.42 Vsebinsko so informacije v sistemu notranjega poročanja usmerjene v:
· poslovno odločanje (na vseh ravneh organiziranosti združbe, po temeljnih poslovnih funkcijah in mestih odgovornosti),
· merjenje dosežkov v poslovanju (namenjeno nadziranju učinkovitosti in uspešnosti delovanja, ter je osnova motivacijskega sistema),
· varovanje premoženja (preprečevanje in odkrivanje prevar).
(Načelo usmerjenosti informacij)
1.43 Računovodski informacijski sistem za potrebe notranjega poročanja vodi vodja računovodstva. Odgovoren je za naslednje poslovodne naloge:
- načrtovanje računovodenja;
- pripravo izvajanja računovodenja ;
- nadziranje računovodenja;
- koordiniranje računovodskih procesov, ki se odvijajo zunaj računovodske službe.
1.44 Poleg poslovodnih, ima vodja računovodstva tudi strokovno operativne naloge (vodenje računovodenja) kot strokovna avtoriteta na računovodskem področju. Svoje delo opravlja z ustrezno poklicno skrbnostjo. (Načelo strokovne odgovornosti vodje računovodstva)
1.45 Najpomembnejši del računovodskega informacijskega sistema za potrebe notranjega poročanja je stroškovno računovodstvo. (Načelo o mestu stroškovnega računovodstva v okviru informacijskega sistema za notranje odločanje)
1.46 Večji del nalog računovodskega informacijskega sistema se običajno izvaja v računovodski službi, nekaj manj pa v primeru zunanjega izvajanja računovodenja. Skladno z načelom smotrnosti se lahko v računovodski službi opravljajo tudi neračunovodske naloge, vendar praviloma začasno, skladno z razvojem združbe kot celote. (Načelo o vsebini dela računovodske službe)
1.47 Izvajanje procesov predračunavanja in analiziranja, zlasti v večjih združbah, je pogosto organizirano zunaj računovodske službe, vendar je pomembno sodelovanje računovodske službe pri teh procesih. Način in oblike takega sodelovanja so predmet ustreznega splošnega akta oziroma drugih organizacijskih predpisov.
1.48 V primeru zunanjega izvajanja računovodenja so pomembni naslednji poudarki:
· vseh nalog računovodstva ne moremo prenesti na zunanjega izvajalca, zato je pomemben izbor del in nalog namenjen zunanjemu izvajanju;
· posebej je treba opredeliti obseg in vrsto informacij ter časovne okvire za potrebe notranjih uporabnikov, ki jih zagotavlja zunanji izvajalec;
· zagotoviti je treba ustrezen nadzor in odgovornost pri izvajanju zunanjih storitev;
· poslovodnega dela informacijskih funkcij ne smemo (in tudi ni smotrno) v celoti prenesti na zunanjega izvajalca, zato je v združbi nujno pooblastiti delavca, ki je odgovoren za nepreneseni del nalog posameznih informacijskih funkcij.
(Načelo zunanjega izvajanja nalog računovodstva)