Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
8. poglavje
8 SPLOŠNA NAČELA POROČANJA O NADZIRANJU V OKVIRU NOTRANJEGA POROČANJA
A Izhodišča
8.1 Poročanje o nadziranju v okviru notranjega poročanja je ena od informacijskih funkcij vsakega informacijskega sistema in zadnja faza funkcije nadziranja obravnavanja podatkov.
8.1 Poročanje o nadziranju v okviru notranjega poročanja temelji na splošnih načelih o informacijskem sistemu za notranje poročanje iz prvega poglavja tega kodeksa.
8.2 Poročila o nadziranju so pomembna podlaga za:
8.3 Temeljni namen poročanja o nadziranju je zagotoviti informacije vodji informacijskega sistema za notranje poročanje. Le-ta je pogosto, zlasti v manjših podjetjih, kar vodja računovodstva.
8.4 Poročanje o nadziranju obsega ugotovitve različnih oblik in vrst nadziranja vseh poslovnih funkcij informacijskega sistema (obravnavanje podatkov o preteklosti, obravnavanje podatkov o prihodnosti in analiziranje podatkov).
8.5 Pomemben del poročanja o nadziranju je poročanje o računovodskem nadziranju, kjer je poudarek zlasti na učinkovitosti nadziranja delovanja notranjih kontrol v okviru finančnega in stroškovnega računovodstva.
B Poslovodni vidik
8.6 Poslovodni oziroma odločevalni vidik procesa poročanja o nadziranju okviru notranjega poročanja obsega:
8.7 Pri načrtovanju poročanja o nadziranju v okviru notranjega poročanja, ki je povezano s celotnim načrtovanjem nadziranja v združbi, moramo izhajati iz obstoječega oziroma načrtovanega sistema nadziranja v združbi.
8.8 Opredeliti je treba tista poročila, da bo vodja informacijskega sistema lahko opravljal svojo nalogo nadziranja.
8.9 Upoštevati je treba nova znanja in razpoložljivo informacijsko komunikacijsko tehnologijo ter v skladu z njenimi zmogljivostmi načrtovati ustrezne izboljšave v poročanju ali nova poročila v odvisnosti od predvidenih novih vrst ali oblik nadziranja.
8.10 Upoštevati je treba tudi načelo smotrnosti poročanja, saj koristi ne smejo biti manjše od njegovih stroškov.
8.11 Nosilec načrtovanja poročanja o nadziranju je vodja informacijskega sistema za notranje poročanje.
8.12 V okviru priprave izvajanja poročanja o nadziranju je treba v skladu z načrtovanim sistemom nadziranja:
8.13 Upoštevati je treba, da se nadziranje v okviru informacijskega sistema razteza čez celotno poslovanje združbe. Temu primerno je treba opredeliti tudi nosilce poročanja o nadziranju, ki so praviloma osebe, ki so obenem nosilci nadziranja v posameznih fazah informacijskega procesa.
8.14 Pri (re)organiziranju sistema poročanja o nadziranju je koristno upoštevati naslednje korake:
8.15 Nadziranje poročanja o nadziranju obsega preverjanje izvajanja načrta poročanja tako po dinamiki, kot tudi po vsebini in njegovi učinkovitosti. Izvaja ga vodja informacijskega sistema za notranje poročanje.
8.16 V celoti je treba upoštevati načela poklicne in poslovne etike in jih usklajevati z načeli osebne etike izvajalca poročanja o nadziranju.
C Informacijski vidik
8.17 Informacijski vidik izvajanja procesa poročanja o nadziranju v okviru notranjega poročanja obsega:
8.18 Glede na dinamiko poročil ločimo redna (obdobna) in posebna (občasna) poročila o nadziranju.
8.19 Glede na namen ločimo poročila:
8.20 Glede na obliko nadziranja ločimo poročila o izvajanju in ugotovitvah:
8.21 Glede na cilje nadziranja ločimo poročila o:
8.22 Glede na razmerja med temeljnimi dejavniki v informacijskem procesu, ločimo poročila o:
8.23 V posameznem poročilu je običajno zajetih več vidikov (vrst) poročil, zato jih je treba ustrezno predstaviti.
8.24 Poročila o nadziranju morajo z vidika kakovosti upoštevati načela razumljivosti, ustreznosti, zanesljivosti in primerljivosti.
8.25 Pri shranjevanju poročil o nadziranju je treba upoštevati načela sedmega poglavja tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
8.26 Pri poročanju o nadziranju je treba izhajati iz splošnih načel nadziranja v petem poglavju tega kodeksa.
8.27 Poročanje o nadziranju je praviloma decentralizirano. Pri tem je pomembna organiziranost mest odgovornosti v združbi.
8.28 Poročila o nadziranju lahko nastajajo znotraj računovodske službe ali pa znotraj drugih organizacijskih enot združbe, kjer je organizirano nadziranje. V vsakem primeru nastajajo znotraj informacijskega delnega sistema za notranje poročanje. Zato je vodja informacijskega sistema tudi strokovni vodja in koordinator poročanja o nadziranju v sodelovanju z vodji ustreznih organizacijskih enot.
8.29 Z vidika izvajanja je pomembno določiti:
8.30 Poročila o nadziranju naj vsebujejo tudi pojasnila vodij posameznih funkcij ali organizacijskih enot o problemih doseganja načrtovanih ciljev, vključno z morebitnimi predlogi.
8.31 Sestavni del poročil o nadziranju so tudi smernice oziroma predlogi ukrepov za:
8.32 Čim bolje so informacijski procesi avtomatizirani in podvrženi notranjim kontrolam, bolje je zagotovljena nepristranskost poročanja o nadziranju.
8.33 Poročila o nadziranju pomembno oblikujejo kontrolno okolje v združbi in vplivajo na organizacijsko kulturo združbe.
8.34 Subjekt nadziranja so zaposlenci, zato mora biti sistem poročanja o nadziranju povezan in usklajen z motivacijskim sistemom v združbi.
8.35 Izvajanje poročanja o nadziranju je koristno opredeliti v splošnem aktu oziroma z ustreznim organizacijskim prepisom.
8.36 Pri poročanju o nadziranju je treba ustrezno upoštevati splošna načela informiranja iz šestega poglavja tega kodeksa.
8.1 Poročanje o nadziranju v okviru notranjega poročanja je ena od informacijskih funkcij vsakega informacijskega sistema in zadnja faza funkcije nadziranja obravnavanja podatkov.
8.1 Poročanje o nadziranju v okviru notranjega poročanja temelji na splošnih načelih o informacijskem sistemu za notranje poročanje iz prvega poglavja tega kodeksa.
8.2 Poročila o nadziranju so pomembna podlaga za:
- odločanje o odpravljanju nepravilnosti v delovanju informacijskega sistema za notranje poročanje;
- odločanje o preventivnem delovanju v okviru informacijskega sistema;
- odločanje o izboljševanju delovanja in razvoju informacijskega sistema.
8.3 Temeljni namen poročanja o nadziranju je zagotoviti informacije vodji informacijskega sistema za notranje poročanje. Le-ta je pogosto, zlasti v manjših podjetjih, kar vodja računovodstva.
8.4 Poročanje o nadziranju obsega ugotovitve različnih oblik in vrst nadziranja vseh poslovnih funkcij informacijskega sistema (obravnavanje podatkov o preteklosti, obravnavanje podatkov o prihodnosti in analiziranje podatkov).
8.5 Pomemben del poročanja o nadziranju je poročanje o računovodskem nadziranju, kjer je poudarek zlasti na učinkovitosti nadziranja delovanja notranjih kontrol v okviru finančnega in stroškovnega računovodstva.
B Poslovodni vidik
8.6 Poslovodni oziroma odločevalni vidik procesa poročanja o nadziranju okviru notranjega poročanja obsega:
- kratkoročno in dolgoročno načrtovanje poročanja;
- priprava izvajanja (organiziranje) poročanja;
- nadziranje poročanja;
- etičnost poročanja.
8.7 Pri načrtovanju poročanja o nadziranju v okviru notranjega poročanja, ki je povezano s celotnim načrtovanjem nadziranja v združbi, moramo izhajati iz obstoječega oziroma načrtovanega sistema nadziranja v združbi.
8.8 Opredeliti je treba tista poročila, da bo vodja informacijskega sistema lahko opravljal svojo nalogo nadziranja.
8.9 Upoštevati je treba nova znanja in razpoložljivo informacijsko komunikacijsko tehnologijo ter v skladu z njenimi zmogljivostmi načrtovati ustrezne izboljšave v poročanju ali nova poročila v odvisnosti od predvidenih novih vrst ali oblik nadziranja.
8.10 Upoštevati je treba tudi načelo smotrnosti poročanja, saj koristi ne smejo biti manjše od njegovih stroškov.
8.11 Nosilec načrtovanja poročanja o nadziranju je vodja informacijskega sistema za notranje poročanje.
8.12 V okviru priprave izvajanja poročanja o nadziranju je treba v skladu z načrtovanim sistemom nadziranja:
- zagotoviti ustrezne kadre in znanja v skladu z načrtovanim sistemom nadziranja v združbi;
- z ustreznim organizacijskim aktom opredeliti pristojnosti in odgovornosti v zvezi s poročanjem o nadziranju na posameznih točkah informacijskih procesov.
8.13 Upoštevati je treba, da se nadziranje v okviru informacijskega sistema razteza čez celotno poslovanje združbe. Temu primerno je treba opredeliti tudi nosilce poročanja o nadziranju, ki so praviloma osebe, ki so obenem nosilci nadziranja v posameznih fazah informacijskega procesa.
8.14 Pri (re)organiziranju sistema poročanja o nadziranju je koristno upoštevati naslednje korake:
- ugotovitev vsebine nalog, ki se opravljajo v okviru poročanja o nadziranju;
- ocena potrebnih sprememb poročanja o nadziranju;
- uvajanje sprememb poročanja;
- nadziranje nad uvajanjem sprememb.
8.15 Nadziranje poročanja o nadziranju obsega preverjanje izvajanja načrta poročanja tako po dinamiki, kot tudi po vsebini in njegovi učinkovitosti. Izvaja ga vodja informacijskega sistema za notranje poročanje.
8.16 V celoti je treba upoštevati načela poklicne in poslovne etike in jih usklajevati z načeli osebne etike izvajalca poročanja o nadziranju.
C Informacijski vidik
8.17 Informacijski vidik izvajanja procesa poročanja o nadziranju v okviru notranjega poročanja obsega:
- posredovanje, prikazovanje in pojasnjevanje poročil,
- shranjevanje poročil in povezane dokumentacije,
- poročanje o ugotovitvah sistema nadziranja.
8.18 Glede na dinamiko poročil ločimo redna (obdobna) in posebna (občasna) poročila o nadziranju.
8.19 Glede na namen ločimo poročila:
- za informiranje (obvestila),
- s predlogi uvedbo sprememb (preprečevalni ukrepi),
- s predlogi za ukrepanje (represivni ukrepi).
8.20 Glede na obliko nadziranja ločimo poročila o izvajanju in ugotovitvah:
- notranjih kontrol (temeljnih oziroma neposrednih in vodstvenih oziroma posrednih);
- inšpekcijskih pregledov, ki jih naroči vodja informacijskega sistema;
- revizijskih pregledov, ki jih naroči vodja informacijskega sistema.
8.21 Glede na cilje nadziranja ločimo poročila o:
- upoštevanju usmeritev in postopkov evidentiranja,
- upoštevanju načel in postopkov predračunavanja,
- upoštevanju načel in postopkov analiziranja,
- upoštevanju načel informiranja,
- upoštevanju načel shranjevanja,
- varovanju sredstev,
- zanesljivosti in kakovosti informacijskega sistema.
8.22 Glede na razmerja med temeljnimi dejavniki v informacijskem procesu, ločimo poročila o:
- delovnemu procesu (razmerju med zaposlenci in sredstvi dela),
- tehnološkemu procesu (razmerju med sredstvi dela in podatki oziroma listinami),
- preoblikovalnemu procesu (razmerju med podatki in informacijami).
8.23 V posameznem poročilu je običajno zajetih več vidikov (vrst) poročil, zato jih je treba ustrezno predstaviti.
8.24 Poročila o nadziranju morajo z vidika kakovosti upoštevati načela razumljivosti, ustreznosti, zanesljivosti in primerljivosti.
8.25 Pri shranjevanju poročil o nadziranju je treba upoštevati načela sedmega poglavja tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
8.26 Pri poročanju o nadziranju je treba izhajati iz splošnih načel nadziranja v petem poglavju tega kodeksa.
8.27 Poročanje o nadziranju je praviloma decentralizirano. Pri tem je pomembna organiziranost mest odgovornosti v združbi.
8.28 Poročila o nadziranju lahko nastajajo znotraj računovodske službe ali pa znotraj drugih organizacijskih enot združbe, kjer je organizirano nadziranje. V vsakem primeru nastajajo znotraj informacijskega delnega sistema za notranje poročanje. Zato je vodja informacijskega sistema tudi strokovni vodja in koordinator poročanja o nadziranju v sodelovanju z vodji ustreznih organizacijskih enot.
8.29 Z vidika izvajanja je pomembno določiti:
- način prikazovanja in pojasnjevanja (ustno, pisno, kreiranje samodejnih poročil, ustrezne tabele in grafični prikazi) poročil o nadziranju,
- roke poročil o nadziranju (tedensko, mesečno itd.),
- roke v zvezi s shranjevanjem poročil o nadziranju.
8.30 Poročila o nadziranju naj vsebujejo tudi pojasnila vodij posameznih funkcij ali organizacijskih enot o problemih doseganja načrtovanih ciljev, vključno z morebitnimi predlogi.
8.31 Sestavni del poročil o nadziranju so tudi smernice oziroma predlogi ukrepov za:
- izboljšanje učinkovitosti in smotrnosti sistema nadziranja,
- izboljšanje kakovosti procesov v informacijskem sistemu združbe.
8.32 Čim bolje so informacijski procesi avtomatizirani in podvrženi notranjim kontrolam, bolje je zagotovljena nepristranskost poročanja o nadziranju.
8.33 Poročila o nadziranju pomembno oblikujejo kontrolno okolje v združbi in vplivajo na organizacijsko kulturo združbe.
8.34 Subjekt nadziranja so zaposlenci, zato mora biti sistem poročanja o nadziranju povezan in usklajen z motivacijskim sistemom v združbi.
8.35 Izvajanje poročanja o nadziranju je koristno opredeliti v splošnem aktu oziroma z ustreznim organizacijskim prepisom.
8.36 Pri poročanju o nadziranju je treba ustrezno upoštevati splošna načela informiranja iz šestega poglavja tega kodeksa.