Osnutek kodeksa načel notranjega poročanja
16. poglavje
NAČELA NOTRANJEGA POROČANJA ZA POTREBE KADROVSKE FUNKCIJE
|
A Izhodišča
16.1 Kadrovska funkcija je ena od temeljnih poslovnih funkcij vsakega poslovnega sistema.
16.2 Temeljni neposredni cilj kadrovske funkcije je nenehno zagotavljanje ustreznih kadrov (intelektualnega kapitala) za poslovanje in njihovi rasti, s svojim delovanjem pa kadrovska funkcija prispeva še k naslednjim ciljem združbe:
16.3 Za učinkovito doseganje temeljnega cilja, kadrovska funkcija:
16.4 Kadrovska funkcija se vsebinsko razteza v vse organizacijske enote združbe, saj so nosilci poslovnih odločitev, ki vplivajo na kadre in na potrebo po njih, praviloma zunaj kadrovske službe v združbi (procesni vidik). Zato vodja kadrovske funkcije ni samo vodja kadrovske službe, temveč je tudi koordinator, svetovalec poslovodstvu, podpornik ustrezne klime za spremembe, strokovni vodja in planski nosilec procesov ravnanja s kadri v celotni združbi.
16.5 Pri svojem razvoju je kadrovska funkcija organizacijsko tesno povezana z razvojem temeljnih procesov v poslovanju združbe (razvojno-organizacijski vidik).
16.6 Pri naboru informacij, ki so temeljna sestavina notranjega poročanja, je treba upoštevati sprejete cilje kadrovske funkcije ter iz njih izhajajoče naloge.
16.7 Naloge kadrovske funkcije, opredeljene s treh vidikov, so:
1. Izvajanje, kamor sodijo:
1.1. izbiranje, zaposlovanje in razporejanje kadrov;
1.2. zagotavljanje varnega in zdravju primernega delovnega okolja, varstva pri delu in zdravstvenega varstva;
1.3. organiziranje izobraževanja in usposabljanja;
1.4. uporaba sredstev združbe za potrebe kadrovske funkcije,
1.5. prispevanje k osebnemu razvoju, karieri in promociji zaposlencev;
1.6. komuniciranje in informiranje zaposlencev;
1.7. vodenje pogajanj z zaposlenci in s sindikatom;
2. Informiranje, kamor sodijo naloge:
2.1. obravnavanje podatkov o kadrih (npr. vodenje različnih vrst evidenc, stroškov dela, delovne uspešnosti);
2.2. obravnavanje podatkov v zvezi z delovanjem kadrovske funkcije v prihodnosti;
2.3. aNaliziranjem podatkov v zvezi s kadrovsko funkcijo;
2.4. nadziranjem obravnavanja podatkov v zvezi s kadrovsko funkcijo;
3. Odločanje, kamor sodijo:
3.1. strateško, taktično in operativno načrtovanje ravnanja s kadri;
3.2. priprava (organiziranje) za nemoteno delo kadrovske funkcije;
3.3. nadziranje delovanja kadrovske funkcije.
Skupni imenovalec vseh nalog je neposredni cilj kadrovske funkcije (točka 16.2).
16.8 Pomemben sestavni del vseh nalog kadrovske funkcije je obvladovanje kadrovskega tveganja.
16.9 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije je del celotnega informacijskega sistema združbe, zato obsega dele vseh štirih informacijskih funkcij poslovnega sistema (obravnavanje kadrovskih podatkov o preteklosti, obravnavanje trženjskih podatkov o prihodnosti, analiziranje podatkov, nadziranje obravnavanja podatkov).
16.10 Notranje poročanje mora podpirati tako spremljanje doseganja ciljev kadrovske funkcije kot tudi postavljanje njenih ciljev za prihodnje obdobje.
16.11 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije vsebuje obračunske in predračunske informacije za notranje uporabnike (vodstvo kadrovske funkcije, poslovodstvo združbe, vodstva drugih temeljnih poslovnih funkcij, vodstva organizacijskih enot, programov in mest odgovornosti ter druge pooblaščence za razpolaganje s sredstvi združbe v okviru kadrovske funkcije).
16.12 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije obsega tako notranje informacije kot tudi informacije iz okolja in ni omejeno samo na računovodski informacijski sistem združbe.
16.13 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije mora vsebovati tudi informacije o njeni učinkovitosti, uspešnosti in organiziranosti. Le-te so namenjene nadziranju njenega delovanja in njenemu razvoju.
16.14 V okvir informacij o kadrovski funkciji sodijo tudi informacije o kadrovski konkurenčnosti združbe, ki kažejo na usklajenost politike in strategije ravnanja s kadri, s poslovno politiko in strategijo združbe kot celote.
16.15 Pri notranjem poročanju za kadrovsko funkcijo je treba upoštevati splošna načela o notranjem poročanju, ki so opredeljena s tem kodeksom.
16.16 Kakovost notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je odvisna zlasti od:
16.17 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije lahko celovito obravnavamo z izvajalnega, informacijskega in poslovodnega vidika.
B Poslovodni vidik
16.18 Poslovodni oziroma odločevalni vidik obsega:
16.19 Načrtovanje notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije se vsebinsko nanaša na informacijske potrebe v zvezi z odločanjem na naslednjih področjih:
16.20 V okviru načrtovanja notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije združba opredeli podrobnejše vrste informacij. Usmerjene so predvsem v odgovore na vprašanja:
16.21 V okviru vsebinskih odločitev o notranjem poročanju za potrebe kadrovske funkcije so pomembni zlasti odgovori na naslednja vprašanja:
Odgovori na ta vprašanja se razlikujejo v odvisnosti od posebnosti posamezne združbe in njene dejavnosti. Odgovori se s časom praviloma spreminjajo, in sicer v odvisnosti od razvoja združbe in njenega okolja.
16.22 Pri načrtovanju notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je treba ustrezno upoštevati načela v devetem poglavju tega kodeksa.
16.23 Priprava izvajanja notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije obsega sklop organizacijskih ukrepov za smotrno in pravočasno izvedbo načrta notranjega poročanja. V ta okvir spada tudi priprava ustreznega ravnanja s kadri, ki sodelujejo v kadrovski funkciji (ne samo v kadrovski službi), priprava komuniciranja in motiviranja ter vodenja in organiziranja kadrovske službe.
16.24 Pri organiziranju notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je treba upoštevati potrebe po informacijah, na katere vplivajo:
16.25 Pri organiziranju notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo je treba opredeliti:
16.26 Vodja kadrovske funkcije tesno sodeluje z vodjem računovodstva, kajti organiziranje notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo se v pomembnem delu prekriva z organiziranjem notranjega računovodskega poročanja. Vodja kadrovske funkcije je posebej odgovoren tudi za organiziranje tistega dela notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo, ki ne temelji na računovodskih podatkih.
16.27 Cilj nadziranja notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo je zagotoviti kakovost informacij z vseh vidikov. Nadziranje notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo se deloma prekriva z notranjim računovodskim nadziranjem, od tod tudi nujnost sodelovanja vodje kadrovske funkcije z vodjem računovodstva. Vodja kadrovske funkcije je posebej odgovoren tudi za nadziranje tistega dela notranjega poročanja, ki ne temelji na računovodskih podatkih.
16.28 Temelj nadziranja notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je notranje kontroliranje notranjega poročanja, v tem okviru pa notranje računovodsko kontroliranje za potrebe kadrovske funkcije.
16.29 Pri nadziranju notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo je treba ustrezno upoštevati splošna načela v zvezi z nadziranjem v petem poglavju tega kodeksa.
C Informacijski vidik
16.30 Informacijski vidik obsega.
16.31 Poleg področij, ki jih obsegajo zgornje tri točke, so informacije za potrebe kadrovske funkcije opredeljene še z naslednjimi razsežnostmi:
16.32 Temeljne (odločilne) informacije za potrebe kadrovske funkcije so:
16.33 Informacije o posameznih zaposlencih obsegajo zlasti:
16.34 Analitične (dopolnilne, pojasnjevalne) informacije za potrebe kadrovske funkcije praviloma opredeljujeta uporabnik in oblikovalec informacij v okviru njunega sodelovanja, zlasti za posamezno poslovno odločitev.
16.35 Pomembnost (teža) informacij se spreminja zaradi različnih vplivov (ekonomsko finančni položaj združbe, razvojna faza združbe, okolje). Sodila delitve informacij za potrebe kadrovske funkcije na prednostne in neprednostne so v različnih obdobjih različna.
16.36 Informiranje nosilcev odločanja v okviru kadrovske funkcije mora v celoti upoštevati načela v šestem poglavju tega kodeksa ter notranje organizacijske predpise.
16.37 Shranjevanje poročil in dokumentacije za potrebe kadrovske funkcije mora potekati skladno notranjimi predpisi in standardi.
16.38 Pri shranjevanju poročil in dokumentacije za potrebe kadrovske funkcije je treba ustrezno upoštevati splošna načela shranjevanja v sedmem poglavju tega kodeksa.
16.39 Pri poročanju o nadziranju za potrebe kadrovske funkcije je treba ustrezno upoštevati splošna načela poročanja o nadziranju v osmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
16.40 Izvajalni vidik notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije obsega del izvajalnih funkcij informacijskega sistema, in sicer:
16.41 Kadrovska funkcija posreduje informacije praviloma v obliki rednih poročil, po potrebi pa tudi za posamezne nepredvidene namene. Med pomembnimi podatki o preteklosti, ki jih redno oblikuje kadrovska funkcija, so zlasti poročila o zaposlencih za pripravo obračuna plač oziroma sam obračun plač.
16.42 Pri izvajanju notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je pomembno zlasti naslednje:
16.43 Kadrovski informacijski sistem mora podpirati doseganje ciljev kadrovske funkcije, zato mora:
16.44 Pri oblikovanju in posredovanju informacij za potrebe kadrovske funkcije je treba posebej opredeliti vlogo vodje računovodstva.
16.45 Vsaka organizacijska enota v združbi ima neke pristojnosti in tudi odgovornosti v okviru procesa ravnanja s kadri. Te odgovornosti morajo biti ustrezno opredeljene.
16.46 Naloge notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije morajo biti opravljene, ni pa nujno, da so vse opravljene v kadrovski službi ali celo znotraj združbe. Temeljno sodilo pri tem je smotrnost ob ustrezni varnosti in zaščiti informacij.
16.47 Informacije za potrebe kadrovske funkcije so načeloma standardizirane z letnim načrtom notranjega poročanja, s katerim je opredeljena tudi njihova dinamika.
16.1 Kadrovska funkcija je ena od temeljnih poslovnih funkcij vsakega poslovnega sistema.
16.2 Temeljni neposredni cilj kadrovske funkcije je nenehno zagotavljanje ustreznih kadrov (intelektualnega kapitala) za poslovanje in njihovi rasti, s svojim delovanjem pa kadrovska funkcija prispeva še k naslednjim ciljem združbe:
- dolgoročni dobičkonosnosti lastniškega kapitala,
- zmanjšanju oziroma obvladovanju tveganja pri poslovanju,
- poslovni odličnosti združbe,
- poslovni neodvisnosti združbe.
16.3 Za učinkovito doseganje temeljnega cilja, kadrovska funkcija:
- proučuje trg dela;
- razvija sistem pridobivanja, zaposlovanja in zadržanja ustreznih kadrov;
- oblikuje politike in strategije ravnanja s kadri;
- proučuje organizacijsko klimo in način vodenja združbe;
- razvija in uveljavlja ustrezen sistem motiviranja in nagrajevanja;
- sodeluje z ustreznimi zunanjimi institucijami.
16.4 Kadrovska funkcija se vsebinsko razteza v vse organizacijske enote združbe, saj so nosilci poslovnih odločitev, ki vplivajo na kadre in na potrebo po njih, praviloma zunaj kadrovske službe v združbi (procesni vidik). Zato vodja kadrovske funkcije ni samo vodja kadrovske službe, temveč je tudi koordinator, svetovalec poslovodstvu, podpornik ustrezne klime za spremembe, strokovni vodja in planski nosilec procesov ravnanja s kadri v celotni združbi.
16.5 Pri svojem razvoju je kadrovska funkcija organizacijsko tesno povezana z razvojem temeljnih procesov v poslovanju združbe (razvojno-organizacijski vidik).
16.6 Pri naboru informacij, ki so temeljna sestavina notranjega poročanja, je treba upoštevati sprejete cilje kadrovske funkcije ter iz njih izhajajoče naloge.
16.7 Naloge kadrovske funkcije, opredeljene s treh vidikov, so:
1. Izvajanje, kamor sodijo:
1.1. izbiranje, zaposlovanje in razporejanje kadrov;
1.2. zagotavljanje varnega in zdravju primernega delovnega okolja, varstva pri delu in zdravstvenega varstva;
1.3. organiziranje izobraževanja in usposabljanja;
1.4. uporaba sredstev združbe za potrebe kadrovske funkcije,
1.5. prispevanje k osebnemu razvoju, karieri in promociji zaposlencev;
1.6. komuniciranje in informiranje zaposlencev;
1.7. vodenje pogajanj z zaposlenci in s sindikatom;
2. Informiranje, kamor sodijo naloge:
2.1. obravnavanje podatkov o kadrih (npr. vodenje različnih vrst evidenc, stroškov dela, delovne uspešnosti);
2.2. obravnavanje podatkov v zvezi z delovanjem kadrovske funkcije v prihodnosti;
2.3. aNaliziranjem podatkov v zvezi s kadrovsko funkcijo;
2.4. nadziranjem obravnavanja podatkov v zvezi s kadrovsko funkcijo;
3. Odločanje, kamor sodijo:
3.1. strateško, taktično in operativno načrtovanje ravnanja s kadri;
3.2. priprava (organiziranje) za nemoteno delo kadrovske funkcije;
3.3. nadziranje delovanja kadrovske funkcije.
Skupni imenovalec vseh nalog je neposredni cilj kadrovske funkcije (točka 16.2).
16.8 Pomemben sestavni del vseh nalog kadrovske funkcije je obvladovanje kadrovskega tveganja.
16.9 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije je del celotnega informacijskega sistema združbe, zato obsega dele vseh štirih informacijskih funkcij poslovnega sistema (obravnavanje kadrovskih podatkov o preteklosti, obravnavanje trženjskih podatkov o prihodnosti, analiziranje podatkov, nadziranje obravnavanja podatkov).
16.10 Notranje poročanje mora podpirati tako spremljanje doseganja ciljev kadrovske funkcije kot tudi postavljanje njenih ciljev za prihodnje obdobje.
16.11 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije vsebuje obračunske in predračunske informacije za notranje uporabnike (vodstvo kadrovske funkcije, poslovodstvo združbe, vodstva drugih temeljnih poslovnih funkcij, vodstva organizacijskih enot, programov in mest odgovornosti ter druge pooblaščence za razpolaganje s sredstvi združbe v okviru kadrovske funkcije).
16.12 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije obsega tako notranje informacije kot tudi informacije iz okolja in ni omejeno samo na računovodski informacijski sistem združbe.
16.13 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije mora vsebovati tudi informacije o njeni učinkovitosti, uspešnosti in organiziranosti. Le-te so namenjene nadziranju njenega delovanja in njenemu razvoju.
16.14 V okvir informacij o kadrovski funkciji sodijo tudi informacije o kadrovski konkurenčnosti združbe, ki kažejo na usklajenost politike in strategije ravnanja s kadri, s poslovno politiko in strategijo združbe kot celote.
16.15 Pri notranjem poročanju za kadrovsko funkcijo je treba upoštevati splošna načela o notranjem poročanju, ki so opredeljena s tem kodeksom.
16.16 Kakovost notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je odvisna zlasti od:
- Ustreznega načrtovanja,
- organiziranosti funkcije kot celote in njenih procesov,
- nadziranja notranjega poročanja,
- upoštevanja temeljnih usmeritev glede kakovosti analiziranja, opredeljenih v četrtem poglavju tega kodeksa.
16.17 Notranje poročanje za potrebe kadrovske funkcije lahko celovito obravnavamo z izvajalnega, informacijskega in poslovodnega vidika.
B Poslovodni vidik
16.18 Poslovodni oziroma odločevalni vidik obsega:
- kratkoročno in dolgoročno načrtovanje notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije;
- pripravljanje (organiziranje) izvajanja notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije;
- nadziranje procesov notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije.
16.19 Načrtovanje notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije se vsebinsko nanaša na informacijske potrebe v zvezi z odločanjem na naslednjih področjih:
- oblikovanje kadrovskega informacijskega sistema (zbiranje podatkov, obdelovanje podatkov, poročanje);
- oblikovanje politike in strategije ravnanja s kadri;
- povečevanje intelektualnega premoženja;
- ugotavljanje kadrovskih priložnosti in njihovo ocenjevanje;
- načrtovanje kadrovskih programov;
- smotrna uporaba sredstev pri procesu ravnanja s kadri;
- kratkoročna in dolgoročna razmerja z zunanjimi institucijami na področju kadrov;
- obvladovanje tveganj v procesu ravnanja s kadri;
- organiziranje kadrovske funkcije;
- nadziranje procesa ravnanja s kadri.
16.20 V okviru načrtovanja notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije združba opredeli podrobnejše vrste informacij. Usmerjene so predvsem v odgovore na vprašanja:
- Kako priti do tistih kadrov, ki ji potrebujemo v združbi?
- Kako ravnati s temi, ki so že v združbi?
- Kako uskladiti sposobnosti (kompetence) zaposlencev z zahtevami delovnih mest?
16.21 V okviru vsebinskih odločitev o notranjem poročanju za potrebe kadrovske funkcije so pomembni zlasti odgovori na naslednja vprašanja:
- Katere informacije so za potrebe kadrovske funkcije temeljnega značaja?
- Katere informacije bo treba pridobiti iz okolja?
- Kje v združbi se oblikujejo informacije za potrebe kadrovske funkcije (npr., katere informacije nastajajo znotraj posameznih organizacijskih enot) ter, kdo je za njih neposredno odgovoren?
- Kakšna je časovna razporeditev potrebnih informacij in kdo so uporabniki?
Odgovori na ta vprašanja se razlikujejo v odvisnosti od posebnosti posamezne združbe in njene dejavnosti. Odgovori se s časom praviloma spreminjajo, in sicer v odvisnosti od razvoja združbe in njenega okolja.
16.22 Pri načrtovanju notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je treba ustrezno upoštevati načela v devetem poglavju tega kodeksa.
16.23 Priprava izvajanja notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije obsega sklop organizacijskih ukrepov za smotrno in pravočasno izvedbo načrta notranjega poročanja. V ta okvir spada tudi priprava ustreznega ravnanja s kadri, ki sodelujejo v kadrovski funkciji (ne samo v kadrovski službi), priprava komuniciranja in motiviranja ter vodenja in organiziranja kadrovske službe.
16.24 Pri organiziranju notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je treba upoštevati potrebe po informacijah, na katere vplivajo:
- ožje in širše finančno ter gospodarsko okolje združbe,
- posebnosti posamezne združbe v času in prostoru,
- vizija in strategija združbe kot celote,
- razvojni cilji in razvojna stopnja kadrovske funkcije združbe,
- opredeljene naloge trženjske funkcije v združbi,
- značilnosti ekonomsko finančnega položaja združbe,
- razpoložljive prvine poslovanja, informacijsko-komunikacijska tehnologija in obstoječe kadrovske zmogljivosti v združbi.
16.25 Pri organiziranju notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo je treba opredeliti:
- razmerja z računovodsko službo;
- obseg nalog v zvezi s poročanjem zunaj kadrovske službe v združbi in obseg nalog v kadrovski službi (stičišča kadrovske službe z drugimi organizacijskimi enotami);
- obseg nalog v zvezi s poročanjem, ki je poverjen izvajalcem zunaj združbe;
- ustrezno razmerje med obsegom nalog v zvezi s poročanjem in velikostjo kadrovske službe.
16.26 Vodja kadrovske funkcije tesno sodeluje z vodjem računovodstva, kajti organiziranje notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo se v pomembnem delu prekriva z organiziranjem notranjega računovodskega poročanja. Vodja kadrovske funkcije je posebej odgovoren tudi za organiziranje tistega dela notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo, ki ne temelji na računovodskih podatkih.
16.27 Cilj nadziranja notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo je zagotoviti kakovost informacij z vseh vidikov. Nadziranje notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo se deloma prekriva z notranjim računovodskim nadziranjem, od tod tudi nujnost sodelovanja vodje kadrovske funkcije z vodjem računovodstva. Vodja kadrovske funkcije je posebej odgovoren tudi za nadziranje tistega dela notranjega poročanja, ki ne temelji na računovodskih podatkih.
16.28 Temelj nadziranja notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je notranje kontroliranje notranjega poročanja, v tem okviru pa notranje računovodsko kontroliranje za potrebe kadrovske funkcije.
16.29 Pri nadziranju notranjega poročanja za kadrovsko funkcijo je treba ustrezno upoštevati splošna načela v zvezi z nadziranjem v petem poglavju tega kodeksa.
C Informacijski vidik
16.30 Informacijski vidik obsega.
- informiranje,
- shranjevanje in arhiviranje podatkov,
- poročanje o nadziranju.
16.31 Poleg področij, ki jih obsegajo zgornje tri točke, so informacije za potrebe kadrovske funkcije opredeljene še z naslednjimi razsežnostmi:
- ·ročnost (kratkoročne in dolgoročne informacije),
- obdobje (preteklo, tekoče, prihodnje),
- vrsta odločanja (načrtovanje, priprava izvajanja, nadziranje),
- namen odločanja (npr. izbira kandidata, ocena delovne uspešnosti, razporejanje na delovno mesto),
- nosilci odločanja (zunaj in znotraj kadrovske službe),
- kadrovska tveganja.
16.32 Temeljne (odločilne) informacije za potrebe kadrovske funkcije so:
- informacije o trgu dela,
- informacije o sredstvih za delo,
- načrt kadrovanja z zahtevanimi kompetencami zaposlencev in njihovimi pooblastili,
- načrt stroškov dela,
- informacije o posebnih pogojih dela,
- razpoložljivi kadri in njihove kompetence,
- o uresničevanju kadrovskih načrtov,
- informacije o organiziranosti združbe in zasedenosti delovnih mest,
- odsotnost z dela,
- opredelitev ključnih kadrov,
- informacije o stroških kadrovske funkcije,
- informacije o posameznih zaposlenih,
- ocena kadrovskih tveganj,
- ocena vrednosti zaposlenih v združbi.
16.33 Informacije o posameznih zaposlencih obsegajo zlasti:
- osnovne podatke,
- podatke o spremljanju njegovih kompetenc,
- podatke o izobraževanju in usposabljanju,
- podatke o delovni uspešnosti in nagrajevanju,
- podatke o načrtu razvoja (kariera).
16.34 Analitične (dopolnilne, pojasnjevalne) informacije za potrebe kadrovske funkcije praviloma opredeljujeta uporabnik in oblikovalec informacij v okviru njunega sodelovanja, zlasti za posamezno poslovno odločitev.
16.35 Pomembnost (teža) informacij se spreminja zaradi različnih vplivov (ekonomsko finančni položaj združbe, razvojna faza združbe, okolje). Sodila delitve informacij za potrebe kadrovske funkcije na prednostne in neprednostne so v različnih obdobjih različna.
16.36 Informiranje nosilcev odločanja v okviru kadrovske funkcije mora v celoti upoštevati načela v šestem poglavju tega kodeksa ter notranje organizacijske predpise.
16.37 Shranjevanje poročil in dokumentacije za potrebe kadrovske funkcije mora potekati skladno notranjimi predpisi in standardi.
16.38 Pri shranjevanju poročil in dokumentacije za potrebe kadrovske funkcije je treba ustrezno upoštevati splošna načela shranjevanja v sedmem poglavju tega kodeksa.
16.39 Pri poročanju o nadziranju za potrebe kadrovske funkcije je treba ustrezno upoštevati splošna načela poročanja o nadziranju v osmem poglavju tega kodeksa.
D Izvajalni vidik
16.40 Izvajalni vidik notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije obsega del izvajalnih funkcij informacijskega sistema, in sicer:
- obravnavanje podatkov o preteklosti;
- obravnavanje podatkov o prihodnosti;
- analiziranje podatkov;
- nadziranje obravnavanja podatkov in oblikovanja informacij za potrebe trženjske funkcije.
16.41 Kadrovska funkcija posreduje informacije praviloma v obliki rednih poročil, po potrebi pa tudi za posamezne nepredvidene namene. Med pomembnimi podatki o preteklosti, ki jih redno oblikuje kadrovska funkcija, so zlasti poročila o zaposlencih za pripravo obračuna plač oziroma sam obračun plač.
16.42 Pri izvajanju notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije je pomembno zlasti naslednje:
- varovanje osebnih podatkov zaposlencev in zunanjih sodelavcev,
- smotrnost z vidika stroškov informacij,
- oblikovanje informacij skladno z načrtom notranjega poročanja,
- zagotovitev vseh informacij v potrebnem obsegu in dinamiki,
- upoštevanje pristojnosti in odgovornosti posameznih delovnih mest v procesu ravnanja s kadri,
- opredelitev pristojnosti in odgovornosti posameznikov pri oblikovanju informacij za potrebe kadrovske funkcije
- uporaba ustreznih modelov vrednotenja intelektualnega premoženja oziroma zaposlenih v podjetju.
16.43 Kadrovski informacijski sistem mora podpirati doseganje ciljev kadrovske funkcije, zato mora:
- avtomatizirati izvajalne procese kadrovske dejavnosti,
- zagotoviti hiter dostop do kadrovskih informacij,
- izdelovati ustrezne informacije za učinkovito kadrovsko načrtovanje,
- zagotoviti ustrezne komunikacije, vodoravno povezovanje med različnimi uporabniki,
- izboljšati možnosti za nepisano komuniciranje različnih uporabnikov.
16.44 Pri oblikovanju in posredovanju informacij za potrebe kadrovske funkcije je treba posebej opredeliti vlogo vodje računovodstva.
16.45 Vsaka organizacijska enota v združbi ima neke pristojnosti in tudi odgovornosti v okviru procesa ravnanja s kadri. Te odgovornosti morajo biti ustrezno opredeljene.
16.46 Naloge notranjega poročanja za potrebe kadrovske funkcije morajo biti opravljene, ni pa nujno, da so vse opravljene v kadrovski službi ali celo znotraj združbe. Temeljno sodilo pri tem je smotrnost ob ustrezni varnosti in zaščiti informacij.
16.47 Informacije za potrebe kadrovske funkcije so načeloma standardizirane z letnim načrtom notranjega poročanja, s katerim je opredeljena tudi njihova dinamika.